In Payhawk können Kostenverantwortliche Abonnements aus den von ihnen eingereichten Ausgaben erstellen sowie diese bearbeiten, archivieren oder löschen. Sie können außerdem bestehende Ausgaben zu einem Abonnement hinzufügen oder Ausgaben aus einem bestehenden Abonnement entfernen.
Payhawk‑Administratoren sowie berechtigte Benutzer mit entsprechenden Rollen oder Rollenerweiterungen und aktivierten Berechtigungen können ebenfalls die Abonnements der Mitarbeiter verwalten.
Wenn ein Abonnement nicht mehr benötigt wird, kann es gelöscht werden. Abonnements können auch archiviert werden – beispielsweise, wenn ein Vertrag mit einem Lieferanten gekündigt wurde, aber noch zukünftige Zahlungen fällig sind.
Bedingungen für Abonnements
Damit die Option verfügbar ist, eine Ausgabe als Abonnement zu markieren, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Ausgabe muss:
Einen definierten Lieferanten haben.
Nicht archiviert sein.
Nicht in einzelne Positionen aufgeteilt sein.
Einen Gesamtbetrag und eine Währung angegeben haben.
Nicht mit einem anderen Abonnement verknüpft sein.
Für Kartentransaktionen:
Die Zahlung muss mit einer Payhawk‑Karte erfolgen oder – bei US‑Unternehmen – mit einer verknüpften Karte.
Die Transaktion muss autorisiert oder abgeschlossen sein, bevor sie zum Erstellen oder Verwalten eines Abonnements verwendet werden kann.
Für Rechnungszahlungen:
Die Ausgabe muss einen Restbetrag darstellen oder von einem externen Bankkonto bezahlt worden sein, beispielsweise über Plaid bei US‑Unternehmen.
Die Person, die das Abonnement verwaltet, muss eine der folgenden sein:
Der Eigentümer der Ausgabe,
Ein Payhawk‑Administrator, oder
Eine Person mit einer Rolle oder Rollenerweiterung, die die Berechtigung zum Ändern der Abonnements anderer Mitarbeiter beinhaltet.
Als Beispiel zeigt das folgende Bild die Abonnement‑Berechtigungen der Payhawk‑Administratoren.
Erstellen eines Abonnements
So erstellen Sie ein neues Abonnement:
Öffnen Sie im Payhawk‑Webportal den Abschnitt Ausgaben und wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus.
Klicken Sie auf das Drei‑Punkte‑Menü und wählen Sie Als Abonnement markieren.
Geben Sie im angezeigten Dialogfeld den Zeitraum und den Tag an, an dem die Zahlung regelmäßig wiederholt werden soll.
Klicken Sie auf Abonnement erstellen.
Sobald das Dialogfeld geschlossen ist, können Sie die Details des Abonnements anzeigen, indem Sie auf den Link Details der Ausgabe klicken – dadurch wird die Anwendung Abonnements geöffnet.
Verwaltung von Mitarbeiterabonnements
Sie können Mitarbeiterabonnements auf dieselbe Weise verwalten wie Kostenverantwortliche: