Sie können eine Reise für eine Gruppe buchen, die zur gleichen Zeit an denselben Ort reisen (z. B. vom 12. bis 14. Juni zu einer Konferenz nach Berlin).
Sie planen und verfolgen die Reise als Einzelreise, doch der Travel AI Agent bucht jeden Reisenden separat. Jeder Reisende erhält eine eigene Buchung, Genehmigung, Kreditkarte, Reisekostenpauschale, Reiseroute und Spesenabrechnung, jeweils mit einer eigenen Bestätigungsnummer.
Durch getrennte Buchungen bleibt jeder Reisende unabhängig, wodurch Änderungen, Stornierungen oder fehlgeschlagene Buchungen einer Person niemals den Rest der Gruppe beeinträchtigen. Flüge werden stets einzeln gebucht. Zwei Reisende können sich ein Hotelzimmer teilen, wobei die Buchung als eine einzige Buchung aufgeteilt wird, die sich beide teilen.
Informationen zum Buchen für eine Person finden Sie unter Reiseanfragen einreichen und Reisen im Auftrag anderer Mitarbeitender buchen.
Hinweise zu Gruppenreisen
Eine Gruppenreise kann bis zu 10 Personen umfassen. Alle Reisenden teilen sich einen Reisetyp, einen Abreise- und Ankunftsort und ein gemeinsames Zeitfenster.
Bei einer Gruppenreise wird ein einziger Reisetyp verwendet, der vom Buchenden festgelegt wird. Der Travel AI Agent schließt alle Reisenden aus, deren Rolle einen anderen Reisetyp erfordert oder die lediglich ein Hotelzimmer teilen würden, ohne einen eigenen Flug oder eine eigene Spesenpauschale zu haben.
Bei einem geteilten Hotelzimmer wählt der Buchende die beiden Reisenden aus, die sich das Zimmer teilen. Das Zimmer erscheint in nur einer Anfrage und Genehmigung. Die Richtlinie gilt weiterhin pro Person. Ein Zimmer für 120 Euro, das im Rahmen von 100 Euro liegt, entspricht somit der Bestimmung, da der Anteil pro Person 60 Euro beträgt.
Gruppenreisen buchen
So buchen Sie eine einzelne Reise für eine Gruppe von Reisenden:
Starten Sie eine neue Buchungskonversation mit dem Travel AI Agent.
Markieren Sie die Reiseteilnehmer zu Beginn der Konversation. Die Markierung erfolgt nur einmal und nicht bei jeder Suche. Um jemanden zu markieren, geben Sie @ gefolgt von dessen Namen ein, geben Sie den Namen direkt ein oder verwenden Sie die E-Mail-Adresse, mit der sich der Mitarbeitende bei Payhawk registriert hat.
So suchen und buchen Sie für die gesamte Gruppe:
Bei Flügen funktioniert die Suche genauso wie für eine einzelne reisende Person, alle markierten Reisenden erhalten die Flüge, die Sie auswählen.
Geben Sie dem Travel AI Agent für Hotels die gewünschte Zimmerkonfiguration an, zum Beispiel ein Doppelzimmer, Einzelzimmer oder ein Dreibettzimmer.
Wenn sich mehrere Reisende ein Zimmer teilen, legen Sie im Schritt der Zimmerauswahl fest, wer es gemeinsam nutzt.
Der Travel AI Agent liefert Optionen für die gesamte Gruppe, mit ausreichend Flugplätzen und Zimmern für alle. Der Preis pro Person wird als Hauptzahl angezeigt, daneben die Gesamtsumme für die Gruppe.
Schließen Sie die Buchung wie gewohnt ab. Die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens gelten für alle Reisenden einzeln.
Da die Bestimmungen pro Reisendem gelten, können ein Leiter und ein Teammitglied auf derselben Reise je nach ihren unterschiedlichen Reiserichtlinien unterschiedliche Obergrenzen haben. Wenn eine Option die Obergrenze eines Reisenden überschreitet, kennzeichnet der Bearbeiter diese für den jeweiligen Reisenden, sodass Sie für diese Person eine andere Option auswählen oder eine Begründung hinzufügen und fortfahren können.
Gruppenreisen genehmigen
Der zuständige Genehmiger jedes Reisenden führt die Überprüfung des Antrags eigenständig durch. Alle Genehmigungsvorgänge laufen parallel ab. Sobald eine Genehmigung vorliegt, erstellt das System die Spesenabrechnung für den jeweiligen Reisenden und bucht dessen Reise umgehend; ein langsamer Genehmiger hält somit niemals die Reisenden auf, deren Reise bereits organisiert ist.
Wenn ein Genehmiger einen Reisenden ablehnt, wird der Buchende umgehend benachrichtigt. Er kann den abgelehnten Reisenden ausschließen und mit den übrigen Reisenden fortfahren oder die gesamte Reise stornieren. Wenn der Buchende ebenfalls mitreist, wird sein eigener Antrag dennoch zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten weitergeleitet.
Ein Genehmiger, der für mehrere Reisende derselben Reise zuständig ist, kann diese mithilfe des Teamfilters in der App Reisen gemeinsam genehmigen.
Weitere Informationen finden Sie unter Reiseanfragen prüfen und genehmigen.
Bestätigungen und Reisepläne erhalten
Die buchende Person erhält eine Zusammenfassung mit der Bestätigung der Reise.
Jeder Reisende erhält eine eigene Bestätigungs-E-Mail, einen Kalendereintrag und einen Reiseplan. Benachrichtigungen über Störungen, wie beispielsweise Verspätungen oder Gate-Änderungen, werden direkt an den betroffenen Reisenden gesendet.
Der Reiseplan zeigt Ihre eigenen Buchungen wie Flüge und Hotels an. Die Buchungen anderer Reisender bleiben vertraulich. Wenn Sie die Reise gebucht haben oder Payhawk Administrator bzw. Reisemanager sind, werden im Reiseplan die Flüge und Hotels aller Reiseteilnehmer angezeigt.
Buchungen ändern oder stornieren
Vom ersten Tag an kann jeder Reisende seinen Flug selbst ändern oder stornieren, ohne den Buchenden zu kontaktieren. Wenn der Reisende seinen Flug ändert oder storniert, wird der Buchende darüber informiert. Alle Änderungen an einer Reise und den einzelnen Buchungen werden zudem im Reiseprotokoll festgehalten, das der Buchende jederzeit einsehen kann.
Änderungen der gesamten Reise, die mehr als eine reisende Person betreffen, zum Beispiel eine Verschiebung der Reisedaten, werden von der buchenden Person verwaltet. Da jede Buchung separat ist, kann die buchende Person die Buchung einer reisenden Person ändern, ohne den Reiseplan der anderen zu beeinflussen.
Bei Mehrbettzimmern kann jeder Reisende, der in dem Zimmer untergebracht ist – nicht nur der Buchende –, die Buchung ändern oder stornieren. So muss niemand darauf warten, dass der Buchende tätig wird. Bevor Sie ein Mehrbettzimmer ändern oder stornieren, weist Sie das System darauf hin, dass das Zimmer für mehr als eine Person gebucht ist.
Umgang mit Zahlungs- und Buchungsfehlern
Während der Genehmigungsphase werden die Preise nicht eingefroren, daher erstellt Payhawk bei jeder Buchungsbestätigung ein neues Angebot:
Liegt der neue Preis innerhalb von 10 % des genehmigten Preises, wird die Buchung durchgeführt.
Liegt der neue Preis mehr als 10 % höher, geht die Buchung an die buchende Person zurück, damit sie diese akzeptieren und erneut genehmigen oder stornieren kann, ohne den Rest der Reise zu blockieren.
Da jeder Reisende eine eigene Buchung hat, bleibt ein Fehler auf die betroffene Buchung beschränkt. Alle anderen Buchungen für die Reise werden weiterhin ausgeführt, und nur bei der fehlerhaften Buchung ist ein erneuter Versuch erforderlich.
Sie erfahren stets, warum eine Buchung fehlgeschlagen ist (z. B. weil ein Zimmer nicht mehr verfügbar ist oder eine Zahlung nicht erfolgreich war). Der Buchende entscheidet, wie es weitergehen soll. Er kann beispielsweise nach einer Alternative suchen, den Reisenden in der Warteschlange belassen oder die Buchung stornieren und die Suche erneut starten.