Für alle Arten von Anfragen können Sie Rollen oder Mitarbeitende festlegen, die Anfragen und Bestellungen prüfen, genehmigen und abschließen können (sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist). Sie können auch festlegen, dass ein Genehmigungsschritt im Lebenszyklus für das Unternehmen nicht relevant oder erforderlich ist, beispielsweise der Prüfungsschritt.
Die konfigurierten Genehmigungsworkflows für Anfragen können flexibel gestaltet werden und sich nach den Hierarchieebenen in Ihrem Unternehmen (z. B. Manager der zweiten Ebene), bestimmten Personen (z. B. Budgetverantwortliche von Kostenstellen und definierte Manager von Ausgabenkategorien) oder Payhawk-Rollen (Payhawk Buchhalter und Payhawk Administratoren) richten.
Sobald eine Art von Anfrage erstellt wurde, wird ihr automatisch ein Genehmigungs-Workflow zugewiesen, der auf ihrer Konfiguration basiert.
Sie können einen Genehmigungs-Workflow für eine Art von Anfrage entweder über die Registerkarte Einstellungen > Anfragen > Workflow der Art von Anfrage oder über Einstellungen > Workflows > Anfragen konfigurieren.
So aktualisieren Sie den Workflow für eine bestimmte Art von Anfrage:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Anfragen > Arten.
Wählen Sie die gewünschte Art von Anfrage aus.
Gehen Sie zur Registerkarte Workflow und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Alternativ können Sie auch auf Zu den Workflows gehen klicken und Sie werden zum Bildschirm Einstellungen > Workflows > Anfragen weitergeleitet.
Erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für die Arten von Anfragen gelten:
Der Schritt Einreichen ist immer sichtbar.
Die Schritte Überprüfen und Genehmigen sind optional und können von Ihnen festgelegt werden. Wenn einer oder beide Schritte für Ihre internen Prozesse irrelevant sind, können Sie sie auslassen.
Der Schritt Bestellung erstellen wird sichtbar, wenn Bestellungen für das Payhawk-Konto Ihres Unternehmens aktiviert wurden.
Der Schritt Empfangen kann hinzugefügt, entfernt und für den spezifischen Genehmigungs-Workflow konfiguriert werden.
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Der Schritt Rechnung ist immer sichtbar, es sei denn, die Zahlung ist auf „nur Karte“ eingestellt.
Im Schritt Bezahlen können Sie die verfügbaren Zahlungsmethoden für eine bestimmte Art von Anfrage konfigurieren. Sie können die Zahlungsoptionen aktivieren, so dass Mitarbeitende ihre eingereichte Anfrage per Karte oder per Banküberweisung bezahlen können, oder Sie wählen Keine Zahlung erforderlich.
Wenn Sie die Option Rechnung aktivieren:
Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Zahlungsmethode Banküberweisung auswählen.
Der Genehmigungs-Workflow für die Art der Rechnungsausgabe wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: Keine Anfrage, Übereinstimmende Anfrage, oder Anfrage mit Diskrepanz.
Wenn ein Mitarbeitender die Option Rechnung wählt, kann die Anfrage erst später mit einer Rechnungsausgabe verknüpft werden.
Wenn Sie die Option Karte aktivieren:
Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Kartenzahlung wählen. Wenn die Option Karte ausgewählt wird, kann die Anfrage nur nachträglich mit einer Kartenausgabe verknüpft werden.
Der Genehmigungs-Workflow für die Art der Kartenausgabe wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: Keine Anfrage, Übereinstimmende Anfrage, oder Anfrage mit Diskrepanz.
Wählt ein Mitarbeitender die Option Karte, kann er aus den ihm zugewiesenen Karten wählen oder eine Einmalkarte anfordern. Wird eine Karte zur einmaligen Verwendung ausgewählt, so wird sie automatisch auf den Namen des Anfragenden ausgestellt, sobald diese genehmigt wurde.
Wenn Sie die Option Keine Zahlung erforderlich aktivieren:
Diese Option bietet Flexibilität für Fälle, in denen eine Zahlung nicht erforderlich ist. Der Anfragende oder Prüfer kann entscheiden, ob der Antrag per Karte, per Überweisung oder gar nicht bezahlt werden soll.
Eine Anfrage muss zum Beispiel nicht bezahlt werden, wenn die Positionen bereits gekauft wurden oder auf Lager sind.
Der Schritt Schließen ist immer sichtbar. Er enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option „Automatisches Schließen“ aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind, wenn das automatische Schließen nicht verwendet wird.
Wenn Sie einen Workflow für einen Schritt im Lebenszyklus einer Anfrage festlegen müssen, können Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows anwenden. Alternativ können Sie, wenn einer der überspringbaren Schritte nicht erforderlich ist, diesen entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und Löschen auswählen.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.