Dans Payhawk, les propriétaires de dépenses peuvent créer des abonnements à partir des dépenses qu’ils ont soumises, puis les modifier, les archiver ou les supprimer. Ils peuvent également ajouter des dépenses existantes à un abonnement ou retirer des dépenses d’un abonnement existant.
Les administrateurs Payhawk, ainsi que les utilisateurs disposant des rôles ou extensions de rôle autorisés comportant les permissions correspondantes, peuvent eux aussi gérer les abonnements des employés.
Lorsqu’un abonnement n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer. Les abonnements peuvent également être archivés, par exemple lorsqu’un contrat avec un fournisseur a été résilié mais que des paiements futurs restent dus.
Conditions requises pour les abonnements
Afin de pouvoir marquer une dépense comme un abonnement, les conditions suivantes doivent être remplies :
La dépense :
Doit avoir un fournisseur défini.
Ne doit pas être archivée.
Ne doit pas être fractionnée en lignes de détail.
Doit comporter un montant total et une devise spécifiés.
Ne peut pas être liée à un autre abonnement.
Pour les transactions par carte :
Le paiement doit être effectué depuis une carte Payhawk, ou pour les entreprises basées aux États‑Unis, depuis une carte liée.
La transaction doit être autorisée ou réglée avant de pouvoir être utilisée pour créer ou gérer un abonnement.
Pour les paiements de factures :
La dépense doit correspondre à un paiement de solde ou être payée à partir d’un compte bancaire externe, tel que Plaid pour les entreprises américaines.
La personne gérant l’abonnement doit être :
Le propriétaire de la dépense,
Un administrateur Payhawk, ou
Une personne disposant d’un rôle ou d’une extension de rôle lui donnant la permission de modifier les abonnements d’autres employés.
À titre d’exemple, l’image suivante illustre les autorisations des administrateurs Payhawk en matière d’abonnements.
Création d’un abonnement
Pour créer un nouvel abonnement :
Dans le portail web Payhawk, accédez à Dépenses et sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Marquer comme abonnement.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, indiquez la période et le jour de répétition du paiement.
Cliquez sur Créer un abonnement.
Une fois la fenêtre fermée, vous pouvez consulter les détails de l’abonnement en cliquant sur le lien Détails de la dépense – cela ouvrira l’application Abonnements.
Gestion des abonnements des employés
Vous pouvez gérer les abonnements des employés de la même manière que les propriétaires de dépenses, notamment :