Die Felder in Payhawk liefern zusätzliche Informationen zu einer Ausgabe oder einer Anfrage, damit diese zugeordnet werden kann – zum Beispiel Dokumentdatum oder Leistungszeitraum.
Bei den meisten Feldern können Sie festlegen, wer diese beim Öffnen einer Ausgabe oder Anfrage sehen kann (Sichtbarkeit), ob die Person, die die Ausgabe oder Anfrage einreicht, einen Wert in diesem Feld eingeben muss (für die Einreichung erforderlich), und ob die Person, die die Ausgabe oder Anfrage bewertet, einen Wert in diesem Feld eingeben muss (für die Überprüfung erforderlich).
Payhawk-Felder
Die Payhawk-Felder werden vom System im Abschnitt Einstellungen > Feldbibliothek als Standardfelder für Ausgaben oder Anfragen bereitgestellt. Beispiele für solche Felder in Payhawk sind die Ausgabenkategorie, das Dokumentendatum, die Dokumentennummer und weitere.
Die Informationen und Einstellungen, die Sie in diesen Feldern vornehmen können, variieren je nach Feld. Bei Ausgabenkategorien müssen Sie beispielsweise Werte festlegen, um deren Bezeichnungen (z. B. Werbung und Marketing), Kontocodes (4501) und Steuersätze (12 %) zu definieren, und bei Steuersätzen müssen Sie Werte festlegen, um deren Bezeichnungen (z. B. Standard BG), Steuernummern (133) und Steuersätze (20 %) festzulegen.
Feldtypen und Einstellungen
In diesem Abschnitt werden die verfügbaren Payhawk-Felder aufgeführt und es wird ein Überblick über deren Einstellungen gegeben. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zu Integrationen.
Kategorie
Ausgabenkategorien helfen Unternehmen dabei, ihre Ausgaben besser zu strukturieren und das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Je nach den erworbenen Waren oder Dienstleistungen wird jede Ausgabe oder Anfrage einer bestimmten Kategorie zugeordnet – beispielsweise „betriebsbezogen“ oder „nicht betriebsbezogen“. Je nach den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens können die Kategorien weiter in Unterkategorien unterteilt werden, die den internen Prozessen entsprechen.
In Payhawk können Sie für Ausgabenkategorien Werte für deren Bezeichnungen, Kontocodes und Steuersätze festlegen. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie außerdem entscheiden, ob diese Angaben für die Einreichung und Überprüfung erforderlich sind, und die automatische Übernahme von Kategoriedaten aktivieren und konfigurieren.
Anmerkung
Im Feld Anmerkung geben die Angestellten den Grund oder den Zweck einer Ausgabe oder eines Antrags ein. Sie können festlegen, ob dieses Feld für die Einreichung und Überprüfung erforderlich ist.
Standardmäßig ist Anmerkung ein Freitext-Eingabefeld. Sie können auch eine Vorlage erstellen, um festzulegen, welche Daten angezeigt werden sollen, oder das Feld so konfigurieren, dass Inhalte automatisch auf Basis historischer Daten generiert werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel unter Verwendung der intelligenten Notizvorschläge und Vorlagen.
Dokument
Das Feld Dokument erfordert einen hochgeladenen Dateianhang (Ausgabenbeleg) und ist für alle Angestellten stets sichtbar. Sie können festlegen, ob für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen ein hochgeladenes Dokument erforderlich ist.
Dokumentendatum
Das Feld Dokumentdatum zeigt das Ausstellungsdatum des Dokuments an; die Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Dokumentdatum für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist.
Fälligkeitsdatum
Das Feld Fälligkeitsdatum zeigt den letzten Tag an, bis zu dem Sie die Rechnung begleichen müssen, um Verzugsgebühren oder Strafen zu vermeiden. Fälligkeitsdatum gilt nur für Rechnungszahlungen und ist daher nur bei diesen sichtbar. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Fälligkeitsdatum erforderlich ist, damit die Ausgabenverursacher ihre Ausgaben einreichen und die Prüfer diese bewerten können.
Dokumenttyp
Das Feld Dokumenttyp enthält die vordefinierten Optionen „Rechnung“ und „Beleg“, und die entsprechenden Daten werden automatisch eingetragen. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen eine Belegart erforderlich ist.
Dokumentennummer
Das Feld Dokumentennummer zeigt die Nummer des Dokuments an, und die Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob eine Dokumentennummer für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist.
Leistungszeitraum
Das Feld Leistungszeitraum gibt den Abrechnungszeitraum des Dokuments an; die Daten werden von der Finanzabteilung manuell eingetragen.
Lieferant
Das Feld Lieferant ist für die Überprüfung von Rechnungszahlungen stets ein Pflichtfeld, und die entsprechenden Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob die Angabe des Lieferanten für die Überprüfung der Ausgaben erforderlich ist.
Steuersatz
Das Feld „Steuersatz“ zeigt die vom Staat auf die gekauften Waren- oder Dienstleistungsarten erhobenen Steuersätze an, beispielsweise die Mehrwertsteuer. In Payhawk können Sie für Steuersätze Werte festlegen, um deren Bezeichnungen, Steuernummern und Sätze zu definieren. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Steuersatz für die Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist.
Rabatt
Im Feld Rabatt wird die vom Staat gewährte Steuererleichterung für bestimmte Waren oder Dienstleistungen angezeigt, die von der Organisation erworben wurden; die entsprechenden Daten werden vom Finanzteam manuell eingetragen.
Team
Team wird als Feld angezeigt, wenn die Option Einstellungen > Teams > TeamOrganisation und Verwaltung aktiviert wurde. Wenn ein Angestellter, der einem Team angehört, eine Spesenabrechnung erstellt, wird der Name seines Teams daher in dieser Spesenabrechnung in der App Ausgaben angezeigt.
Außerdem werden der Teamname und die externe ID für jede Ausgabe beim Export über die Export-App sichtbar. Teammanager und Payhawk Buchhalter können für Ausgaben, die von Mitarbeitern eingereicht werden, die nicht zu einem Team gehören, weiterhin das Team auswählen, auf das sich diese Ausgabe bezieht.
Amortisation
Ein zusammengesetztes Feld für Ausgaben, die über einen bestimmten Zeitraum verteilt werden – beispielsweise ein 12-monatiges Abonnement für eine Dienstleistung.
Standardmäßig ist die Sichtbarkeit auf Niemand eingestellt, weshalb das Feld in den Spesenabrechnungen nicht verfügbar ist. Wenn die Sichtbarkeitseinstellungen aktualisiert wurden, werden in den Spesenabrechnungen und Bestellungen die folgenden Felder zur Abschreibung angezeigt:
Amortisierungsplan
Startdatum Amortisation (Datum)
Enddatum Amortisation (Datum)
Buchhaltungsfelder
Die Buchhaltungsfelder erfordern zusätzliche Informationen zu einer Ausgabe oder Anfrage, die speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind – zum Beispiel Kostenstelle. Sie können diese manuell unter Einstellungen > Feldbibliothek erstellen und konfigurieren.
Bei vordefinierten und dynamischen Listenfeldern können Sie deren Optionen (Werte) festlegen, um deren Bezeichnungen, externe IDs und Verantwortliche zu definieren.
Über Freitextfelder und Datumsfelder können Sie eine Beschreibung festlegen, die den Angestellten als Hinweis angezeigt wird.
Je nach festgelegter Sichtbarkeit können Sie zudem entscheiden, ob diese Angaben für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich sind.
Mit Ausnahme des Feldtyps „Datum“ (da die automatische Ausfüllung für die erforderlichen Daten nicht gilt) können Sie die Vorschlagsstrategie für die Daten dieses Feldes aktivieren und konfigurieren.
Payhawk nutzt zudem Buchhaltungsfelder, um Klassen und Tracking-Kategorien aus ERP-Systemen und integrierten Buchhaltungsprogrammen abzubilden.
Arten von Buchhaltungsfeldern
Je nach Art des von Ihnen definierten Buchhaltungsfeldes stehen den Angestellten unterschiedliche Möglichkeiten zur Eingabe der erforderlichen Daten zur Verfügung:
Vordefinierte Listen – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Vordefinierte Liste“ können Angestellte ausschließlich aus einer vordefinierten Auswahl an Optionen wählen.
Dynamische Listen – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Dynamische Liste“ können Angestellte bei der Einreichung ihrer Spesenabrechnung Optionen aus der vordefinierten Liste auswählen oder einen eigenen Wert angeben.
Freitexteingabe – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Freitexteingabe“ können Angestellte bei der Einreichung ihrer Spesenabrechnung Text in das Feld eingeben.
Datum – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Datum“ können Angestellte die gewünschten Daten über eine Datumsauswahl auswählen.
Aktualisierungen auf bestehende Felder anwenden
Aus Gründen der Rechnungsprüfung aktualisiert Payhawk die folgenden Felder grundsätzlich nicht rückwirkend:
Kategorien
Buchhaltungsfelder
Steuersätze
Teams
Lieferanten
Um zu veranschaulichen, wie aktualisierte Werte in Konten vom System behandelt werden, nehmen wir an, Sie haben ein Feld Projektmit dem Wert MyProject. Wenn Sie den Wert MyProject in 10 Spesenabrechnungen verwenden, wird der Wert MyProject in der Ausgaben oder Anfragen gespeichert. Wenn Sie jedoch unter Einstellungen > Feldbibliothek den Wert für Projekt von MyProject in MyNEWProject ändern, wird der neue Wert zwar auf zukünftige Ausgaben oder Anfragen für Projekt angewendet, jedoch nicht rückwirkend für diejenigen Ausgaben oder Anfragen aktualisiert, bei denen der Wert MyProject bereits verwendet wurde.