Ausgabenkategorien anlegen, bearbeiten und löschen

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Mit den Ausgabenkategorien bietet Payhawk ein leistungsfähiges Werkzeug zur Automatisierung der Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen und zur schnelleren und einfacheren Finanzkontrolle.

Übersicht der Payhawk-Ausgabenkategorien

In Payhawk sind Ausgabenkategorien benutzerfreundliche Namen, die Sie den Ausgaben zuweisen können. Jede Ausgabenkategorie ist mit einem optionalen Kontocode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Datensystemen verknüpft.

Die Kontocodes sind nur in Ihrem Monatsbericht sichtbar.

Beim Hochladen von Ausgaben in Payhawk legen die Mitarbeiter die Kategorie der Ausgabe fest. Wenn Sie jede Ausgabenkategorie mit Ihrer Buchhaltungs-Kontonummer verknüpfen, sieht Ihr Controlling-Team diese Daten in der exportierten Excel-Datei und kann sofort mit der Analyse und Aufteilung der Zahlen beginnen.

Ausgabenkategorien erstellen

So legen Sie in Payhawk eine Ausgabenkategorie an:

  1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu Einstellungen > Felderbibliothek > Kategorie.

  2. Klicken Sie auf + Kategorie hinzufügen.

  3. Im sich öffnenden Bereich:

    1. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie, deren Kontocode sowie den Steuersatz ein, der auf die Ausgaben angewendet werden soll.

      Bitte beachten Sie: Um einen Standardsteuersatz aus dem Dropdown-Menü hinzufügen zu können, müssen Sie zunächst ein Feld für den Steuersatz unter „Ausgaben“ mit dem gewünschten Wert anlegen.

    2. Legen Sie unter Sichtbarkeit fest, welche Entitäten, Teams oder bestimmten Benutzer diesen Wert verwenden sollen und welche Rollen den Wert dieses Feldes einsehen und ändern dürfen.

    3. Klicken Sie unter Bedingte Anzeige auf +Bedingung hinzufügen, um festzulegen, wann dieser Wert angezeigt werden soll.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Seite Kategorie in der Felderbibliothek mit geöffnetem Bereich für eine neue Kategorie mit dem Namen Equipment, dem Kontocode 6600, dem Steuersatz 20% - Standard rate, den Einstellungen für Sichtbarkeit und bedingte Anzeige und der Schaltfläche Speichern.

Ausgabenkategorien bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Ausgabenkategorie:

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Kategorie.

  2. Bearbeiten Sie die Daten im sich öffnenden Bereich.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

    Bereich der Kategorie Travel mit Name, übergeordneter Kategorie, Kontocode, Steuersatz, Einstellungen für Sichtbarkeit und bedingte Anzeige und der Schaltfläche Speichern.

Ausgabenkategorien löschen

So löschen Sie eine Ausgabenkategorie:

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Kategorie.

  2. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich unter Vorgänge auf Löschen.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich verstehe, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann und klicken Sie auf Bestätigen.

    Seite Kategorie mit ausgewählter Kategorie Travel und Löschen unter Vorgänge sowie dem Bereich zum Löschen mit dem Hinweis, dass die Kategorie und alle Unterkategorien gelöscht werden, und aktiviertem Bestätigungskästchen.

Unterkategorien hinzufügen

So fügen Sie einer bestehenden Ausgabenkategorie eine Unterkategorie hinzu:

  1. Wählen Sie in der Bibliothek „Felder“ die gewünschte Ausgabenkategorie aus, indem Sie darauf klicken, zum Beispiel Kategorie.

  2. Klicken Sie auf + Kategorie hinzufügen.

  3. Im sich öffnenden Bereich:

    1. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie, deren Kontocode sowie den Steuersatz ein, der auf die zugehörigen Ausgaben angewendet werden soll.

      Bitte beachten Sie: Um einen Standardsteuersatz aus dem Dropdown-Menü hinzufügen zu können, müssen Sie zunächst ein Feld für den Steuersatz unter „Ausgaben“ mit dem gewünschten Wert anlegen.

    2. Wählen Sie unter Übergeordnete Kategorie aus dem Dropdown-Menü die übergeordnete Kategorie aus, zu der die neue Kategorie als Unterkategorie gehören soll.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Seite Kategorie mit geöffnetem Bereich für eine neue Kategorie mit dem Namen Hotels, Travel als übergeordneter Kategorie und dem Kontocode 6120.

Unterkategorien bearbeiten

So bearbeiten Sie eine Ausgabenunterkategorie:

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Unterkategorie.

  2. Bearbeiten Sie die Daten im sich öffnenden Bereich.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

    Bereich der Unterkategorie Flights mit Travel als übergeordneter Kategorie, dem Kontocode 6110, den Einstellungen für Sichtbarkeit und bedingte Anzeige und der Schaltfläche Speichern.

Unterkategorien löschen

So löschen Sie eine Ausgabenunterkategorie:

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der gewünschten Unterkategorie.

  2. Klicken Sie im sich öffnenden Bereich unter Vorgänge auf Löschen.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich verstehe, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann und klicken Sie auf Bestätigen.

    Seite Kategorie mit ausgewählter Unterkategorie Flights und Löschen unter Vorgänge sowie dem Bereich zum Löschen mit aktiviertem Bestätigungskästchen.

Nützliche Ressourcen