Die Auswahl Anfrage erscheint unter Ausgaben für bestimmte Ausgaben, wenn spezifische Bedingungen erfüllt sind. Sie ermöglicht es Ihnen, eine Ausgabe mit einer vorhandenen Anfrage zu verknüpfen, wenn bestimmte Kriterien zutreffen.
Wo die Auswahl Anfrage erscheint
Wo Sie die Anfrage auswählen, hängt davon ab, ob die Ausgabe in Einzelposten aufgeteilt ist:
Wenn die Ausgabe keine Einzelposten hat, wählen Sie die Anfrage im Feld Anfrage im Abschnitt Details aus.
Wenn die Ausgabe Einzelposten hat, wählen Sie im Abschnitt Betrag für jeden Einzelposten eine Anfrage aus.
Wenn die Anfrage nur einen Artikel hat, füllt Payhawk das Feld Passender Anfrageartikel automatisch aus, und Sie können es nicht ändern.
Wenn die Anfrage mehr als einen Artikel hat, ist das Feld ein Pflichtfeld, und Sie wählen den Anfrageartikel aus, dem der Einzelposten der Ausgabe entspricht. So können Sie verschiedene Einzelposten derselben Ausgabe mit verschiedenen Anfragen oder Anfrageartikeln verknüpfen.
Sie können einen Einzelposten auch ohne Anfrage lassen, zum Beispiel wenn eine Rechnung sowohl bestellte als auch andere Artikel umfasst. Für solche Einzelposten zeigen Anforderungszeile und Erhalten N/A an.
Die verknüpfte Anfrage erscheint dann auch im Abschnitt Verknüpft der Ausgabe, zusammen mit ihrem Status und Betrag.
Wenn die Einzelposten einer Ausgabe mit verschiedenen Anfragen verknüpft sind oder nur einige davon verknüpft sind, durchläuft jeder Einzelposten seinen eigenen Genehmigungs-Workflow. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsworkflows für Ausgabenarten festlegen.
Layouts der Einzelposten
Einzelposten im Abschnitt Betrag werden in einem von zwei Layouts angezeigt:
Tabellenlayout – jeder Einzelposten ist eine Zeile, und die Spalten Anfrage, Anforderungszeile und Erhalten zeigen die Anfragedaten neben den Steuer- und Gesamtbeträgen.
Vertikales Layout – jeder Einzelposten wird aufgeklappt und zeigt seine Felder untereinander an, darunter Anfrage, Passender Anfrageartikel, Eingangsstatus und Rechnungsstatus.
Auf schmaleren Bildschirmen wechselt Payhawk automatisch zum vertikalen Layout.
Sichtbarkeit der Anfrageauswahl
Die Ausgabe muss den Status Entwurf haben.
Für Ausgaben des Typs Bank muss mindestens ein aktivierter Anfragetyp eine zulässige Zahlungsmethode vom Typ Rechnung haben.
Für Ausgaben des Typs Karte muss mindestens ein aktivierter Anfragetyp eine zulässige Zahlungsmethode vom Typ Karte haben.
Nur Anfragen mit dem Status Offen werden in der Dropdown-Liste angezeigt.
Lieferantenfilterung
Wenn die Ausgabe eine Lieferanten-ID hat, werden nur Anfragen mit entweder einer übereinstimmenden Lieferanten-ID oder ohne Lieferanten angezeigt.
Wenn die Ausgabe keine Lieferanten-ID hat, wird die lieferantenbasierte Filterung übersprungen.
Anfragen mit inaktiven Lieferanten werden stets ausgeschlossen.
Ein vorgeschlagener Lieferant (nur ein Name, ohne ID) wird so behandelt, als hätte er keine Lieferanten-ID.
Wer kann eine Ausgabe mit einer Anfrage verknüpfen
Benutzer können eine Ausgabe mit einer Anfrage verknüpfen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
Ihre Rolle umfasst die Richtlinie Ausgaben mit jeder Anfrage zu verknüpfen.
Sie sind Teammanager der Anfrage.
Sie fungieren im Workflow für diesen Anfragetyp als Prüfer.
Sie sind sowohl der Eigentümer der Ausgabe als auch der Eigentümer der Anfrage.
Ausgabenarten
Rechnungen können mit Anfragen verknüpft werden, bei denen die Zahlungsmethode Rechnung verwendet wird.
Ausgaben des Typs Karte können mit Anfragen verknüpft werden, bei denen die Zahlungsmethode Karte verwendet wird.
Sowohl Rechnungen als auch Kartenausgaben können mit Anfragen mit der Zahlungsmethode Keine verknüpft werden, wenn die Anfrageart den entsprechenden Ergebnistyp zulässt.
Ausgaben können nicht mit Anfragen verknüpft werden, bei denen die Zahlungsmethode Keine Zahlung erforderlich verwendet wird.