Payhawk Administratoren und Angestellte mit Buchungsberechtigungen im Namen anderer können Flüge und Hotels für andere Angestellte buchen. Der Angestellte ist immer der Eigentümer der daraus resultierenden Reiseanfrage, während der Buchende als Bevollmächtigter fungiert.
Die Buchung von Reisen im Namen eines anderen Angestellten ist nützlich, wenn Assistenten der Geschäftsführung für diese buchen, Reisemanager Reisen für Teams organisieren oder Payhawk Administratoren Buchungen in Sonderfällen abwickeln.
Berechtigung für Angestellte, im Namen anderer zu buchen
Damit Angestellte Reisen buchen und im Auftrag anderer Angestellter reisen können, müssen Payhawk Administratoren eine benutzerdefinierte Rolle erstellen, für die die gewünschten Reisen-Berechtigungen aktiviert sind.
Rollen und Berechtigungen werden nur auf Gruppenebene definiert.
Buchung im Namen eines Angestellten
So nehmen Sie im Payhawk-Webportal eine Buchung für einen anderen Angestellten vor:
Starten Sie eine neue Buchungsunterhaltung mit dem Travel AI Agent.
Verwenden Sie im Chat das Tag @, gefolgt vom Namen, direkt vom Namen oder von der E-Mail-Adresse, mit der sich der Angestellte bei Payhawk registriert hat, um dem Travel AI Agent mitzuteilen, in dessen Namen Sie buchen möchten. Dabei können Sie aus den aktiven Angestellten innerhalb Ihrer Entität oder Ihres organisatorischen Zugriffsbereichs auswählen.
Der KI-Agent lädt das Profil des ausgewählten Angestellten, einschließlich der Reisebeschränkungen und Genehmigungs-Workflow, und behält diesen Kontext während der gesamten Buchungssession bei. Wenn Sie über die Berechtigung verfügen, Buchungen im Namen des ausgewählten Angestellten über dessen bevorzugtesKonto vorzunehmen, wechselt der KI-Agent automatisch zu diesem Konto.
Schließen Sie die Buchung wie gewohnt ab. Der Travel AI Agent wendet die Richtlinien des Angestellten an, nicht Ihre.
Nach der Buchung
Aufgrund Ihrer Buchung im Namen eines anderen Angestellten werden folgende Aktionen durchgeführt:
Die Reiseanfrage erscheint unter den Anfragen des Reisenden, nicht unter Ihren.
Bestätigungen und Statusaktualisierungen zur Genehmigung werden bei einer erfolgreichen Buchung sowohl an den Buchenden als auch an den Reisenden gesendet. Schlägt eine Buchung fehl, erhält nur der Buchende eine Benachrichtigung. Änderungen und Stornierungen werden an den Reisenden gesendet.
E-Tickets und Hotelbestätigungen sind mit dem Reisenden verbunden.
Richtlinien und Genehmigungen
Die Versicherungssummen werden anhand der Reiseanfrage des Reisenden geprüft, genau so, als hätte dieser sie selbst eingereicht.
Der Genehmigungs-Workflow folgt den für den Reisenden festgelegten Genehmigungsregeln.
Berichterstattung und Zuordnung
Für Buchhaltungs- und Berichtszwecke wird die Reiseanfrage dem Reisenden zugeordnet. Die Kostenstelle, die Abteilung und der Budgetverantwortliche werden dem Reisenden zugewiesen, sodass danach keine manuelle Neuzuweisung mehr erforderlich ist.