Anfragen und Bestellungen erhalten einen Status, der ihr Stadium im Lebenszyklus widerspiegelt und angibt, ob die angeforderten Mengen und Beträge mit dem übereinstimmen, was bereits geliefert und bezahlt wurde.
Lebenszyklusstatus der Anfrage
Entwurf - Die Anfrage befindet sich auf der Registerkarte Einreichen und muss eingereicht werden.
Anstehende Überprüfung - Die Anfrage befindet sich auf der Registerkarte Überprüfen (wenn Überprüfungen Teil des Workflows sind) und wartet auf die Überprüfung durch zugewiesene Mitarbeitende.
Genehmigung ausstehend - Die Anfrage befindet sich auf der Registerkarte Genehmigung und wartet auf die Genehmigung durch die zugewiesenen Mitarbeitenden.
Geplant - Die Anfrage ist wiederkehrend und wird für ein zukünftiges Datum gemäß den ursprünglichen Einstellungen geplant.
Zurückgegeben - Die Anfrage befindet sich auf der Registerkarte Einreichen, nachdem er zur Aktualisierung an den Mitarbeitenden zurückgegeben wurde.
Offen - Die Anfrage ist genehmigt und befindet sich in der Lieferungs- und/oder Zahlungsphase.
Geschlossen - Die Anfrage wird geschlossen, entweder manuell oder auf der Grundlage der Regeln für das automatische Schließen, die vom Payhawk Administrator Ihres Unternehmens festgelegt wurden.
Je nach Menge und Qualität der Übereinstimmung
Abhängig von den von Payhawk Administratoren festgelegten Einstellungen führt das System eine Zwei- oder Drei-Wege-Überprüfung durch. führt das System einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich für Anfragen durch – es vergleicht die ursprünglich angeforderte Stückzahl und den Preis des Einkaufs mit dem Wareneingangsbeleg (GRN) und den Rechnungen vor der Zahlung und zeigt für jeden einen entsprechenden Status an.
Wenn die Zahlungsmethode für eine Anfrage eine Karte ist, erfolgt der Abgleich auf Basis des Bruttobetrags. Bei allen anderen Zahlungsmethoden erfolgt der Abgleich unter Verwendung des Nettobetrags.
Der individuelle Status jedes einzelnen Postens der Anfrage kann einer der folgenden sein:
VOLL - Die erhaltene Menge entspricht der angeforderten Menge.
ÜBEREINSTIMMEND - Der in Rechnung gestellte Betrag stimmt mit dem angeforderten Betrag überein.
N/A (für erhaltene Mengen) - Nicht erforderlich.
KEINE - Die Empfangsbestätigung oder Rechnung wird nicht hochgeladen.
TEILWEISE - Die erhaltene Menge oder der Rechnungsbetrag ist geringer als der angeforderte.
ABWEICHUNG – Wenn die erhaltene Menge oder der Rechnungsbetrag über der bzw. dem angeforderten Wert liegt, wird der Status ABWEICHUNG orange dargestellt. Wenn die erhaltene Menge oder der Rechnungsbetrag innerhalb des als Schwellenwert festgelegten akzeptablen Prozentsatzes und/oder spezifischen Betrags liegt, wird der Status ABWEICHUNG grün dargestellt.
Der Status der Anfrage ist der aggregierte Status jedes einzelnen Postens und kann einer der folgenden sein:
VOLL - Alle Zeilen sind im Status VOLL.
ÜBEREINSTIMMEND - Alle Zeilen sind im Status ÜBEREINSTIMMEND.
N/A (für empfangene Mengen) - Nicht erforderlich für alle Zeilen.
KEINE - Alle Zeilen sind im Status KEINE oder N/A.
TEILWEISE – Es liegen keine Diskrepanzen vor, und der Rechnungsbetrag aller Positionen ist geringer als der Gesamtbetrag der Anfrage.
Wenn beispielsweise zwei Zeilen den Status ÜBEREINSTIMMEND haben, eine Zeile jedoch den Status TEILWEISE aufweist, lautet der insgesamt angezeigte Status TEILWEISE.
ABWEICHUNG - Mindestens ein Posten befindet sich im Status „Abweichung”.
