Sie können Flug- und Hotelbuchungen direkt über den Travel AI Agent ändern oder stornieren. Der KI-Agent zeigt Ihnen die Tarifbedingungen im Voraus an, berechnet die Auswirkungen auf das Budget in Echtzeit und wickelt Genehmigungen direkt ab, sodass Sie bereits vor der Buchung genau wissen, was eine Änderung kostet.
Ihre Tarifbedingungen verstehen
Jede Buchung hat zwei unabhängige Eigenschaften, die bestimmen, welche Änderungen möglich sind:
Änderbar - Ob die Buchung geändert werden kann (Datum, Uhrzeit oder Streckenführung), ohne sie zu stornieren. Gilt nur für Flüge; Hotels können nicht geändert, sondern nur storniert werden.
Erstattungsfähig - Ob bei einer Stornierung das Geld wieder in die ursprüngliche Zahlungsmethode zurückfließt.
Ein Flug kann änderbar, aber nicht erstattungsfähig oder nicht änderbar, aber erstattungsfähig sein. Der Travel AI Agent zeigt Ihnen stets beide Eigenschaften an, bevor er Ihnen Ihre Optionen darstellt.
Einen Flug ändern
Wenn Ihr Flug änderbar ist, können Sie das Datum, die Uhrzeit oder die Streckenführung (einschließlich eines anderen Flughafens mit derselben Fluggesellschaft) ändern, ohne die Buchung zu stornieren.
Kostenneutrale oder kreditgenerierende Änderung - Erfordert keine Genehmigung. Der Travel AI Agent bestätigt und fährt fort.
Alle zusätzlichen Kosten (Umbuchungsgebühr, Preisdifferenz oder beides) - müssen immer genehmigt werden, auch wenn der Gesamtbetrag innerhalb Ihres ursprünglichen Reisebudgets bleibt. Der Travel AI Agent sendet eine Genehmigungsanfrage mit einer Aufschlüsselung der Kosten.
Wenn ein Flug geändert werden kann, wird der Agent empfehlen, ihn direkt zu ändern, anstatt ihn zu stornieren und neu zu buchen, da dies einfacher ist und das Risiko doppelter Kosten vermeidet.
Wenn Ihr Flug nicht geändert werden kann, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, den Flug zu stornieren und einen neuen zu buchen.
Einen Flug stornieren
Falls Ihr Flug geändert werden kann, wird Ihnen der Travel AI Agent vorschlagen, ihn umzubuchen, anstatt ihn zu stornieren. So können Sie unnötige Kosten vermeiden.
Stornierungen jeglicher Art bedürfen keiner Genehmigung.
Tarifart | Was passiert? |
|---|---|
Erstattungsfähig | Sie erhalten eine vollständige oder teilweise Rückerstattung (abzüglich etwaiger Stornogebühren). Eine Genehmigung ist nicht erforderlich. |
Nicht erstattungsfähig | Der gesamte Betrag verfällt. Es erfolgt keine Rückerstattung in bar. Die Fluggesellschaft kann separat Flugguthaben ausstellen, diese gelten jedoch nicht als Rückerstattung. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich, der KI-Agent wird Sie jedoch vor der Fortsetzung deutlich darauf hinweisen. |
Flug stornieren und umbuchen
Wenn Sie einen Flug stornieren und einen neuen buchen, hängen die Genehmigungsvoraussetzungen vom Gesamtbudget ab:
Bei nicht erstattungsfähigen Flügen wird der ursprüngliche Preis als ausgegeben betrachtet. Auf den Budget-Konten werden sowohl der verfallene Betrag als auch die Kosten der neuen Buchung berücksichtigt.
Flugmeilen werden bei der Berechnung der Rückerstattung nicht berücksichtigt und haben keinen Einfluss auf die Budgetbelastung.
In der folgenden Tabelle sind die Standard-Einstellungen von Payhawk für die Genehmigung von Flugumbuchungen in Abhängigkeit von den Auswirkungen auf das Budget aufgeführt.
Szenario | Genehmigung erforderlich |
|---|---|
Die Kosten für den neuen Flug liegen innerhalb Ihres genehmigten Reisebudgets 10 % Puffer. | Nein |
Die neuen Flugkosten übersteigen Ihr genehmigtes Reisebudget 10% Puffer. | Ja |
Ein Hotel stornieren
Hotelbuchungen können nur storniert, nicht jedoch geändert werden. Die Preise können vollständig erstattungsfähig, teilweise erstattungsfähig oder nicht erstattungsfähig sein. Die Rückerstattungsbedingungen können sich mit dem Näherrücken des Anreisedatums ändern, daher ruft der Travel AI Agent stets die aktuellen Stornierungsbedingungen ab, anstatt sich auf die ursprünglichen Buchungsbedingungen zu stützen.
Tarifart | Was passiert? |
|---|---|
Erstattungsfähig (ganz oder teilweise) | Sie erhalten eine Rückerstattung auf Ihre ursprüngliche Zahlungsmethode. Es ist keine Genehmigung erforderlich. |
Nicht erstattungsfähig | Der gesamte Betrag verfällt. Eine Genehmigung ist nicht erforderlich, doch der Travel AI Agent wird Sie vor der Fortsetzung darauf hinweisen. |
Hotels stornieren und umbuchen
Bei der Stornierung und Umbuchung eines Hotels gelten dieselben Budgetregeln wie für Flüge. Bei nicht erstattungsfähigen Hotels werden sowohl die ursprünglichen Kosten als auch die Kosten der neuen Buchung auf Ihr genehmigtes Budget angerechnet.
In der folgenden Tabelle sind die Standard-Einstellungen von Payhawk für die Genehmigung von Hotelumbuchungen in Abhängigkeit von den Auswirkungen auf das Budget aufgeführt.
Szenario | Genehmigung erforderlich |
|---|---|
Die Kosten für das neue Hotel liegen innerhalb Ihres genehmigten Reisebudgets 10 % Puffer. | Nein |
Die neuen Hotelkosten übersteigen Ihr genehmigtes Reisebudget 10% Puffer. | Ja |
Eine gesamte Reise stornieren
Sie können alle Buchungen einer Reise auf einmal stornieren. Der Travel AI Agent ruft die aktuellen Stornierungsbedingungen für Flüge und Hotels separat ab und zeigt das Ergebnis für jede einzelne Buchung an.
Nur stornieren - Es ist keine Genehmigung erforderlich, unabhängig von den Tarifarten. Anwendbare Erstattungen werden pro Komponente verarbeitet.
Stornierung und Umbuchung - Der KI-Agent berechnet die Nettokosten (neue Buchungen abzüglich etwaiger Rückerstattungen) im Vergleich zu Ihrem ursprünglich genehmigten Reisebudget 10 %. Liegt der Betrag innerhalb des Budgets, ist keine Genehmigung erforderlich. Liegt er darüber, ist eine Genehmigung erforderlich.
Kurzanleitung zur Genehmigung
Die folgende Tabelle bietet einen schnellen Überblick darüber, wann Sie für Änderungen und Stornierungen von Flügen und Hotelbuchungen eine Genehmigung benötigen.
Aktion | Genehmigung erforderlich |
|---|---|
Nur stornieren (jede Tarifart, jede Komponente) | Nein |
Umbuchung eines Fluges (zusätzliche Kosten) | Ja |
Umbuchung eines Fluges (kostenneutral oder mit Gutschrift) | Nein |
Umbuchung innerhalb des genehmigten Budgets 10 % | Nein |
Umbuchung über das genehmigte Budget 10 % | Ja |
Hinweise zur Änderung und Stornierung von Reisebuchungen
Manche Buchungen können innerhalb von 24 Stunden nach der Zahlung storniert werden, wobei der volle Betrag zurückerstattet wird, unabhängig von den Tarifbedingungen. Der KI-Agent prüft dies automatisch, bevor er die Rückerstattungsbedingungen angibt.
Fluggesellschaften können bei nicht erstattungsfähigen Tarifen anstelle von Barrückerstattungen Gutschriften ausstellen. Diese Gutschriften sind von Rückerstattungen zu unterscheiden und werden bei der Kostenkalkulation für eine Umbuchung nicht berücksichtigt.
Änderungsgebühren für umbuchbare Flüge müssen immer genehmigt werden, da sie neue Ausgaben darstellen. Dies gilt auch dann, wenn Ihre gesamten Reisekosten im Rahmen des ursprünglichen Budgets bleiben.
Ihr genehmigter Reisebetrag enthält einen Puffer von 10 %. Umbuchungen innerhalb dieses Puffers lösen keine neue Genehmigung aus.