Als Payhawk Administrator können Sie die Einstellungen für die Reisekostenabrechnung für Geschäftsreisen direkt im Payhawk-Portal konfigurieren.
Basierend auf den festgelegten Einstellungen sammelt der Travel AI Agent alle erforderlichen Angaben von Ihren Mitarbeitenden, zeigt alle verfügbaren Optionen an (wobei diejenigen, die nicht den Richtlinien entsprechen, gekennzeichnet werden) und löst einen Genehmigungs-Workflow aus.
Feldeinstellungen konfigurieren
Sie können alle Informationen konfigurieren, die der Travel AI Agent von Ihren Mitarbeitenden erfassen soll, bevor ein Genehmigungs-Workflow ausgelöst wird. Dazu gehören beispielsweise Daten und Reiseziele.
So konfigurieren Sie die Feldeinstellungen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen > Reisen > Registerkarte Felder.
Füllen Sie unter Details zur Anfrage die Informationen für jedes der integrierten Felder aus:
Beschreibung - Von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie einen Grund für die Einreichung der Reiseanfrage angeben.
Reisedetails - Von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie die gewünschten Reisedetails angeben, beispielsweise die An- und Abreisedaten sowie das Reiseziel.
Zahlungsmethode - Von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie Angaben dazu machen, welche Payhawk-Karte der Travel AI Agent für die Buchung verwenden soll. Falls die Mitarbeitende keine aktive Payhawk-Karte besitzt, stellt der Travel AI Agent automatisch eine neue virtuelle Karte aus, die für die jeweilige Reiseanfrage verwendet wird.
Aktivieren Sie die Option Zur Einreichung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Anfragedetails vor dem Einreichen einer Reiseanfrage vollständig ausfüllen.
Beachten Sie, dass die Option Zur Überprüfung erforderlich standardmäßig immer aktiviert ist.
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Reiserichtlinien konfigurieren
Payhawk schlägt standardmäßig eine Reiserichtlinie vor, die Sie entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ändern können.
So konfigurieren Sie Reiserichtlinien:
Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Reisen > Richtlinien.
Geben Sie unter Richtlinienbeschreibung die gewünschten Details Ihrer Unternehmensreiseregelung im Klartextformat ein. Sie können die folgenden Details festlegen:
Bevorzugte Fluggesellschaften, zum Beispiel Lufthansa und British Airways.
Maximalbudget für Inlandsflüge, z. B. bis zu 150 EUR, wobei Inlandsflüge die Flüge innerhalb desselben Landes sind.
Maximalbudget für internationale Kurz- oder Langstreckenflüge, z. B. bis zu 300 EUR für Erstere und bis zu 1.000 EUR für Letztere.
Wenn der Flug in der gleichen Region stattfindet und bis zu 7 Stunden dauert (Hin- und Rückflug, einschließlich Zwischenlandungen), gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in der gleichen Region dauert mehr als 7 Stunden.
Wenn der Flug über verschiedene Regionen geht und bis zu 6 Stunden dauert (Hin- und Rückflug, einschließlich Zwischenlandungen), dann gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug in verschiedenen Regionen dauert länger als 6 Stunden.
Hotelhöchstpreis, zum Beispiel bis zu 200 EUR pro Nacht.
Bevorzugte Hotelbewertungen, zum Beispiel nur 3-Sterne- oder 4-Sterne-Hotels.
Länderspezifische Tarife, zum Beispiel bis zu 250 EUR pro Nacht in Frankreich oder bis zu 250 GBP pro Nacht im Vereinigten Königreich.
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Das System berücksichtigt bei Reiseanfragen einen Puffer von 10 %, um Preisänderungen während der Überprüfung und Genehmigung der Anfrage zu berücksichtigen. Sollte die ursprüngliche Option nicht verfügbar sein, wird der Mitarbeitende gebeten, einen neuen Flug (gleiche Daten und Ziele), ein neues Zimmer oder ein neues Hotel (im Umkreis von 5 km) auszuwählen und die bestätigte Auswahl zu buchen – eine Genehmigung der neuen Option ist nicht erforderlich.
Workflows konfigurieren
Sie können Genehmigungs-Workflows für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren.
So konfigurieren Sie Workflows:
Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Reisen > Workflow.
Klicken Sie auf Workflow bearbeiten. Alternativ können Sie auch auf Zu Workflows gehen klicken. Sie werden dann zum Bildschirm Einstellungen > Workflows weitergeleitet, um alle Reisenfrage-Workflows an einem Ort anzuzeigen und zu verwalten.
Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zur Definition von benutzerdefinierten Workflows befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für Reiseanfragen gelten:
Der Schritt Einreichen ist immer vorhanden. In diesem Schritt muss der Travel AI Agent die erforderlichen Informationen sammeln, um alle Felder der Anfrage auszufüllen, eine Reiseanfrage zu erstellen und einzureichen.
Der Schritt Überprüfung ist optional. Sie können die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen als Prüfer festlegen. Dies sind in der Regel die Reisemanager, die Änderungen an den Flügen und Hotels vornehmen können. Dieser Schritt löst eine Benachrichtigung über eine Überprüfungsanfrage im Agenten aus - im Webportal, in der mobilen App und in Slack.
Der Schritt Genehmigen ist von Ihnen zu definieren. Sie können zum Beispiel den entsprechenden Teammanager als Genehmigenden festlegen. Dieser Schritt löst eine Genehmigungsanfrage in seinem Payhawk-Webportal, seiner mobilen App und in Slack aus. Dadurch können sie die Reiseanfrage im Agenten genehmigen - in Slack, im Webportal und in der mobilen App.
Der Schritt Spesenabrechnung erstellen ist optional. Sie können die Reiseanfrage so konfigurieren, dass eine Spesenabrechnung im System generiert wird. Bei Unstimmigkeiten zwischen der Reiseanforderung und den Einstellungen für die Spesenabrechnung, wie beispielsweise abweichende Zahlungsmethoden oder benutzerdefinierte Einstellungen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Spesenabrechnungseinstellungen, wie z. B. eine Nichtübereinstimmung bei den Zahlungsmethoden oder benutzerdefinierten Feldern, zeigt das System eine Warnmeldung an.
Der Zahlungsschritt ist immer vorhanden. Nach einer erfolgreichen Genehmigung lädt der Travel AI Agent automatisch die Karte des Mitarbeitenden auf und bucht die Geschäftsreise.
Der Schritt Schließen ist ebenfalls standardmäßig immer sichtbar. Es enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind.