Für alle Arten von Anfragen können Sie Rollen oder Mitarbeitende festlegen, die Anfragen und Bestellungen prüfen, genehmigen und abschließen können (sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist). Sie können auch festlegen, dass ein Genehmigungsschritt im Lebenszyklus für das Unternehmen nicht relevant oder erforderlich ist, beispielsweise der Prüfungsschritt.
Die konfigurierten Genehmigungsworkflows für Anfragen können flexibel gestaltet werden und sich nach den Hierarchieebenen in Ihrem Unternehmen (z. B. Manager der zweiten Ebene), bestimmten Personen (z. B. Budgetverantwortliche von Kostenstellen und definierte Manager von Ausgabenkategorien) oder Payhawk-Rollen (Payhawk Buchhalter und Payhawk Administratoren) richten.
Sobald eine Art von Anfrage erstellt wurde, wird ihr automatisch ein Genehmigungsworkflow zugewiesen, der auf der von Ihnen festgelegten Konfiguration basiert. Anfragen und Bestellungen, die vor dem neuen Workflow erstellt wurden, behalten den zuvor angewendeten Workflow bei.
Sie können einen Genehmigungsworkflow für Anfragen einer bestimmten Art von Anfrage entweder über Einstellungen > Anfragen oder über Einstellungen > Workflows> Anfragen konfigurieren.
So aktualisieren Sie den Workflow für eine bestimmte Art von Anfrage:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragen > Arten.
Wählen Sie die gewünschte Art von Anfrage aus.
Gehen Sie zur Registerkarte Workflow und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Alternativ können Sie auch auf Zu den Workflows gehen klicken und Sie werden zum Bildschirm Einstellungen > Workflows > Anfragen weitergeleitet.
Erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für die Arten von Anfragen gelten:
Der Schritt Einreichen ist immer sichtbar.
Die Schritte Überprüfen und Genehmigen sind optional und können von Ihnen festgelegt werden. Wenn einer oder beide Schritte für Ihre internen Prozesse irrelevant sind, können Sie sie auslassen.
Der Schritt Bestellung erstellen wird sichtbar, wenn Bestellungen für das Payhawk-Konto Ihres Unternehmens aktiviert wurden.
Der Schritt Empfangen wird sichtbar, wenn für die jeweilige Art von Anfrage Empfangsbestätigungen erforderlich sind.
Der Schritt Rechnung ist immer sichtbar.
Der Schritt Bezahlen umfasst Workflows für Rechnungs- und Kartenzahlungen von Anfragen. Sie können unterschiedliche Genehmigungen für übereinstimmende und nicht übereinstimmende Mengen definieren.
Der Schritt Schließen ist immer sichtbar. Er enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option „Automatisches Schließen“ aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind, wenn das automatische Schließen nicht verwendet wird.
Wenn Sie einen Workflow für einen Schritt im Lebenszyklus einer Anfrage festlegen müssen, können Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows anwenden. Alternativ können Sie, wenn einer der überspringbaren Schritte nicht erforderlich ist, diesen entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und Löschen auswählen.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.