Gemäß den EU-One-Stop-Shop-Regelungen (OSS) muss auf SaaS-Dienstleistungen, die an EU-Kunden erbracht werden, die nicht umsatzsteuerlich registriert sind, Mehrwertsteuer erhoben werden. Dies gewährleistet die Einhaltung der EU-Steuervorschriften.
Falls keine gültige UID-Identifikationsnummer hinterlegt ist oder über die EU-VIES-System (VAT Information Exchange System) wird die Mehrwertsteuer entsprechend dem Wohnsitzland des Kunden erhoben. EU VIES ist ein Online-Tool zur Überprüfung der UID-Identifikationsnummern von in der Europäischen Union registrierten Unternehmen.
Gründe für die Erhebung der Mehrwertsteuer
Keine gültige UID-Nummer hinterlegt – Wenn Ihr Unternehmen keine gültige UID-Nummer angegeben hat, die über das EU-VIES-System überprüft werden kann, wird auf Ihre Rechnungen die Mehrwertsteuer erhoben.
Inaktive MwSt. Registrierung – Wenn Ihre UID-Nummer im EU-VIES-System nicht aktiv ist, ist der Lieferant verpflichtet, die lokale Mehrwertsteuer zu berechnen.
Sonderfälle – Für Unternehmen in Regionen wie den Kanarischen Inseln, die außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets liegen, kann dennoch Mehrwertsteuer berechnet werden, wenn keine nachweisbare UID-Nummer vorgelegt wird. Eine nationale Steueridentifikationsnummer (NIF) allein reicht nicht aus, um eine Mehrwertsteuerbefreiung nachzuweisen.
Gewährleistung der Mehrwertsteuerbefreiung
Um die Berechnung der Mehrwertsteuer auf zukünftigen Rechnungen zu vermeiden, führen Sie bitte einen der folgenden Schritte aus:
Angabe einer gültigen UID-Nummer – Reichen Sie eine Umsatzsteuer-Registrierungsbescheinigung ein, die über EU-VIES-System. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Steuerstatus anerkannt wird und keine Mehrwertsteuer erhoben wird.
Unternehmen auf den Kanarischen Inseln müssen offizielle Steuerunterlagen vorlegen, die die Nichtanwendbarkeit der Mehrwertsteuer gemäß den Export-/Extraterritorialitätsvorschriften belegen.
Gültigkeit Ihrer UID-Nummer – Stellen Sie sicher, dass Ihre UID-Nummer aktiv und korrekt im EU-VIES-System registriert ist. Sollte Ihre UID-Nummer inaktiv sein, wenden Sie sich bitte an Ihre örtliche Steuerbehörde, um das Problem zu beheben.
Steuereinstellungen Ihres Kontos aktualisieren - Kontaktieren Sie den Payhawk-Support per Chat oder unter support@payhawk.com, um Ihr Konto mit den korrekten Mehrwertsteuerdaten zu aktualisieren. Dadurch wird verhindert, dass auf zukünftige Rechnungen Mehrwertsteuer erhoben wird.
Korrektur falsch berechneter Mehrwertsteuerbeträge
Sollte die Mehrwertsteuer auf einer Rechnung falsch ausgewiesen worden sein, können Sie wie folgt eine Korrektur beantragen:
Nachweis der Mehrwertsteuerregistrierung vorlegen – Reichen Sie offizielle Unterlagen wie eine Mehrwertsteuerbescheinigung oder einen gleichwertigen Nachweis ein, um Ihren Mehrwertsteuerstatus zu bestätigen.
Gutschrift beantragen – Wenden Sie sich an das Buchhaltungsteam von Payhawk, um eine Gutschrift (Rechnungsstornierung) und eine korrigierte Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen zu lassen.
Rückerstattung beantragen – Sobald Ihr Mehrwertsteuerstatus bestätigt wurde, beantragen Sie eine Rückerstattung für alle fälschlicherweise in Rechnung gestellten Mehrwertsteuerbeträge.
Besondere Hinweise für die Kanarischen Inseln
Die Kanarischen Inseln liegen außerhalb des EU-Mehrwertsteuergebiets, und dort ansässige Unternehmen sind in der Regel von der Mehrwertsteuer befreit. Um die Mehrwertsteuerbefreiung zu gewährleisten, gilt jedoch Folgendes:
Geben Sie eine gültige UID-Nummer an, die über das EU-VIES-System überprüft werden kann. Eine normale Steueridentifikationsnummer reicht nicht aus.
Falls Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, legen Sie bitte offizielle Steuerunterlagen vor, aus denen hervorgeht, dass die Mehrwertsteuer gemäß den Export- bzw. Extraterritorialitätsvorschriften nicht anfällt.
Überprüfung der UID-Nummer für EU-Unternehmen in Payhawk
Im Rahmen der Unternehmensregistrierung bei Payhawk müssen EU-Unternehmen eine gültige UID-Nummer angeben. Diese wird für die Rechnungsstellung, die ordnungsgemäße Steuererklärung sowie gegebenenfalls zur Ermöglichung von Mehrwertsteuerrückerstattungen oder Reverse-Charge-Verfahren verwendet.
Eine gültige UID-Nummer ist eine Nummer, die über das VIES-System der Europäischen Kommission erfolgreich überprüft werden kann. Die UID-Nummer Ihres Unternehmens muss im VIES-System der Europäischen Kommission erfolgreich überprüft worden sein, damit sie auf den Rechnungen von Payhawk erscheint.
In einigen EU-Ländern, wie beispielsweise Spanien, kann die UID-Nummer das gleiche Format wie die lokale Steueridentifikationsnummer (TIN) haben. Für Payhawk ist sie jedoch nur gültig, wenn sie im VIES registriert und verifiziert ist.