Anfragen in Payhawk sind ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozesses innerhalb eines Unternehmens und unterstützen Unternehmen dabei, Transparenz bei der Verwaltung ihrer Ressourcen und Beziehungen zu Lieferanten zu gewährleisten.
Besonderheiten
Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf die Anfrage können:
Anfrageunterlagen beifügen
Hochladen und Verknüpfen von Rechnungen mit Anfragen
Kommentare zur Anfrage hinzufügen
Anfrageaktivität anzeigen
Einreichung der entsprechenden Ausgaben zur Genehmigung
Payhawk Administratoren verwalten die Arten von Anfragen, die für jede Art erforderlichen zusätzlichen Felder, die Nummerierungskonventionen für Bestellungen, Abweichungsregeln, Genehmigungsworkflows und Belegdokumentationsanforderungen für die Ausgabenkategorien der Arten von Anfragen.
Lebenszyklus von Anfragen
Jede Anfrage in Payhawk durchläuft verschiedene Phasen, die von bestimmten Personen oder Rollen verwaltet werden, basierend auf den von den Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens festgelegten Workflows. Beispielsweise können einige Schritte, wie die Überprüfung oder Genehmigung, übersprungen werden.
Die folgende Tabelle zeigt die Anfragephasen, die den jeweiligen Registerkarten in der App Anfragen entsprechen, die Aktionen, die in jeder Phase durchgeführt werden können, und wer dazu berechtigt ist.
Registerkarte Phase & entsprechende Anfragen | Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten |
Einreichen | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die nicht eingereicht wurden oder an den Anfragenden zurückgeschickt wurden. Von hier aus können Anfragende, autorisierte Mitarbeitende und Rollen:
Nach dem Einreichen wird die Anfrage automatisch bearbeitet:
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Überprüfen | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die eingereicht, aber nicht geprüft wurden, oder die zur weiteren Prüfung an die Prüfer zurückgegeben wurden. Von hier aus können Prüfer, autorisierte Mitarbeitende und Rollen:
Nach der Prüfung wird die Anfrage automatisch bearbeitet:
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Genehmigen | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die geprüft, aber noch nicht genehmigt sind. Von hier aus können Genehmiger und befugte Mitarbeitende und Rollen:
Nach der Genehmigung wird die Anfrage automatisch bearbeitet:
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Empfangen | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die eine Empfangsbestätigung erfordern und genehmigt, aber nicht (vollständig) empfangen wurden. Von hier aus können befugte Mitarbeitende und Rollen:
Sobald der Empfangsstatus aller Anfragepositionen N/A, Voll oder Abweichung geworden ist, wird die Anfrage automatisch auf die Registerkarte Rechnung verschoben. |
Rechnung | Diese Registerkarte enthält Anfragen, deren Positionen vollständig eingegangen sind (d.h. den Status N/A, Voll oder Abweichung erhalten haben), aber die Anfrage ist noch nicht fakturiert. Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt Empfangen verfügbar sind. Sobald der Rechnungsstatus aller Anfragepositionen Voll oder Abweichung geworden ist, wird die Anfrage automatisch unter die Registerkarte Bezahlen verschoben. |
Bezahlung | Diese Registerkarte enthält Anfragen, deren Posten vollständig eingegangen sind (d.h. den Status N/A, Voll oder Abweichung haben). erhalten) und fakturiert sind (d.h. den Status Voll oder Abweichung fakturiert haben), aber eine oder mehrere zugehörige Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt Rechnung verfügbar sind. Sobald der fakturierte Status aller Anfragepositionen Voll oder Abweichung geworden ist, wird die Anfrage automatisch eingestellt:
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Schließen | Diese Registerkarte enthält die Anfragen, deren Positionen eingegangen und fakturiert sind (d.h. den Status Voll oder Abweichung fakturiert haben), aber die Anfrage ist noch nicht abgeschlossen. Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt Empfangen und Rechnung verfügbar sind. Sobald die Anfrage manuell geschlossen wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte Alle verschoben. |
Alle | Diese Registerkarte enthält alle Anfragen, unabhängig von ihrem oben genannten Status. |
Abgleich von Anfragen mit Empfangsbestätigungen und Rechnungen vor der Zahlung (Zwei- und Dreifachabgleich)
Anfragen, für die eine Empfangsbestätigung für Waren oder Dienstleistungen erforderlich ist, erfordern eine Empfangsbestätigung in Form eines Empfangsscheins/Wareneingangsscheins (GRN) oder einer Empfangsbestätigung. Sobald die Empfangsbestätigung akzeptiert wurde, sendet der Lieferant dem Käufer eine Rechnung, in der er die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen fordert.
Die Rechnung wird automatisch mit der Anfrage oder Bestellung verknüpft, wenn das Automatisierungstool von Payhawk die ID aus der Rechnung extrahiert. Sollte die Anfrage- oder Bestell-ID nicht auf der Rechnung vorhanden sein, können Sie diese manuell hinzufügen, indem Sie die ID aus dem Dropdown-Menü Anfrage auswählen. Infolgedessen führt Payhawk automatisch einen dreifachen Abgleich durch, d. h., das System überprüft die Menge zwischen der Anfrage und dem Empfangsschein und anschließend den Nettobetrag auf der Anfrage und der Rechnung des Lieferanten.
Anfragen, für die kein Empfangsschein/Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist, lösen einen 2-Wege-Abgleich aus. Das Payhawk-System prüft automatisch den Nettobetrag der Anfrage und der Lieferantenrechnung.
Je nach den internen Richtlinien Ihres Unternehmens kann es sein, dass die Organisation Empfangsscheine sowohl für Waren- als auch für Dienstleistungsanfrage verlangt.