Wenn Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens bezahlen, insbesondere an vertraute Lieferanten, werden deren Kontakt- und Zahlungsinformationen normalerweise manuell eingegeben. Um den Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen, können Sie mit Payhawk die Lieferanteninformationen einmal eingeben, speichern und auf Ausgaben anwenden, die an einen bestimmten Lieferanten zu zahlen sind.
Vorteile
Die Payhawk-Lösung für das Lieferantenmanagement hilft Ihnen, doppelte Lieferanteninformationen in Ihrem Berichtswesen zu vermeiden. Außerdem werden die Lieferantendaten mit dem ERP-System oder der Buchhaltungssoftware synchronisiert und sind immer aktuell.
Die Lieferantendetails werden automatisch ausgefüllt und helfen Ihnen, Eingabefehler zu reduzieren und die Buchhaltung mit den automatischen lieferantenbasierten Ausgabenkategorien zu verbessern.
Mit einem Audit-Protokoll der Lieferantendaten können Sie Änderungen an den Lieferantendaten einfach und schnell nachverfolgen und eine genaue Datenbank pflegen, wodurch die Einhaltung der Vorschriften verbessert und das Betrugsrisiko minimiert wird.
Anwendungsfälle für das Lieferantenmanagement
In Payhawk können Sie als Payhawk-Buchhalter sowie Payhawk-Mitarbeiter und -Sachbearbeiter in den folgenden Fällen Lieferanteninformationen bei der Spesenverwaltung wiederverwenden:
Wenn Ausgaben einreicht, können Mitarbeiter Lieferanteninformationen wiederverwenden, die zuvor von Payhawk-Buchhaltern oder Administratoren hinzugefügt wurden.
Die Kategorisierung der Ausgaben Ihres Unternehmens kann auch von den Lieferanten gesteuert werden. Standardwerte für Kategorie, Steuersatz und andere von Ihnen festgelegte benutzerdefinierte Felder können für jeden Lieferanten gespeichert werden, sodass die Ausgabenkategorie jedes Mal aufgefüllt wird, wenn eine neue Ausgabe unter einem bestimmten Lieferanten erstellt wird.
Lieferantendaten sind wichtig für die Stammdaten eines jeden ERP-Systems oder einer Buchhaltungssoftware. Diese Daten sind für den Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich, da sie die einzige vertrauenswürdige Quelle für alle Ihre Vorgänge sind. Mit der Payhawk-App Lieferanten können Sie sicherstellen, dass Sie jederzeit über genaue und aktuelle Lieferanteninformationen verfügen.
Bei Payhawk werden die Daten aus der App Lieferanten automatisch mit integrierten ERP-Systemen synchronisiert. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie an Ihren Lieferanten in Payhawk oder dem ERP-System vornehmen, automatisch aktualisiert werden, sodass Sie immer über die aktuellsten Informationen verfügen.
Die Lösung für das Lieferantenmanagement kann auch als wichtiges Instrument zur Betrugsprävention dienen. Indem Sie alle Zahlungsdaten Ihrer Lieferanten an einem Ort aufbewahren, können Sie erkennen, wenn die Bankverbindung auf einer Rechnung von der des Lieferanten abweicht, was Sie veranlasst zu prüfen, ob sie korrekt ist, um Betrug zu verhindern.
Hauptbildschirm der Lieferanten
In Payhawk befinden sich die Informationen, die Sie über die Lieferanten Ihres Unternehmens gespeichert haben, in der App Lieferanten.
Auf der Registerkarte Lieferanten > Aktiv werden alle Lieferanten angezeigt, mit denen Ihr Unternehmen laufende Geschäftsbeziehungen unterhält.
Die Registerkarte Lieferanten > Archiv enthält alle Lieferanten, mit denen Ihr Unternehmen nicht mehr in Kontakt steht. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die Archivierung von Lieferanten in Payhawk.
In der folgenden Tabelle sind die Lieferantenfelder aufgeführt, die auf den Bildschirmen Lieferanten > Aktiv und Archiviert angezeigt werden.
Feld Lieferant | Details |
Lieferanten | Zeigt den Namen, das Logo und das Land der Registrierung des Lieferants an. |
WÄHRUNG | Zeigt die Währung der Zahlungsdetails des Lieferanten an. |
KATEGORIE | Zeigt die definierte Ausgabenkategorie in Payhawk an, die mit den Waren oder Dienstleistungen des Lieferanten verbunden ist. |
STEUERSATZ | Enthält den Steuersatz, der für die Waren oder Dienstleistungen des Lieferanten im Land der Lieferung erhoben wird. |
EXTERNE ID | Ein optionales Feld. Zeigt die Nummer an, über die der Lieferant von Drittanbietern, z. B. ERP-Systemen, referenziert wird. |
Registerkarten für Lieferantendetails und Ausgabenkategorisierung
Wenn Sie auf einen Lieferanten klicken, werden die Registerkarten Details und Ausgabenkategorisierung geöffnet, die bearbeitbare Felder mit Lieferanteninformationen enthalten.
In der folgenden Tabelle sind die Felder der einzelnen Lieferantenregister aufgeführt.
Feld | Details |
Lieferanten > Details > Allgemeines | Enthält die integrierten Lieferantennamen, Steuernummer und Land Lieferantenfelder, die auf dem Bildschirm Einstellungen > Lieferantenfelder aufgeführt sind, sowie das Feld Externe ID. Der Lieferantenname ist ein erforderlicher Wert, um den Lieferantendatensatz in Payhawk zu erstellen. Die anderen Felder sind optional. Der Lieferantenname, die Steuernummer und das Land werden, wenn sie auf der Registerkarte Allgemein angegeben werden, für alle mit dem Lieferanten verbundenen Ausgaben wiederverwendet. |
Lieferanten > Details > Zahlung | Das Feld Zahlung enthält je nach Währung die währungsspezifischen Zahlungsdaten eines Lieferanten - zum Beispiel IBAN und BIC/SWIFT für Zahlungen in EUR. |
Lieferanten > Details > Kontakt | Enthält die Kontaktdaten des Lieferants - Name der Kontaktperson, Telefon und E-Mail. |
Lieferanten > Details > Zusätzliche | Zeigt die zusätzlichen Lieferantenfelder an, die unter Einstellungen > Lieferantenfelder definiert sind - zum Beispiel Beschaffungsgenehmigung erforderlich? oder Hochladen der vertraglichen Vereinbarung mit dem Lieferanten. |
Lieferanten > Ausgabenkategorisierung > Ausgabenkategorisierung | Enthält Informationen über die definierte Payhawk-Ausgabenkategorie für die Waren und Dienstleistungen, die der Lieferant liefert - zum Beispiel Marketing. |
Erstellen Ihrer Lieferantendaten in Payhawk
Sie können Ihre Lieferantendaten manuell in das Payhawk-System einfügen, indem Sie Ihre Lieferantendaten über eine Excel-Vorlagendatei importieren.
Wenn Sie jedoch eine aktive ERP-Integration mit Payhawk haben, können Sie Ihre Lieferanten zwischen Payhawk und Ihrem ERP-System (Buchhaltungssoftware) synchronisieren.