Felder in Anfragearten konfigurieren

In Payhawk können Sie festlegen, welche Felder in den Anfragearten Ihres Unternehmens verfügbar sind.

Dadurch bestimmen Sie, welche Informationen bei der Antragstellung erfasst werden, und stellen sicher, dass alle erforderlichen Daten vollständig erfasst werden.

Felder, die aus der Feldbibliothek hinzugefügt werden, übernehmen automatisch deren Konfiguration.

Felder für Anfragearten anlegen

Sie können Felder für Anfragearten hinzufügen, um die bei einer Anfrage zu erfassenden Informationen gezielt zu steuern. Je nach Anwendungsfall wählen Sie dabei den passenden Feldtyp aus.

Zusätzliche Informationsfelder für Anfragearten erstellen

Sie können zusätzliche Informationsfelder hinzufügen, um weitere Hintergrundinformationen zur Anfrage zu erfassen und sicherzustellen, dass sie dem richtigen Workflow zugeordnet wird.

So fügen Sie zusätzliche Informationsfelder hinzu:

1. Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragearten.

2. Wählen Sie die gewünschte Anfrageart aus, beispielsweise Hardware.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Felder und klicken Sie im Bereich Zusätzliche Informationen auf + Hinzufügen.

4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld die folgenden Einstellungen:

   1. Wählen Sie eine Feldart aus: Dropdown-Liste, Datum oder Text.

   2. Geben Sie einen Namen für das Feld ein.

   3. Geben Sie eine kurze Beschreibung für das Feld ein.

   4. Wählen Sie unter Sichtbarkeit die Rollen aus, die das Feld verwenden dürfen.

   5. Erforderlich:

      1. Aktivieren Sie Für die Einreichung erforderlich, damit Einreicher einen Wert angeben müssen.

      2. Aktivieren Sie Für die Überprüfung erforderlich, damit Prüfer einen Wert angeben müssen.

   6. Klicken Sie unter Werte auf + Hinzufügen, um die Werte für dieses Feld hinzuzufügen. Optional können Sie Andere zulassen aktivieren, damit Benutzer Freitext eingeben können.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   

Zusätzliche Informationsfelder gelten nur innerhalb der jeweiligen Anfrage und werden nicht mit den Feldern der Feldbibliothek geteilt.

Erstellen von Kategorisierungsfeldern für Anfragearten

Sie können Kategorisierungsfelder hinzufügen, um Anfragen in der Buchhaltung und im Reporting zu strukturieren.

So fügen Sie Kategorisierungsfelder hinzu:

1. Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragearten.

2. Wählen Sie die gewünschte Anfrageart aus, beispielsweise Hardware.

3. Öffnen Sie die Registerkarte Felder und klicken Sie im Bereich Kategorisierung auf + Hinzufügen.

4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld die folgenden Einstellungen:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Feld aus, das hinzugefügt werden soll, beispielsweise Standort.

   2. Wählen Sie unter Sichtbarkeit aus der Dropdown-Liste aus, welche Rollen dieses Feld verwenden dürfen, beispielsweise IT-Administrator und Senior AP Specialist.

   3. Erforderlich:

      1. Aktivieren Sie Für die Einreichung erforderlich, damit Einreicher einen Wert angeben müssen.

      2. Aktivieren Sie Für die Überprüfung erforderlich, damit Prüfer einen Wert angeben müssen.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   

Workflows für Anfragearten festlegen

Sie können den Workflow einer Anfrageart direkt in der jeweiligen Anfrageart konfigurieren. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Workflow und wählen Sie Workflow bearbeiten. Um beispielsweise den Workflow für die Anfrageart Hardware zu konfigurieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Anfragearten > Hardware > Workflow > Workflow bearbeiten.

Alternativ können Sie Genehmigungsworkflows für Anfragearten auf der Registerkarte Workflows unter Einstellungen festlegen. Um beispielsweise den Workflow für die Ausgabenart Hardware zu konfigurieren, navigieren Sie zu Einstellungen > Workflows > Anfragen > Hardware > Workflow bearbeiten.