Sie können Anfragen und Bestellungen in großen Mengen importieren, indem Sie eine Excel-Vorlage verwenden, die vom System basierend auf der gewünschten Art von Anfrage generiert wird. Dieser Import ist nützlich für Unternehmen, die zu Payhawk migrieren, eine Integration mit externen Systemen vornehmen oder mehrere ähnliche Anfragen oder Bestellungen in großem Umfang erstellen möchten.
Hinweise zum Import von Anfragen und Bestellungen
Für jede unterschiedliche Art von Anfrage erstellt das System eine separate Importvorlage, die den erforderlichen Feldern entspricht.
Bei importierten Anfragen und Bestellungen wird die Zahlungsmethode immer auf Keine gesetzt. Abgesehen von diesen Besonderheiten können alle Felder, die im Payhawk-Webportal oder über die Entwickler-API von Payhawk erstellt werden können, als Vorlage generiert und dann wieder importiert werden.
Die Funktion zum Importieren von Anfragen und Bestellungen steht Payhawk Administratoren zur Verfügung, die Anfragen direkt im Status Offen und im Namen eines beliebigen Mitarbeitenden importieren können. Payhawk Mitarbeitende haben ebenfalls Zugriff auf die Importfunktion, können jedoch nur Anfragen im Status Entwurf und nur in ihrem eigenen Namen erstellen.
Anfragen und Bestellungen importieren
Zum Importieren von Anfragen und Bestellungen:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Anfragen.
Wählen Sie die Ansicht Unternehmensanfragen.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Importieren.
Auf dem nächsten Bildschirm:
Wählen Sie die Art von Anfrage für die Importvorlage, die vom System generiert werden soll, und klicken Sie auf Vorlage generieren.
Wenn Sie die Vorlage bereits erstellt haben, können Sie auch auf Ich habe die Vorlage bereits erstellt klicken.
Als Ergebnis wird die generierte Vorlage lokal in den Ordner Downloads Ihres Rechners heruntergeladen.
Füllen Sie Ihre Daten im gewünschten Format in die generierte Datei ein. Gehen Sie dann zurück zum Payhawk-Webportal, laden Sie die geänderte Datei hoch und klicken Sie auf Hochladen.
Nachdem das System die Daten beim Import analysiert hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Importieren.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird der Erfolgsbildschirm geladen. Klicken Sie auf Erledigt.
Die Vorlagendatei
Beim Import von Anfragen oder Bestellungen in Payhawk erstellt das System eine Importvorlage, die der Konfiguration Ihres Unternehmens für den ausgewählten Anfragetyp entspricht. Die Vorlagendatei enthält nur die Felder, die in Ihrer Payhawk-Einrichtung definiert sind, einschließlich aller benutzerdefinierten oder Eingabefelder, die mit diesem Anfragetyp verbunden sind. Felder, die in Payhawk für diesen Anfragetyp als Pflichtfelder markiert sind, müssen auch in der Excel-Vorlage ausgefüllt werden.
Die Importdaten, die Sie bereitstellen müssen, befinden sich im Blatt Requests (Anfragen) der Vorlage und können beispielsweise die Spalten Group ID (Gruppen-ID) und PO Number (Bestellnummer) enthalten:
Das Gruppen-ID-Feld ermöglicht es Ihnen, mehrere Zeilen zu einer einzigen Anfrage oder Bestellung zusammenzufassen. Wenn mehrere Zeilen denselben Gruppen-ID-Wert (z. B. 1234) haben, erstellt Payhawk eine Anfrage oder Bestellung mit mehreren Positionen. Wenn Sie die Gruppen-ID leer lassen, wird jede Zeile als separate Anfrage importiert.
Das Bestellnummer-Feld dient als Kennung für Bestellungen mit offenem Status. Sie können es ausfüllen, wenn Sie auf eine bestehende Bestellung verweisen oder diese aktualisieren möchten. Wenn das Feld leer bleibt, generiert Payhawk automatisch eine Bestellnummer basierend auf dem im Unternehmen konfigurierten Präfix.
Da jeder Anfragetyp unterschiedliche Felder enthalten kann, unterscheidet sich die Struktur der Vorlage je nach ausgewähltem Typ vor dem Importvorgang. Welche Felder in der Datei erscheinen, können Sie in den Einstellungen des jeweiligen Anfragetypes im Payhawk-Portal überprüfen.
Die Importvorlage dient als alternative Schnittstelle zum Erstellen von Anfragen in größerem Umfang und verwendet dieselbe Datenstruktur wie das Payhawk-Webportal. Sollte während des Importvorgangs ein Fehler auftreten, protokolliert Payhawk die Details automatisch in der Vorlagendatei, sodass Sie die Probleme am Ende jeder betroffenen Zeile prüfen, beheben und die Daten erneut hochladen können.