Als Payhawk Administrator können Sie die Feldbibliothek nutzen, um Felder auf Gruppen- und Entitätsebene zentral zu verwalten.
In der Feldbibliothek können Sie neue Felder erstellen, deren Verwendung in Ausgaben und Anträgen einsehen, die Sichtbarkeit für einzelne Entitäten festlegen sowie Abhängigkeiten und bedingte Sichtbarkeiten zwischen Feldern konfigurieren.
Darüber hinaus können Sie die Werte aller vordefinierten und dynamischen Listenfelder verwalten. Dazu gehören das Anzeigen bestehender Werte, das Erstellen neuer Werte, das Deaktivieren vorhandener Einträge sowie das Konfigurieren verschiedener Sichtbarkeitseinstellungen für einzelne Werte.
Felder verstehen
Payhawk nutzt verschiedene Feldtypen, um unterschiedliche Informationen zu erfassen.
Zu den häufig verwendeten Feldern gehören beispielsweise Kategorie, Vermerk, Beleg, Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Belegart, Belegnummer, Leistungszeitraum, Lieferant, Steuersatz, Rabatt, Abschreibung, Team.
Jedes neue Feld kann einem der folgenden Typen zugeordnet werden:
Vordefinierte Liste – Benutzer wählen einen Wert aus einer festgelegten Liste von Optionen aus.
Dynamische Liste – Benutzer wählen einen vorhandenen Wert aus oder geben einen neuen Wert ein.
Datum – Benutzer wählen ein Datum über einen Kalender aus.
Text – Benutzer geben einen kurzen Text ein.
Felder anzeigen
Sie können einsehen, wo die einzelnen Felder verfügbar sind. So können Sie beispielsweise erkennen, ob ein Feld in drei Arten von Ausgaben und einer Anfrageart verfügbar ist (wobei Sie die konkreten Arten durch Bewegen des Mauszeigers über das Feld anzeigen können).
Darüber hinaus können Sie die Herkunft jedes Feldes nachvollziehen. So erkennen Sie, ob ein Feld in Payhawk erstellt wurde (z. B. ein benutzerdefiniertes Feld) oder aus einem externen System wie Oracle NetSuite synchronisiert wurde.
Felder erstellen und verwalten
In der Feldbibliothek können Sie neue Felder und die dazugehörigen Werte erstellen, um die Datenerfassung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
Beim Erstellen eines neuen Feldes legen Sie fest, für welche Ausgaben- und Anfragearten es verfügbar sein soll und in welchen Entitäten es verwendet werden kann. Möchten Sie diese Verfügbarkeit später ändern, können Sie das Feld der Feldliste einer Ausgaben- oder Anfrageart hinzufügen oder daraus entfernen.
Wenn Sie ein Feld, beispielsweise Kostenstellen, auswählen, können Sie die vorhandenen Werte anzeigen und bei Bedarf neue Werte hinzufügen.
Feldverhalten und Sichtbarkeit anpassen
Über die Feldbibliothek auf Gruppenebene können Sie festlegen, für welche Entitäten bestimmte Felder sichtbar und verfügbar sind. So stellen Sie sicher, dass nur relevante Daten erfasst werden und die Datenverwaltung konsistent bleibt.
Sie können Regeln festlegen, damit die Felder nur dann angezeigt werden, wenn bestimmte Werte in einem anderen Feld ausgewählt sind, und ein einheitliches Verhalten für ein Feld definieren, das für alle Arten von Anfragen gilt.
Sie können auch einsehen, für welche Transaktionsarten – beispielsweise Kartenzahlungen oder Hardware-Käufe – ein Feld verfügbar ist. Wenn Sie ein Feld für eine bestimmte Transaktionsart hinzufügen, entfernen oder als Pflichtfeld festlegen möchten, müssen Sie die Einstellungen der jeweiligen Transaktionsart bearbeiten.
Sie können beispielsweise ein Feld Kostenstelle aus der Feldbibliothek erstellen, dieses Feld für alle Ausgabenarten verfügbar machen, sich dann aber entscheiden, das Feld oder bestimmte Werte des Feldes für Kilometerpauschalen zu entfernen. Dazu müssen Sie zu den Feldern der Ausgabenart „Kilometerpauschale“ navigieren und dort das Feld oder die Werte nur für Kilometerpauschalen entfernen.
Um sicherzustellen, dass die Angestellten vor der Einreichung von Spesenabrechnungen oder Anfragen alle erforderlichen Angaben machen, kennzeichnen Sie die Felder in den Einstellungen der Spesenabrechnungs- bzw. Anfragearten als Pflichtfelder für die Einreichung und Überprüfung.
Feldwerte erstellen und verwalten
In der Feldbibliothek können Sie neue Feldwerte erstellen und bestehende Werte deaktivieren. Nach dem Hinzufügen stehen diese Werte in allen Ausgaben und Anträgen zur Verfügung, in denen das entsprechende Feld verwendet wird.
Außerdem können Sie festlegen, für welche Benutzergruppen einzelne Werte sichtbar sein sollen. Für jeden Wert können Sie die Sichtbarkeit zusätzlich nach Rollen, Teams oder einzelnen Benutzern einschränken. Die Werte werden dann nur den berechtigten Benutzern im Dropdown-Menü des jeweiligen Feldes angezeigt. So können Sie beispielsweise im Feld Kostenstelle bestimmte Werte ausschließlich für Mitglieder der Teams Marketing und Produktion sichtbar machen.
Darüber hinaus können Sie in der Feldbibliothek die Anzeige einzelner Werte von der Auswahl in einem anderen Feld abhängig machen. So können beispielsweise im Feld Projektaufgabe unterschiedliche Werte angezeigt werden, je nachdem, welcher Wert im Feld Projekt ausgewählt wurde.
Welche Feldwerte für bestimmte Spesenarten verfügbar sind, legen Sie in den Feldeinstellungen der jeweiligen Spesenart fest. So können Sie beispielsweise bei erstattungsfähigen Spesen nur vier von zwanzig Kostenstellen zur Auswahl anbieten. In derselben Feldansicht können Sie außerdem benutzerdefinierte Feldverwalter oder Kategorieverwalter zuweisen.