Felder in Anfragearten konfigurieren

In Payhawk können Sie festlegen, welche Felder in den Anfragearten Ihres Unternehmens verfügbar sind.

Dadurch bestimmen Sie, welche Informationen bei der Antragstellung erfasst werden, und stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten vollständig erfasst werden.

Felder, die aus der Felderbibliothek hinzugefügt werden, übernehmen automatisch deren Konfiguration.

Felder für Anfragearten anlegen

Sie können Felder für Anfragearten hinzufügen, um die bei einer Anfrage zu erfassenden Informationen gezielt zu steuern. Je nach Anwendungsfall wählen Sie dabei den passenden Feldtyp aus.

Für jedes Feld legen Sie in der Dropdown-Liste Erforderlich fest, ab welchem Schritt das Feld erforderlich ist: Optional, Einreichen (Anfragende müssen es ausfüllen, bevor sie die Anfrage einreichen, und es bleibt bei der Prüfung erforderlich) oder Prüfung (Prüfende müssen es ausfüllen, bevor sie die Prüfung abschließen). Prüfung ist nur verfügbar, wenn der Workflow der Anfrageart einen Prüfungsschritt enthält.

Einstellungen des Felds Dokument mit geöffneter Dropdown-Liste Erforderlich und ausgewähltem Einreichen; angezeigt werden die Optionen Optional, Einreichen und Prüfung.

Zusätzliche Informationsfelder für Anfragearten erstellen

Sie können zusätzliche Informationsfelder hinzufügen, um weitere Hintergrundinformationen zur Anfrage zu erfassen und sicherzustellen, dass sie dem richtigen Workflow zugeordnet wird.

So fügen Sie zusätzliche Informationsfelder hinzu:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragen und öffnen Sie die Registerkarte Typen.
Wählen Sie die gewünschte Anfrageart aus, indem Sie darauf klicken, beispielsweise Hardware.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder im Bereich Zusätzliche Informationen auf + Feld hinzufügen.
Im daraufhin geöffneten Dialogfeld:
1. Wählen Sie eine Feldart aus, indem Sie auf eine der verfügbaren Optionen klicken: Dropdown-Liste, Datum oder Kurzer Text.
2. Geben Sie die erforderlichen Daten je nach Feldart ein. Bei allen Feldarten müssen Sie beispielsweise einen Namen und eine kurze Beschreibung für das Feld eingeben. Bei der Feldart Dropdown-Liste müssen Sie außerdem die Werte angeben, aus denen die Mitarbeitenden auswählen können.
3. Um das Feld zu aktivieren, schalten Sie den Schalter Feld aktivieren ein. Daraufhin müssen Sie Folgendes festlegen:
  1. Die Sichtbarkeitseinstellungen für das Feld (also, welche Rollen es sehen können). Sie können auch Bedingungen festlegen, anhand derer das Feld angezeigt wird. Sie können es beispielsweise nur für bestimmte Ausgabenkategorien anzeigen.
  2. Ab welchem Schritt das Feld erforderlich ist, unter Erforderlich.
Klicken Sie auf Speichern.

Zusätzliche Informationsfelder gelten nur innerhalb der jeweiligen Anfrage und werden nicht mit den Feldern der Felderbibliothek geteilt.

Kategorisierungsfelder für Anfragearten hinzufügen

Sie können Kategorisierungsfelder hinzufügen, die Sie für die Kategorisierung in der Buchhaltung und im Reporting verwenden können, sofern sie in der Felderbibliothek verfügbar sind.

So fügen Sie Kategorisierungsfelder hinzu:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragen und öffnen Sie die Registerkarte Typen.
Wählen Sie die gewünschte Anfrageart aus, indem Sie darauf klicken, beispielsweise Hardware.
Klicken Sie auf der Registerkarte Felder im Bereich Kategorisierung auf + Feld hinzufügen.
Im daraufhin geöffneten Dialogfeld:
1. Wählen Sie aus, welches Feld aus der Felderbibliothek hinzugefügt werden soll, beispielsweise Kostenstelle.
2. Legen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen fest, also, welche Rollen dieses Feld sehen können.
3. Wählen Sie unter Erforderlich aus, ab welchem Schritt das Feld erforderlich ist.
Klicken Sie auf Speichern.

Einstellungen des Felds Kategorie, das aus der Felderbibliothek hinzugefügt wurde, mit Sichtbarkeitsrollen und Erforderlich auf Prüfung.

Um ein Kategorisierungsfeld zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunktmenü und wählen Sie Feld entfernen.

Kategorisierungsfelder einer Anfrageart mit der Spalte Erforderlich am und der Option Feld entfernen.

Kategorisierungsfelder für Anfragearten sind in der Felderbibliothek enthalten und werden von dort aus verwaltet. Bei Gruppen-Payhawk-Konten erfolgt die Verwaltung der Kategorisierungsfelder für Anfragearten zentral und findet in der Felderbibliothek auf Gruppenkontoebene statt.

Workflows für Anfragearten festlegen

Sie können Genehmigungsworkflows für Anfragearten auf der Registerkarte Workflow der jeweiligen Anfrageart festlegen. Um beispielsweise den Workflow für die Anfrageart Hardware zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen > Typen > Hardware > Workflow > Workflow bearbeiten.

Workflow-Phasen für Hardware-Anfragen, einschließlich der Optionen Einreichen, Genehmigen, Bezahlen und Abschließen.

Alternativ können Sie Genehmigungsworkflows für Anfragearten auf der Registerkarte Workflows unter Einstellungen festlegen. Um beispielsweise den Workflow für die Anfrageart Hardware zu konfigurieren, gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Anfragen > Hardware > Workflow bearbeiten.