Bestellungen (POs) bieten Ihrem Unternehmen eine zusätzliche Ebene der Kontrolle und Transparenz im Ausgabenmanagementprozess. Wenn diese Funktion in Payhawk aktiviert ist, können Anfragen automatisch Bestelldokumente und eindeutige Bestellnummern generieren und unterstützen den 3-Wege-Abgleich mit Empfangsbestätigungen, um die Genauigkeit zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung sicherzustellen.
Als Payhawk-Administrator können Sie die Einstellungen für Bestellungen konfigurieren und Abweichungsregeln festlegen, die den internen Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
Um zu steuern, welche Rollen bestimmte Felder in Bestellungen sehen können, gehen Sie zu Einstellungen > Felderbibliothek, wählen Sie das Feld aus und fügen Sie die erforderlichen Rollen in den Einstellungen unter Sichtbarkeit hinzu. Felder, die für eine Rolle bei Ausgaben nicht sichtbar sind, sind für diese Rolle auch in Bestellungen nicht sichtbar.
Allgemeine Bestelleinstellungen
Auf der Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Bestellungen können Sie die Grundeinstellungen für Bestellungen festlegen, z. B. wer Bestellanfragen zur Genehmigung einreichen kann und welche Nummerierung für Bestellungen gilt.
So konfigurieren Sie die grundlegenden Bestelleinstellungen für Ihr Unternehmen:
Gehen Sie auf die Registerkarte Bestellungen:
Wählen Sie im Abschnitt Rollen aus dem Dropdown-Menü aus, welche Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen Bestellanfragen zur Genehmigung einreichen können.
Legen Sie im Abschnitt Personalisierung das Nummernpräfix und das Format für automatisch generierte Bestellnummern fest, z. B. PO-[automatisch generierte Nummer].
(Optional) Sie können eine zentrale E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung definieren, die automatisch mit Bestellungen verknüpft werden soll, damit Lieferanten die Rechnungen später direkt an diese übermitteln können.
(Optional) Fügen Sie Ihr Unternehmenslogo hinzu, damit es automatisch auf allen Bestellungen angezeigt wird.
(Optional) Sie können zusätzliche Rechnungsdetails zu Bestellungen hinzufügen, indem Sie die Option Zusätzliche Informationen aktivieren. Geben Sie einen Titel für den Abschnitt ein und geben Sie die Informationen an, die auf den Bestellungen erscheinen sollen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Einstellungen für Empfangsbestätigungen bei Bestellungen konfigurieren
Wenn Bestellungen aktiviert sind, können Sie im Workflow der jeweiligen Anfrageart Empfangsbestätigungen für Anfragen einer bestimmten Ausgabenkategorie verlangen.
Die Ausgabenkategorien werden unter Einstellungen > Felderbibliothek definiert und können über Einstellungen > Felderbibliothek verwaltet werden.
Wenn Sie für eine Ausgabenkategorie eine Empfangsbestätigung verlangen, wird für diese Kategorie der Drei-Wege-Abgleich ausgelöst. Das Finanzteam muss dann die Details der Bestellung, der Lieferantenrechnung und der Empfangsbestätigung prüfen, bevor die Zahlung ausgeführt wird.
Nützliche Ressourcen