Reiserichtlinien konfigurieren

Als Payhawk Administrator können Sie im Payhawk Web Portal Reiserichtlinien und Genehmigungs-Workflows für Reiseanfragen konfigurieren.

Reiserichtlinien legen die Regeln fest, die Mitarbeitende bei der Einreichung von Reiseanfragen einhalten müssen, darunter Budgetlimits, zulässige Buchungsoptionen und die Kennzeichnung nicht richtlinienkonformer Auswahlen. Genehmigungs-Workflows legen den weiteren Verlauf fest: die Schritte, Genehmigenden und Bedingungen, die bestimmen, wie jede Anfrage geprüft und genehmigt wird.

Auf der Grundlage dieser Einstellungen erfasst der Travel AI Agent die erforderlichen Angaben von Mitarbeitenden, zeigt verfügbare Optionen an (mit Kennzeichnung nicht richtlinienkonformer Auswahlen) und startet den Genehmigungs-Workflow.

Unterstützte Reiserichtlinien

Payhawk schlägt standardmäßig eine Reiserichtlinie vor, die Sie entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ändern können. Sobald Sie die gewünschte Reiserichtlinie konfiguriert haben, gilt diese für Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihre gesamte Unternehmensgruppe.

Flüge

Sie können die folgenden Flugdetails in Ihrer Reiserichtlinie festlegen:

Bevorzugte Fluggesellschaften, zum Beispiel Lufthansa und British Airways.
Maximalbudget für Inlandsflüge, z. B. bis zu 150 EUR, wobei Inlandsflüge die Flüge innerhalb desselben Landes sind.
Maximalbudget für internationale Kurz- oder Langstreckenflüge, z. B. bis zu 300 EUR für Erstere und bis zu 1.000 EUR für Letztere.
- Wenn der Flug innerhalb derselben Region stattfindet und die gesamte Flugzeit über alle Segmente hinweg bis zu 7 Stunden beträgt, gilt dies als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in derselben Region beträgt mehr als 7 Stunden gesamte Flugzeit.
- Wenn der Flug über verschiedene Regionen hinweg stattfindet und die gesamte Flugzeit über alle Segmente hinweg bis zu 6 Stunden beträgt, gilt dies als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in verschiedenen Regionen beträgt mehr als 6 Stunden gesamte Flugzeit.

Hotels

Sie können die folgenden Hoteldetails in Ihrer Reiserichtlinie festlegen:

Hotelhöchstpreis, zum Beispiel bis zu 200 EUR pro Nacht.
Bevorzugte Hotelbewertungen, zum Beispiel nur 3-Sterne- oder 4-Sterne-Hotels.
Länderspezifische Tarife, zum Beispiel bis zu 250 EUR pro Nacht in Frankreich oder bis zu 250 GBP pro Nacht im Vereinigten Königreich.

Tagespauschale

Die Tagespauschale ist ein tagesbasiertes Budget, das Mahlzeiten und Transportkosten während einer Dienstreise abdeckt und zusätzlich zum Hotel- und Flugbudget dem Kartenlimit des Mitarbeitenden hinzugefügt wird. Bei Genehmigung einer Reiseanfrage erhöht sich das Kartenlimit um den Betrag der Tagespauschale multipliziert mit der Anzahl der Reisetage. Beträgt die Tagespauschale beispielsweise 50 € und dauert die Reise 4 Tage, erhöht sich das Kartenlimit bei Genehmigung um 200 €. Der Mitarbeitende kann die gesamte Pauschale ab dem Zeitpunkt der Genehmigung bis zum letzten Reisetag verwenden. Nicht verbrauchte Beträge werden nach Reiseende vom Kartenlimit abgezogen.

Sie können die Pauschale im Rahmen Ihrer Reiserichtlinie konfigurieren. Die Pauschalen-Einstellung unterstützt die folgenden Optionen:

Deaktiviert – In Reiseanfragen ist keine Vergütung enthalten.
Aktiviert mit Limit – Eine Vergütung wird automatisch zu jeder Reiseanfrage hinzugefügt, bis zu dem in der Richtlinie festgelegten Betrag.
Aktiviert ohne Limit – Eine Vergütung wird automatisch ohne Obergrenze für den Betrag der Reiseanfrage hinzugefügt. Wenn aktiviert, wird die Vergütung standardmäßig basierend auf der Richtlinienkonfiguration auf Reiseanfragen angewendet. Reisende können den Vergütungsbetrag bei ihren individuellen Anfragen bei Bedarf anpassen.