Reiserichtlinien konfigurieren

Als Payhawk Administrator können Sie im Webportal von Payhawk Reiserichtlinien und Genehmigungsabläufe für Reiseanträge konfigurieren.

Reiserichtlinien legen die Regeln fest, die Mitarbeiter bei der Einreichung von Reiseanträgen beachten müssen, wie beispielsweise Budget-Obergrenzen, zulässige Buchungsoptionen und die Kennzeichnung von Verstößen gegen die Richtlinien. Genehmigungsworkflows legen fest, wie es weitergeht: die Schritte, die Genehmiger und die Bedingungen, die bestimmen, wie jeder Antrag geprüft und genehmigt wird.

Auf der Grundlage dieser Einstellungen erfasst der Travel AI Agent die erforderlichen Angaben von den Mitarbeitern, zeigt die verfügbaren Optionen an (wobei Optionen, die nicht den Richtlinien entsprechen, entsprechend gekennzeichnet werden) und leitet den Genehmigungsworkflow ein.

Unterstützte Reiserichtlinien

Standardmäßig schlägt Payhawk eine Reiserichtlinie vor, die Sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Sobald Sie die gewünschte Reiserichtlinie konfiguriert haben, gilt diese für Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe.

Wenn Ihr Unternehmen über Payhawk Sonderkonditionen für Hotels ausgehandelt hat, sind diese vollständig mit Ihrer Reiserichtlinie kompatibel. Die ausgehandelten Tarife werden bei der Hotelsuche automatisch angewendet, sodass die Mitarbeiter keine weiteren Schritte unternehmen oder Codes eingeben müssen. Die Regeln der Reiserichtlinie, wie beispielsweise Budget-Obergrenzen und Genehmigungsanforderungen, gelten weiterhin wie gewohnt, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter einen ausgehandelten oder einen öffentlichen Tarif wählt.

Flüge

In Ihrer Reiserichtlinie können Sie die folgenden Flugdaten festlegen:

bevorzugte Fluggesellschaften, zum Beispiel Lufthansa und British Airways.
Das maximale Budget für Inlandsflüge beträgt beispielsweise bis zu 150 Euro, wobei unter Inlandsflügen Flüge innerhalb desselben Landes zu verstehen sind.
maximales Budget für internationale Kurzstrecken- oder Langstreckenflüge, beispielsweise bis zu 300 Euro für erstere und bis zu 1.000 Euro für letztere.
- Wenn der Flug innerhalb derselben Region stattfindet und die Gesamtflugzeit aller Flugabschnitte zusammen bis zu 7 Stunden beträgt, gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug innerhalb derselben Region hat eine Gesamtflugzeit von mehr als 7 Stunden.
- Wenn der Flug verschiedene Regionen durchquert und die Gesamtflugzeit über alle Flugabschnitte hinweg bis zu 6 Stunden beträgt, gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug über verschiedene Regionen hat eine Gesamtflugzeit von mehr als 6 Stunden.

Hotels

In Ihrer Reiserichtlinie können Sie die folgenden Hotelangaben festlegen:

Höchstpreis für Hotels, zum Beispiel bis zu 200 Euro pro Nacht.
bevorzugte Hotelkategorien, zum Beispiel ausschließlich 3-Sterne- oder 4-Sterne-Hotels.
länderspezifische Tarife, zum Beispiel bis zu 250 Euro pro Nacht in Frankreich oder bis zu 250 Pfund pro Nacht im Vereinigten Königreich.

Tagesausgaben

Die Tagesausgaben decken die laufenden Kosten einer Reise ab, wie beispielsweise Mahlzeiten und Nahverkehr, zusätzlich zum Budget für Flug und Hotel. Für jede Reiseart können Sie die Tagesausgaben auf eine von drei Optionen festlegen:

Keine. Mitarbeiter können für die Reise keine Tagesausgaben beantragen.
Kartenguthaben. Kartenguthaben. Payhawk lädt einen Bargeldbetrag auf die Karte des Reisenden, der zusammen mit der Reise genehmigt wird.
Tagespauschale. Payhawk wendet die Tagespauschalsätze aus Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen an und erstattet dem Reisenden die Kosten nach der Reise.

Das Kartenguthaben ist ein Ausgabenbudget für die Karte. Wenn der Reiseantrag genehmigt wird, erhöht sich das Kartenlimit um den Betrag des Guthabens, multipliziert mit der Anzahl der Reisetage. Beispielsweise erhöht ein Guthaben von 50 Euro bei einer viertägigen Reise das Kartenlimit um 200 Euro. Der Reisende kann das Reiseguthaben ab der Genehmigung bis zum letzten Reisetag ausgeben, und Payhawk zieht den nicht ausgegebenen Betrag nach Ende der Reise ab. Sie können das Reiseguthaben mit einem Höchstbetrag begrenzen, länderspezifische Obergrenzen festlegen oder diese unbegrenzt lassen. Reisende können den Betrag auf eigenen Wunsch anpassen.

Die Tagespauschale ist eine erstattungsfähige Ausgabe, kein Kartenbudget. Payhawk berechnet anhand der Reisedaten und Reiseziele sowie der in Ihrer Tagespauschalen-Richtlinie festgelegten Sätze einen Tagespauschalbetrag und erstattet diesen dem Reisenden nach der Reise. Für die Tagespauschale ist eine aktive Tagespauschalen-Richtlinie erforderlich, die unter Einstellungen > Spesenarten > Tagespauschale eingerichtet wird. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur automatischen Berechnung von Reisetagespauschalen und zur Konfigurierung der Spesenart „Tagespauschale“.