Für alle Arten von Anfragen können Sie Rollen oder Mitarbeitende festlegen, die Anfragen und Bestellungen prüfen, genehmigen und abschließen können (sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist). Sie können auch festlegen, dass ein Genehmigungsschritt im Lebenszyklus für das Unternehmen nicht relevant oder erforderlich ist, beispielsweise der Prüfungsschritt.
Die konfigurierten Genehmigungsworkflows für Anfragen können flexibel gestaltet werden und sich nach den Hierarchieebenen in Ihrem Unternehmen (z. B. Manager der zweiten Ebene), bestimmten Personen (z. B. Budgetverantwortliche von Kostenstellen und definierte Manager von Ausgabenkategorien) oder Payhawk-Rollen (Payhawk Buchhalter und Payhawk Administratoren) richten.
Lebenszyklus von Workflows für Anfragen und Bestellungen
Die Genehmigungs-Workflows für Anfragen und Bestellungen umfassen die folgenden Schritte und Besonderheiten:
Der Schritt Einreichen ist immer sichtbar.
Die Überprüfungs- und Freigabeschritte sind optional und können von Ihnen definiert werden. Wenn einer der Schritte oder beide für Ihre internen Abläufe nicht relevant sind, können Sie sie überspringen.
Der Schritt Bestellung erstellen ist sichtbar, wenn Bestellungen für das Payhawk-Konto Ihres Unternehmens aktiviert wurden.
Der Schritt Empfangen kann für den spezifischen Genehmigungs-Workflow hinzugefügt, entfernt und konfiguriert werden.
Aktivieren Sie Nur für bestimmte Kategorien erforderlich, um den Beleg nur für bestimmte Ausgabenkategorien als erforderlich festzulegen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ausgabenkategorien und Unterkategorien, für die Sie einen Beleg benötigen.
Der Zahlungs-Schritt ermöglicht Ihnen, die verfügbaren Zahlungsmethoden für einen bestimmten Anfragetyp zu konfigurieren und eine automatische Abweichungserkennung zu aktivieren.
Sie können Zahlungsoptionen aktivieren, sodass Mitarbeitende ihre eingereichten Anfragen per Karte, Banküberweisung oder Keine Zahlung erforderlich bezahlen können.
Wenn Sie die Option Rechnung aktivieren:
Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Zahlungsmethode Banküberweisung auswählen.
Der Genehmigungs-Workflow für die Art der Rechnungsausgabe wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: Keine Anfrage, Übereinstimmende Anfrage, oder Anfrage mit Abweichung.
Wenn ein Mitarbeitender die Option Rechnung wählt, kann die Anfrage erst später mit einer Rechnungsausgabe verknüpft werden.
Wenn Sie die Option Karte aktivieren:
Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Kartenzahlung wählen. Wenn die Option Karte ausgewählt wird, kann die Anfrage nur nachträglich mit einer Kartenausgabe verknüpft werden.
Der Genehmigungs-Workflow für die Art der Kartenausgabe wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: Keine Anfrage, Übereinstimmende Anfrage, oder Anfrage mit Abweichung.
Wählt ein Mitarbeitender die Option Karte, kann er aus den ihm zugewiesenen Karten wählen oder eine Einmalkarte anfordern. Wird eine Karte zur einmaligen Verwendung ausgewählt, so wird sie automatisch auf den Namen des Anfragenden ausgestellt, sobald diese genehmigt wurde.
Wenn Sie die Option Keine Zahlung erforderlich aktivieren:
Diese Option bietet Flexibilität für Fälle, in denen eine Zahlung nicht erforderlich ist. Der Anfragende oder Prüfer kann entscheiden, ob die Anfrage per Karte, per Überweisung oder gar nicht bezahlt werden soll.
Eine Anfrage muss zum Beispiel nicht bezahlt werden, wenn die Positionen bereits gekauft wurden oder auf Lager sind.
Sie können die Option zur Abweichungserkennung aktivieren, die automatisch Ausgaben markiert, deren Betrag den beantragten Betrag übersteigt:
Wenn Sie Geringfügige Abweichungen von der Genehmigung ausnehmen aktivieren und einen Prozentsatz und/oder einen bestimmten Betrag als akzeptablen Schwellenwert festlegen, löst das System einen Abweichungsworkflow für die entsprechenden Ausgaben aus, wenn der Ausgabenbetrag den beantragten Betrag übersteigt.
Der Schritt Schließen ist stets sichtbar. Er ermöglicht es Ihnen, die Regeln für die automatische Schließung von Anfragen zu aktivieren und zu konfigurieren. Wenn Sie einen Workflow für einen Schritt im Lebenszyklus einer Anfrage festlegen müssen, können Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows anwenden. Alternativ können Sie, wenn einer der überspringbaren Schritte nicht erforderlich ist, diesen entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und Löschen auswählen.
Workflows für Anfragen und Bestellungen aktualisieren
Sie können einen Genehmigungs-Workflow für eine Art von Anfrage entweder über die Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Workflow der Art von Anfrage oder über Einstellungen > Workflows > Anfragen konfigurieren.
So aktualisieren Sie den Workflow für eine bestimmte Art von Anfrage:
Im Payhawk Web-Portal navigieren Sie zu Einstellungen > Anfragen > Typen.
Wählen Sie die gewünschte Art von Anfrage aus.
Gehen Sie zur Registerkarte Workflows und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Alternativ klicken Sie auf Zu Workflows wechseln, und Sie werden zum Bildschirm Einstellungen > Workflows > Anfragen weitergeleitet.
Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows befolgen.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen anzuwenden.