Anfragen genehmigen und ablehnen

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Basierend auf den in Ihrem Unternehmen definierten Genehmigungsworkflows können Sie als Genehmiger für bestimmte Arten von Anfragen benannt werden und müssen dann die von Ihren Teamkollegen eingereichten Anfragen genehmigen.

Als Genehmiger erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in Ihrem Payhawk-Posteingang, wenn eine Anfrage geprüft oder eingereicht wird, sofern der Prüfungsschritt nicht als erforderlich festgelegt wurde. Alle bereits hochgeladenen Dokumente, wie Vertragsentwürfe, Angebote oder E-Mails von Lieferanten, sind ebenfalls in der Anfrage einsehbar.

Wenn Anfragen auf Ihre Genehmigung warten, erhalten Sie automatisch täglich eine E-Mail-Erinnerung, in der die Anzahl der ausstehenden Anfragen angegeben ist

Besonderheiten

  • Sie können Anfragen nur löschen und an den Absender zurücksenden, wenn sie noch nicht genehmigt wurden.

  • Sie können eine Anfrage zur Überprüfung nur dann zurücksenden, wenn der Überprüfungsschritt in den Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens für Anfragen enthalten ist.

  • Wenn Sie eine Ausgabe zurücksenden oder löschen, erhält der Einreicher eine Push-Benachrichtigung auf seinem Smartphone sowie eine E-Mail.

    • Außerdem kann der Grund für die Aktion in der Benachrichtigung eingesehen werden.

    • Der Grund für Ihre Aktion wird im Bereich Aktivität der Anfrage protokolliert. Er erscheint als Kommentar, wenn im Filter Anzeigen die Option Kommentare ausgewählt ist, und als Workflow-Eintrag, wenn Workflow ausgewählt ist.

      Der Bereich Aktivität einer Anfrage, gefiltert nach Kommentaren und nach Workflow, jeweils mit einem Eintrag An Mitarbeiter zurückgegeben und dem Grund.

Anfragen und Bestellungen zur Genehmigung abrufen

  • Sie können auf eine Anfrage in Ihrem Payhawk-Posteingang zugreifen, indem Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, die Sie erhalten haben.

  • Alternativ können Sie eine Anfrage über Posteingang > Anträge > Ausstehend aufrufen.

  • Sie können Anfragen auch direkt über die App Anfragen im Payhawk-Webportal genehmigen, zurückgeben und löschen.

  • Payhawk-Benachrichtigungs-E-Mails werden von no-reply@payhawk.com gesendet. Bevor Sie auf einen Link in einer E-Mail klicken, prüfen Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Absenders, nicht nur den Absendernamen.

  • Wenn Sie die Anfrage aus der E-Mail nicht unter Posteingang > Anträge an mich > Ausstehend sehen, klicken Sie auf keinen Link in der E-Mail und antworten Sie nicht darauf. Kontaktieren Sie den Payhawk-Support über den Chat.

Anfragen im Zusammenhang mit Budgets genehmigen

Wenn Sie Budgetverantwortlicher sind, können Sie die Budgetdetails in der Anfrage einsehen und von dort aus sowohl zum Budget als auch zur Anfrage navigieren, um weitere Informationen zu erhalten.

Eine mit einem Budget verknüpfte Einkaufsanfrage im Webportal und in der mobilen App, mit der Budgetübersicht und einer Warnung vor einer möglichen Budgetüberschreitung.

Falls Sie Gefahr laufen, das Budget zu überschreiten, oder dies bereits getan haben, zeigt das System zu Ihrer Information eine Warnung an.

Budgetierte Beträge aus Anfragen anzeigen

Wenn eine Anfrage mit einem Budget verknüpft ist, können Budgetverantwortliche und autorisierte Benutzer eine Budgetübersicht anzeigen und über die Registerkarte Budget der Anfrage weitere Details zum Budget einsehen.

Payhawk-Seitenbereich einer Anfrage „Equipment for new starters“ mit Details, Betragstabelle und eingeklapptem Bereich Budget, neben der Vorschau der Bestellung.

Anfragen genehmigen

So genehmigen Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk Posteingang in der mobilen App:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage aus.

  3. Tippen Sie auf Genehmigen

    Posteingang der mobilen App mit der Liste der ausstehenden Anträge und ein geöffneter Ausgabenantrag mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen.

So genehmigen Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge an mich > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.

  3. Klicken Sie auf Genehmigen.

    Payhawk-Posteingang mit der Liste der ausstehenden Anträge und einem Ausgabenantrag für Bürostühle, geöffnet in einem Seitenbereich mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen.

Anfragen an Mitarbeitende zurücksenden

So senden Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App an den Anfragenden zurück:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Kaufanfrage und tippen Sie auf Ablehnen.

  3. Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:

    1. Wählen Sie An Mitarbeiter zurückgeben.

      Wenn der Schritt Überprüfen nicht in den Workflows Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeiter zurückgeben zur Verfügung, mit der Sie die Anfrage an den Anfragenden zurücksenden können.

    2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Maßnahme und alle Details an, die Sie vom Mitarbeitenden erwarten, bevor er die Anfrage erneut einreicht.

    3. Tippen Sie auf Zurückgeben.

      Posteingang der mobilen App mit ausstehenden Anträgen, ein geöffneter Ausgabenantrag und der Bildschirm zum Ablehnen mit ausgewähltem An Mitarbeiter zurückgeben, einer Anmerkung und der Schaltfläche Zurückgeben.

So senden Sie eine Anfrage aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal an den Anfragenden zurück:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge an mich > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.

  3. Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:

    1. Wählen Sie An Mitarbeiter zurückgeben.

      Wenn der Schritt Überprüfen nicht in den Workflows Ihres Unternehmens enthalten ist, steht nur die Option An Mitarbeiter zurückgeben zur Verfügung, mit der Sie die Anfrage an den Anfragenden zurücksenden können.

    2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Maßnahme an und alle Details, die Mitarbeitende Ihrer Meinung nach bereitstellen sollte, bevor er den Kauf erneut einreicht.

    3. Klicken Sie auf Zurückgeben.

      Payhawk-Posteingang mit einem geöffneten Ausgabenantrag und ausgewähltem Bereich An Mitarbeiter zurückgeben, mit einem Kommentarfeld und den Schaltflächen Zurückgeben und Abbrechen.

Anfragen ablehnen

Mit der Option Ablehnen wird die Anfrage abgelehnt und entfernt, sofern sie noch nicht genehmigt wurde.

So lehnen Sie eine Anfrage ab und löschen sie aus Ihrem Payhawk-Posteingang in der mobilen App:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und tippen Sie auf Ablehnen.

  3. Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:

    1. Tippen Sie auf Ablehnen.

    2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.

    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass die Anfrage gelöscht wird und dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

    4. Tippen Sie auf Ablehnen.

      Posteingang der mobilen App mit ausstehenden Anträgen, ein geöffneter Ausgabenantrag und der Bildschirm zum Ablehnen mit ausgewähltem Ablehnen, einer Anmerkung, dem Bestätigungskästchen und der Schaltfläche Ablehnen.

So lehnen Sie eine Anfrage ab und löschen sie aus Ihrem Payhawk-Posteingang im Webportal:

  1. Gehen Sie zu Posteingang > Anträge an mich > Ausstehend.

  2. Wählen Sie die gewünschte Anfrage aus und klicken Sie auf Ablehnen.

  3. Gehen Sie im sich öffnenden Dialogfenster wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf Ablehnen.

    2. Geben Sie unter Anmerkung den Grund für Ihre Aktion ein.

    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass die Anfrage gelöscht wird und dies nicht rückgängig gemacht werden kann.

    4. Klicken Sie auf Ablehnen.

      Payhawk-Posteingang mit einem geöffneten ausstehenden Ausgabenantrag und dem Bereich zum Ablehnen mit ausgewählter Option Ablehnen, einem Kommentarfeld und einem Bestätigungskästchen.

Anfragen zur Überprüfung zurücksenden

So senden Sie über das Payhawk-Webportal eine Anfrage zur Überprüfung zurück:

  1. Gehen Sie zu Anfragen und wählen Sie die gewünschte Anfrage aus.

  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Zur Überprüfung zurücksenden.

    Eine Anfrage im Webportal mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü und hervorgehobenem Zur Überprüfung zurücksenden.

Nützliche Ressourcen