Durch das Erstellen und Konfigurieren von Arten von Anfragen können Sie die Art und Weise, wie Anfragen eingereicht, geprüft und genehmigt werden, an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Durch die Konfiguration spezifischer Arten von Anfragen, Felder und Workflows können Sie standardisierte Informationen erfassen, Genehmigungsworkflows anpassen und eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Unternehmensausgaben erlangen.
Arten von Anfragen erstellen
Sie können eine neue Art von Anfrage über das Payhawk-Webportal erstellen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen.
Unter Arten, klicken Sie auf Art hinzufügen.
Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld die erforderlichen Angaben wie Name, Beschreibung und gegebenenfalls einen Hinweis ein. Die Felder Name und Zahlungsmethoden sind für die Erstellung der Art von Anfrage obligatorisch.
Fügen Sie im Feld Zahlungsmethoden die Zahlungsmethode hinzu, die vom System für die Art von Anfrage akzeptiert wird.
Bei den Kartenausgaben können Mitarbeitende eine bereits auf ihren Namen ausgestellte Karte auswählen oder sich nach Genehmigung der Anfrage eine Einmalkarte auf ihren Namen ausstellen lassen. Wenn Mitarbeitende eine bestehende Karte auswählen, wird diese nach Genehmigung der Anfrage automatisch mit dem angeforderten Betrag aufgeladen. In solchen Fällen können sie diese Anfrage nur mit Kartenausgaben verknüpfen.
Rechnung ermöglichen es Mitarbeitenden, Banküberweisungen als Zahlungsmethode für Anfragen dieser Art auszuwählen. In solchen Fällen können sie diese Anfrage ausschließlich mit Rechnungsausgaben verknüpfen.
Keine Zahlung erforderlich ermöglicht es den Mitarbeitenden, diese Option als Zahlungsmethode für Anfragen auszuwählen, wenn die angeforderten Waren bereits gekauft wurden oder vor Ort verfügbar sind.
Wenn Sie zwei oder mehr Zahlungsmethoden ausgewählt haben, wird das Feld mit der Standardzahlungsmethode geladen. Standardmäßig ist die Zahlungsmethode für Anfragen auf Kartenausgaben eingestellt. Sie können jedoch auch eine der anderen definierten Zahlungsmethoden oder Keine auswählen.
Klicken Sie auf Art hinzufügen.
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Integrierte Anfragefelder konfigurieren
Die Standardfelder einer Art von Anfrage bieten Ihnen je nach ihrer Funktion unterschiedliche Anpassungsmöglichkeiten. Beispielsweise ist die Beschreibung der Anfrage das einzige Pflichtfeld, das alle Anfragenden ausfüllen müssen, um eine Anfrage zu erstellen, und kann daher nicht geändert werden:
Beschreibung - Anfragende müssen einen Grund oder eine Beschreibung für die Anfrage angeben. Da das System zur Erstellung der Anfrage auf die Beschreibung angewiesen ist, ist dieses Feld für Anfragende obligatorisch und kann nicht geändert werden. Wenn es Rollen gibt, die das Anfragefeld nicht sehen können, werden diese ebenfalls aufgelistet, damit Sie sie sehen können.
Dokument - Sie können festlegen, ob das Hochladen eines Dokuments im Zusammenhang mit der Anfrage für die Einreichung oder Überprüfung erforderlich ist. Die anderen Felder, wie z. B. Aktivieren/Deaktivieren und Sichtbarkeit, sind nicht änderbar.
Wiederholung, Lieferant und Besondere Anweisungen
Sie können die Optionen für Mitarbeitende aktivieren und deaktivieren, um festzulegen, ob ihre Anfrage regelmäßig oder einmalig erfolgt, um den Lieferanten für die Anfrage anzugeben und um Anweisungen für den Lieferanten einzugeben, wie beispielsweise Lieferdetails oder Verpackungsanforderungen als Sonderanweisungen.
Sie können die Sichtbarkeitseinstellungen der Anfragefelder bearbeiten und festlegen, welche Rollen diese jeweils einsehen können. Payhawk Buchhalter und Administratoren in Ihrem Unternehmen sind standardmäßig enthalten und haben stets Zugriff auf diese Felder. Sollten es Rollen geben, die das Anfragefeld nicht einsehen können, werden diese ebenfalls aufgelistet, damit Sie sie überprüfen können.
Sie können zudem festlegen, ob die Daten in diesen Feldern für dieEinreichung erforderlich sind (der Anfragende muss die Daten in das Feld eingeben) oder für die Bewertung (der Prüfer muss die Daten in das Feld eingeben).
Wiederholung kann nicht wie gewünscht eingestellt werden.
Zahlungsmethode
Hier können Sie einsehen, welche Arten von Ausgaben Ihre Mitarbeitende bei der Erstellung einer Anfrage dieser Art auswählen dürfen, z. B. Rechnung, Karte oder keine Zahlung, und ob sie eine Einmalkarte speziell für die Anfrage beantragen dürfen oder die ihnen bereits zugewiesenen Karten verwenden müssen. Diese Einstellungen können jedoch in der App Workflows geändert werden. Klicken Sie bei Bedarf auf Zum Workflow.
Sie können die Option aktivieren, damit Mitarbeitende dieses Feld sehen können, wenn sie Anfragen dieser Art erstellen.
Sie können die Sichtbarkeitseinstellungen des Anfragefeldes bearbeiten und festlegen, welche Rollen es sehen können. Payhawk Buchhalter und Administratoren in Ihrem Unternehmen sind standardmäßig enthalten und haben immer Zugriff auf das Feld. Wenn es Rollen gibt, die das Anfragefeld nicht sehen können, werden diese ebenfalls aufgelistet, damit Sie sie sehen können.
Sie können zudem festlegen, ob die Daten in diesem Feld für dieEinreichung erforderlich sind (der Anfragende muss die Daten in das Feld eingeben) oder für die Bewertung (der Prüfer muss die Daten in das Feld eingeben).
So richten Sie eines der Standardfelder für die Arten von Anfragen ein:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage über Einstellungen > Anfragen > Typen.
Wählen Sie das gewünschte Feld dieser Art von Anfrage aus.
Ändern Sie die gewünschten Optionen.
Klicken Sie auf Speichern.
Benutzerdefinierte Anfragefelder konfigurieren
So definieren Sie die Felder, in denen zusätzliche Informationen zur Anfrage erfasst werden:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage.
Gehen Sie zu Felder > Zusätzliche Informationen und klicken Sie auf Feld hinzufügen.
Wählen Sie die Art und Weise, wie der Anfragende die Daten bereitstellen soll, indem Sie das Formular auswählen, in dem die Mitarbeitende die erforderlichen Daten eingeben. Sie können zwischen Dropdownliste, Datum, Einzeiliger Text, Mehrzeiliger Text, Multiple Choice, Ja/Nein und Datei-Upload wählen.
Um beispielsweise Anfragenden die Auswahl aus einer vordefinierten Reihe von Werten zu ermöglichen, wählen Sie Dropdownliste aus.
Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld den Namen und eine kurze Beschreibung des Feldes ein, legen Sie dessen Sichtbarkeit und andere erforderliche Optionen fest und klicken Sie anschließend auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
Um eines der benutzerdefinierten Anfragefelder zu deaktivieren, klicken Sie bitte auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Deaktivieren. Um es wieder zu aktivieren, führen Sie denselben Vorgang durch und klicken Sie auf Aktivieren. Um ein benutzerdefiniertes Anfragefeld zu löschen, klicken Sie bitte auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Kategorisierungskostenfelder mit Anfragen verknüpfen
Sie können jedes der für Ihr Unternehmen definierten benutzerdefinierten Spesenfelder mit der Art von Anfrage aus dem Abschnitt „Kategorisierung“ der Einstellungen für die Art von Anfrage verknüpfen:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage.
Klicken Sie unter Kategorisierung auf die Schaltfläche Feld hinzufügen.
In dem sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus der Bibliothek aus. Wenn Sie ein neues Feld definieren möchten, können Sie auf Zur Feldbibliothek gehen klicken.
Wenn Sie ein Feld nicht mehr mit dieser Art von Anfrage verknüpfen möchten, entfernen Sie es, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und Feld entfernen auswählen.
Alle Aktualisierungen, die an den systemdefinierten benutzerdefinierten Feldeinstellungen innerhalb einer bestimmten Art von Anfrage vorgenommen werden, gelten nur für Anfragen dieser Art von Anfrage. Diese lokalen Änderungen haben keine Auswirkungen auf die globalen Einstellungen des benutzerdefinierten Feldes im gesamten System.
Aktivieren, Deaktivieren und Löschen von Arten von Anfragen
Nach der Erstellung sind Arten von Anfragen standardmäßig deaktiviert.
Um Arten von Anfragen zu aktivieren, wählen Sie bitte die gewünschte Art von Anfrage unter Einstellungen > Anfragen aus, aktivieren Sie die Option unter der Registerkarte Allgemein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Um die Art von Anfrage zu deaktivieren, schalten Sie den Kippschalter aus und klicken Sie erneut auf Änderungen speichern.
Alternativ können Sie die Art von Anfrage aktivieren oder deaktivieren, indem Sie im Drei-Punkte-Menü die Option Aktivieren oder Deaktivieren auswählen.
Um eine Art von Anfrage zu löschen, klicken Sie bitte auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option Löschen. Bestätigen Sie die Aktion im sich öffnenden Dialogfeld. Auf diese Weise können Sie jede Art von Anfrage löschen, unabhängig davon, ob sie aktiviert oder deaktiviert ist.
Art von Anfrage werden mit einem Symbol gekennzeichnet, das ihren Status angibt, beispielsweise wenn die Art von Anfrage aktiviert (aktiv) ist, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
