Anfragen genehmigen und ablehnen

Basierend auf den in Ihrem Unternehmen definierten Genehmigungsworkflows können Sie als Genehmiger für bestimmte Arten von Anfragen benannt werden und müssen dann die von Ihren Teamkollegen eingereichten Anfragen genehmigen.

Als Genehmiger erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in Ihrem Payhawk-Posteingang, wenn eine Anfrage geprüft oder eingereicht wird, sofern der Prüfungsschritt nicht als erforderlich festgelegt wurde. Alle bereits hochgeladenen Dokumente, wie Vertragsentwürfe, Angebote oder E-Mails von Lieferanten, sind ebenfalls in der Anfrage einsehbar.

Wenn Anfragen auf Ihre Genehmigung warten, erhalten Sie automatisch täglich eine E-Mail-Erinnerung, in der die Anzahl der ausstehenden Anfragen angegeben ist

Besonderheiten

• Sie können Anfragen nur löschen und an den Absender zurücksenden, wenn sie noch nicht genehmigt wurden.

• Sie können eine Anfrage zur Überprüfung nur dann zurücksenden, wenn der Überprüfungsschritt in den Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens für Anfragen enthalten ist.

• Wenn Sie eine Ausgabe zurücksenden oder löschen, erhält der Einreicher eine Push-Benachrichtigung auf seinem Smartphone sowie eine E-Mail.

  • Außerdem kann der Grund für die Aktion in der Benachrichtigung eingesehen werden.

  • Der Grund für Ihre Aktion wird als Kommentar unter Aktivität > Kommentare protokolliert und unter Aktivität > Workflow aufgezeichnet.

Anfragen und Bestellungen zur Genehmigung abrufen

• Sie können auf eine Anfrage in Ihrem Payhawk-Posteingang zugreifen, indem Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, die Sie erhalten haben.

• Alternativ können Sie eine Anfrage aus Ihrem Posteingang > Anfragen > Ausstehend aufrufen.

• Sie können Anfragen auch direkt über die App Anfragen im Payhawk-Webportal genehmigen, zurückgeben und löschen.

Anfragen im Zusammenhang mit Budgets genehmigen

Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind, können Sie die Budgetdetails in der Anfrage einsehen und von dort aus sowohl zum Budget als auch zur Anfrage navigieren, um weitere Informationen zu erhalten.

Falls Sie Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten, oder dies bereits getan haben, zeigt das System zu Ihrer Information eine Warnung an.

Budgetierte Beträge aus Anfragen anzeigen

Wenn eine Anfrage mit einem Budget verknüpft ist, können Budgetverantwortliche und autorisierte Benutzer eine Budgetübersicht anzeigen und über die Registerkarte Budget der Anfrage weitere Details zum Budget einsehen.

Anfragen genehmigen

So genehmigen Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk Posteingang in der mobilen App:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus.

3. Tippen Sie auf Genehmigen.

So genehmigen Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.

3. Klicken Sie auf Genehmigen.

Anfragen an Mitarbeitende zurücksenden

So senden Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App an den Anfragenden zurück:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage und tippen Sie auf Ablehnen.

3. Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:

   1. Wählen Sie An Mitarbeitenden zurücksenden.

      Wenn der Schritt Überprüfen nicht in den Workflows Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeitenden zurücksenden zur Verfügung, mit der Sie die Anfrage an den Anfragenden zurücksenden können.

   2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Maßnahme und alle Details an, die Sie vom Mitarbeitenden erwarten, bevor er die Anfrage erneut einreicht.

   3. Tippen Sie auf Zurücksenden.

So senden Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal an den Anfragenden zurück:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.

3. Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:

   1. Wählen Sie An Mitarbeitenden zurücksenden.

      Wenn der Schritt Überprüfen nicht in den Workflows Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeitenden zurücksenden zur Verfügung, mit der Sie die Anfrage an den Anfragenden zurücksenden können.

   2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Maßnahme an und alle Details, die Mitarbeitende Ihrer Meinung nach bereitstellen sollte, bevor er den Kauf erneut einreicht.

   3. Klicken Sie auf Zurücksenden

Anfragen ablehnen

Die Option Ablehnen und löschen lehnt die Anfrage ab und entfernt sie, sofern sie noch nicht genehmigt wurde.

So lehnen Sie eine Anfrage ab und löschen sie aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und tippen Sie auf Ablehnen.

3. Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:

   1. Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.

   2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.

   3. Tippen Sie auf Ablehnen.

So lehnen Sie eine Anfrage ab und löschen sie aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:

1. Wechseln Sie zu Posteingang > Anfragen > Ausstehend.

2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.

3. Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:

   1. Tippen Sie auf Ablehnen und löschen.

   2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.

   3. Klicken Sie auf Ablehnen und löschen.

Anfragen zur Überprüfung zurücksenden

So senden Sie über das Payhawk-Webportal eine Anfrage zur Überprüfung zurück:

1. Gehen Sie zu Anfragen und wählen Sie die gewünschte Anfrage aus.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zur Überprüfung zurücksenden.

Nützliche Ressourcen

• Lebenszyklus von Anfragen