Wenn ein Payhawk Administrator in Ihrem Unternehmen den Travel AI Agent aktiviert hat, ist dieser sowohl im Payhawk-Webportal als auch in der mobilen Payhawk-App verfügbar.
Der Travel AI Agent ermöglicht es Ihnen, Flüge und Unterkünfte für Geschäftsreisen direkt in der Payhawk-Plattform zu buchen und stellt sicher, dass diese mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Flüge und Hotels auswählen
Mitarbeitende können direkt im Payhawk-Webportal und in der mobilen App mithilfe des Travel AI Agent nach Flügen und Hotels suchen:
Durch Angabe der erforderlichen Informationen zu Ihrem Reiseziel und Ihren Reisedaten können Sie Flüge mithilfe einer vollständig konversationsbasierten Suchfunktion finden. Wenn Sie beispielsweise an einem bestimmten Datum von Berlin nach London reisen möchten, können Sie den Agenten direkt fragen:
Auch die Suche nach Hotels kann vollständig in einer Konversation erfolgen, indem Sie die erforderlichen Angaben zu Ihrem Reiseziel und Ihren Reisedaten machen. Wenn Sie beispielsweise zu bestimmten Terminen in London übernachten möchten, können Sie den Agenten direkt fragen:
Hin- und Rückflüge auswählen
Wenn Sie einen Hin- und Rückflug buchen, bearbeitet der Travel AI Agent einen Flugabschnitt nach dem anderen – zuerst Ihren Hinflug, dann Ihren Rückflug. Für jeden Flugabschnitt können Sie die Ergebnisse sortieren, nach Tageszeit filtern und die als „ab“-Betrag angezeigten Preise vergleichen. Das Abzeichen RICHTLINIENKONFORM kennzeichnet richtlinienkonforme Optionen, und das Abzeichen Bevorzugte Fluggesellschaft kennzeichnet empfohlene Fluggesellschaften.
Sie können für jeden Flugabschnitt eine andere Fluggesellschaft wählen. Ihre Wahl bestimmt, wie die Reise tarifiert, bezahlt und als Ausgabe erfasst wird:
Wenn Sie für beide Flugabschnitte dieselbe Fluggesellschaft gewählt haben, fasst der AI Agent Ihre Flüge zu einem einzigen Hin- und Rückflugtarif mit einer einzigen Zahlung und einer einzigen Ausgabe zusammen. Dieser kombinierte Tarif kann günstiger sein als die Summe der beiden „ab“-Preise für einfache Flüge.
Wenn Sie für die Flugabschnitte unterschiedliche Fluggesellschaften gewählt haben, bucht der AI Agent zwei separate Tickets, jeweils mit eigener Zahlung und eigener Ausgabe.
Nachdem Sie für jeden Flugabschnitt einen Flug ausgewählt haben, klicken Sie auf Tarife bestätigen, um die Preisgestaltung und die Richtlinienkonformität abzuschließen. Setzen Sie anschließend den Ablauf der Reiseanfrage fort und klicken Sie auf Einreichen.
Reiseanfragen über das Portal einreichen
Der Travel AI Agent ist ein Konversationstool. Sie können ihm also die erforderlichen Informationen zur Übermittlung einer Reiseanfrage in Form einer Konversation bereitstellen:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu AI Office.
Sagen Sie dem Agenten, wohin Sie reisen möchten und zu welchen Terminen.
Geben Sie die vom Agenten angeforderten Informationen in natürlicher Sprache ein, um Ihre Reiseanfrage abzuschließen. Geben Sie beispielsweise an, ob Sie weniger oder mehr Vergütungen benötigen als in der Unternehmensrichtlinie vorgesehen. Sobald alle erforderlichen Daten erfasst wurden, fasst der Agent Ihre Reiseanfrage vor der Einreichung zusammen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen.
Reiseanfragen über die App einreichen
Sie können Ihre Reiseanfragen auch direkt in der mobilen Payhawk-App mithilfe des Travel AI Agents zur Genehmigung einreichen.
So reichen Sie eine Reiseanfrage über Ihre App ein:
Navigieren Sie in der mobilen Payhawk -App zum AI Office.
Sagen Sie dem Agenten, wohin Sie reisen möchten und zu welchen Terminen.
Die erforderlichen Informationen sind dem Agenten in einer Konversation mitzuteilen, damit dieser die für die Einreichung erforderlichen Daten zur Reiseanfrage erfassen kann. Sobald die erforderlichen Daten erfasst sind, fasst der Agent den Status Ihrer Reiseanfrage zusammen.
Tippen Sie auf Einreichen.
Nachdem Sie die Reiseanfrage in der mobilen Payhawk-App eingereicht haben, können Sie deren Genehmigungsstatus verfolgen und den Reiseverlauf über den Tab Reisen im KI-Büro einsehen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Anzeigen und Aktualisieren bestehender Reisen.
Fehlgeschlagene Zahlung beheben
Die meisten Reiseanfragen werden ohne Probleme genehmigt und bezahlt. Falls eine Zahlung nach der Genehmigung fehlschlägt, teilt Ihnen der Travel AI Agent mit, welcher Teil der Reise Ihre Aufmerksamkeit erfordert, und ermöglicht Ihnen die Korrektur, ohne eine neue Reiseanfrage einzureichen oder erneut auf eine Genehmigung zu warten.
Wenn eine Zahlung fehlschlägt, wird Ihnen eine Meldung angezeigt, dass einige Buchungen Ihre Aufmerksamkeit erfordern, und der AI Agent fragt Sie, ob Sie nach Alternativen suchen möchten.
Wie Sie fortfahren, hängt davon ab, welcher Flugabschnitt fehlgeschlagen ist:
Wenn der Hinflug erfolgreich bezahlt wurde, der Rückflug jedoch fehlgeschlagen ist, bleibt Ihr Hinflug erhalten und Sie müssen nur einen neuen Rückflug auswählen. In diesem Fall wählen, bestätigen und übermitteln Sie ausschließlich den Rückflug.
Wenn die Zahlung für den Hinflug fehlgeschlagen ist, müssen Sie die Flugauswahl für beide Flüge neu beginnen. So wird verhindert, dass Sie einen Rückflug ohne zugehörigen Hinflug bezahlen.
Bei einem kombinierten Hin- und Rückflugtarif (dieselbe Fluggesellschaft für beide Flüge) ist die Zahlung nur als Ganzes erfolgreich oder schlägt als Ganzes fehl – eine Teilbuchung gibt es nicht. Falls sie fehlschlägt, müssen Sie die Flugauswahl sowohl für den Hin- als auch für den Rückflug neu beginnen.
Ersatzflüge unterliegen derselben Budgetregel wie die ursprüngliche Anfrage: Sie können innerhalb des genehmigten Budgets zuzüglich eines Puffers von 10 % ohne erneute Genehmigung umbuchen; alles darüber hinaus erfordert eine erneute Genehmigung. Da bei einem Neustart dieselbe Reiseanfrage bestehen bleibt, bleibt die ursprüngliche Genehmigung gültig, solange die neuen Flüge innerhalb des Budgets zuzüglich 10 % liegen.
Hinweise zur Buchung von Flügen und Hotels mit dem Travel AI Agent
Payhawk-Administratoren und Mitarbeitende mit den erforderlichen Berechtigungen können Flüge und Hotels im Namen anderer Mitarbeitender buchen. Der Buchungsablauf ist derselbe wie bei einer eigenen Buchung. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Buchen von Reisen im Namen anderer Mitarbeitender.
Sie können Ihre Flug- oder Hotelbuchung direkt über den Travel AI Agent ändern oder stornieren. Der AI Agent zeigt Ihnen Ihre Tarifbedingungen an, berechnet die Kosten und verarbeitet Genehmigungen direkt für Flugänderungen. Bei einer Hotelbuchung ruft er Ihre aktuellen Stornierungsbedingungen ab, zeigt den Erstattungsbetrag an und verarbeitet Genehmigungen, falls Sie umbuchen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Ändern und Stornieren Ihrer Reisebuchungen.
Sie können Gepäck direkt während des Buchungsvorgangs zu Ihrer Buchung hinzufügen. Wenn der ausgewählte Tarif keine Gepäckoption enthält, schlägt der Travel AI Agent automatisch ein smartes Bundle vor. In manchen Fällen muss das Hinzufügen oder Ändern von Gepäck nach der Buchung direkt mit der Fluggesellschaft geregelt werden.