Dieser Artikel beantwortet einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQs) zu Anfragen in Payhawk.
Einige dieser FAQs sind für Kundinnen und Kunden relevant, die zuvor die App Purchases verwendet haben, die inzwischen durch die App Requests ersetzt wurde. Die neue App deckt nun ein breiteres Spektrum an Anfragen ab, nicht nur Bestellanfragen und Bestellungen.
Warum sehe ich die App Requests nicht in meinem Menü?
Mitarbeitende sehen die App Requests nur, wenn mindestens ein Anfragetyp von einem Payhawk Administrator in den Einstellungen aktiviert wurde. Wenn keiner aktiv ist, wird die App nicht angezeigt.
Payhawk Administratoren sehen immer die App Requests. Wenn sie diese öffnen, werden sie aufgefordert, die Anfragetyp zu konfigurieren.
Warum kann ich meine Anfragen nicht mit Karte bezahlen?
Wenn Kartenzahlung nicht verfügbar ist, verfügt dieser Anfragetyp über eingeschränkte Zahlungseinstellungen. Payhawk Administratoren können die verfügbaren Zahlungsmethoden in den Einstellungen für Anfragetypen ändern.
Der angeforderte Betrag hat sich geändert. Was soll ich tun?
Wenn die Preise in einer Anforderung veraltet sind, ist es am besten, den Anforderungsverlauf beizubehalten, indem Sie die Anforderung zur Bearbeitung zurückgeben und anschließend erneut einreichen, anstatt sie zu löschen.
Dies gilt nur, wenn die Anfrage bereits genehmigt oder zur Genehmigung ausstehend ist. Befindet sie sich noch im Entwurf, können Sie sie direkt aktualisieren.
Warum kann ich meine Anfrage nicht bearbeiten?
Sobald eine Anfrage zur Genehmigung eingereicht wurde, wird sie gesperrt. Falls ein Fehler vorliegt, können Sie sie weiterhin über ihr Drei-Punkte-Menü (…) bearbeiten, aber die Anfrage muss nach jeder Änderung erneut den Genehmigungsprozess durchlaufen.
Wie wird der Anfragetitel erzeugt?
Der Anfragetitel wird automatisch mithilfe von KI und basierend auf Ihrer Beschreibung erstellt. Sie können ihn jederzeit umbenennen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü (…) klicken und Namen bearbeiten auswählen.
Ich möchte eine Ausgabe mit einer Anfrage verknüpfen, aber sie wird nicht angezeigt. Warum?
Dafür gibt es folgende mögliche Gründe:
Abweichung beim Lieferanten – Wenn für eine Anfrage ein Lieferant festgelegt ist, muss die Ausgabenposition denselben Lieferanten haben, um mit ihr verknüpft zu werden.
Rollenberechtigungen – Wen Sie verknüpfen können, hängt von Ihrer Rolle ab:
Mitarbeiter können nur ihre eigenen Anfragen verknüpfen.
Teammanager können ihre eigenen Anfragen und die ihres Teams verknüpfen.
Buchhalter, Administratoren und Senior AP Spezialisten von Payhawk können alle Anfragen des Unternehmens verknüpfen.
Prüfer für die Anfragetypen können alle Anforderungen dieses Typs verknüpfen.
Die Berechtigung, Ausgaben mit beliebigen Anfragen zu verknüpfen, ist ebenfalls konfigurierbar und kann für benutzerdefinierte Rollen aktiviert werden.
Zahlungsmethoden stimmen nicht überein – Sie können nur Ausgaben und Anfragen mit übereinstimmenden Zahlungsmethoden verknüpfen:
Wenn für den Anfragetyp die Zahlungsart Nur Karte oder Nur Rechnung festgelegt wurde, können Sie Anfragen nur mit Ausgaben dieser Ausgabentypen verknüpfen.
Wenn für den Anfragetyp eine bestimmte Karte ausgewählt wurde, können Sie Anfragen nur mit Ausgaben verknüpfen, die mit dieser Karte getätigt wurden.
Wenn Keine Zahlung erforderlich ausgewählt ist, kann die Anfrage mit keiner Ausgabe verknüpft werden.
Wenn für den Anfragetyp keine Zahlungsmethode festgelegt ist, kann er mit jedem zulässigen Ausgabentyp für diesen Anfragetyp verknüpft werden.
Warum wurde eine Anfrage automatisch mit meiner Ausgabe verknüpft?
Payhawk verwendet KI, um Anfragen automatisch Ausgaben zuzuordnen, wenn eine wahrscheinliche Übereinstimmung erkannt wird. Die KI analysiert den vollständigen Kontext, einschließlich Betrag, Händler, Bestellnummer, angehängter Dokumente und Kartenzahlungen, um zu entscheiden, ob sie verknüpft werden sollen.
Wenn eine Ausgabe falsch verknüpft wurde, können Sie die verknüpfte Anfrage manuell entfernen.
Wo ist meine Bestellung?
Kunden, die zuvor die ausschließlich für Bestellungen vorgesehene App Purchases verwendet haben, fragen sich möglicherweise, wo diese Bestellungen jetzt zu finden sind. Die Bestellungen wurden in die App Requests verschoben und stehen nun als eigener Anfragetyp unter Anfragetypen zur Verfügung.
Alle vorhandenen Bestellformularfelder und Workflows wurden automatisch mit den gleichen Einstellungen auf den neuen Anfragetyp übertragen. Sie sind standardmäßig aktiviert, sodass Ihre Nutzung unverändert bleibt.
Die Standardzahlungsmethode für diese Typen ist Rechnung. Payhawk Administratoren können dies in Einstellungen > Workflows > Anfragen ändern.
Wo befindet sich das Feld Notiz in meiner Anfrage?
Das Feld Notiz ist nicht mehr verfügbar. Die Informationen zu Ihrer Anfrage werden jetzt mithilfe von KI im Titel erstellt, während ein neues Feld Beschreibung für zusätzliche Kontextangaben als Freitext zur Verfügung steht.