Dieser Artikel enthält Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu Spesenabrechnungen in Payhawk.
Wird durch die Aktivierung von Spesenabrechnungen die automatische Sperrung der Karte automatisch ausgesetzt, oder ist eine manuelle Einrichtung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Belege nach Ablauf des Berichtszeitraums zur Überprüfung gesendet werden?
Der Mechanismus zur automatischen Kartensperrung wird weiterhin wie gewohnt funktionieren. Sie können jedoch weiterhin einzelne Ausgaben als Teil einer Spesenabrechnung einreichen, um eine Sperrung Ihrer Karte zu verhindern. Diese einzelnen Einreichungen werden erst dann an den Genehmiger gesendet, wenn die gesamte Spesenabrechnung fertiggestellt und eingereicht wurde.
Die automatische Kartensperrung soll eine schnelle Einreichung von Ausgaben fördern, während die Spesenabrechnung nach Ablauf des Berichtszeitraums automatisch eingereicht werden kann, abhängig von den Einstellungen, die Ihr Payhawk Administrator konfiguriert hat.
Wann ordnet Payhawk eine Ausgabe automatisch einer Spesenabrechnung zu?
Die automatische Zuordnung von Ausgaben zu Spesenabrechnungen funktioniert wie erwartet, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:
Die Spesenabrechnung wurde noch nicht eingereicht.
Eine neue Ausgabe wird erstellt.
Der Eigentümer der Ausgabe stimmt mit dem Eigentümer der Spesenabrechnung überein.
Die Ausgabe entspricht den Kriterien, die im Spesenberichtstyp definiert sind.
Bitte beachten Sie, dass das System Ausgaben für Abonnements, die von Payhawk verwaltet werden, vom automatischen Abgleich mit den Spesenabrechnungen ausschließt.
Wie wird die automatische Kartenblockierung angewendet, wenn Kartenausgaben mit einem Spesenbericht verknüpft sind?
Die Regel zur automatischen Kartenblockierung basiert auf dem Einreichungsdatum der einzelnen Ausgabe, nicht auf dem Erstellungsdatum des Spesenberichts oder dem Datum seiner Einreichung.
Selbst wenn eine Kartenausgabe Teil eines Berichts ist, der noch nicht eingereicht wurde, hängt der Countdown für die automatische Blockierung ausschließlich davon ab, wann diese spezifische Ausgabe eingereicht wurde. Der Spesenbericht selbst hat keinen Einfluss auf die Anwendung oder Verzögerung der automatischen Kartenblockierung.