En transférant vos dépenses récurrentes sur les cartes Payhawk de vos employés, vous augmentez les dépenses via Payhawk, gagnez du cashback, gérez les dépenses plus efficacement et réduisez le coût de votre abonnement Payhawk.
Pourquoi faire cette transition vers les paiements par carte ?
Avantage | Ce que cela implique pour vous |
Cashback sur les paiements éligibles | Transformez chaque dépense récurrente en cashback afin de réduire vos coûts. |
Source unique de vérité | Retrouvez tous vos abonnements et dépenses récurrentes sur un seul tableau de bord unifié. |
Contrôle en temps réel | Bloquez, mettez en pause ou réajustez les plafonds grâce aux contrôles de cartes avancés. |
Rapprochement automatisé | Chaque abonnement est catégorisé automatiquement dans Payhawk, plus besoin de faire la chasse aux factures. |
Sécurité | Émettez des cartes à usage unique ou des cartes virtuelles dédiées pour éviter de partager les cartes d’entreprise. |
Avant de commencer
Assurez-vous d’avoir les droits d’administrateur ou de comptable dans Payhawk.
Définissez en interne qui sera responsable de la gestion des abonnements. En général, c’est l’équipe Achats ou Finance.
Étape 1 : Cartographiez vos dépenses récurrentes existantes
Commencez par lister toutes vos dépenses récurrentes, payées par virement bancaire ou par cartes d’autres prestataires. Pensez aux SaaS, ERP, marketing, services publics, etc.
Si vous ne gérez pas directement ces abonnements :
Parlez à l’équipe Achats — ils suivent généralement les contrats dans les différents services.
Consultez votre liste de fournisseurs (dans votre ERP ou où vous suivez vos prestataires) et vérifiez si certains fournisseurs fréquents pourraient être transférés.
Étape 2 : Vérifiez si les fournisseurs acceptent les paiements par carte
Cherchez dans le portail de facturation du fournisseur l’option de paiement par carte de crédit/débit. Le tableau ci-dessous répertorie les fournisseurs les plus courants qui acceptent ce mode de paiement. Vous trouverez également un lien vers leur portail de facturation à droite.
Si vous ne trouvez pas votre fournisseur dans la liste, contactez-le par email ou recherchez-le en ligne.
Cette liste n’est pas exhaustive — votre entreprise peut avoir d’autres fournisseurs dont les paiements sont éligibles au cashback. C’est néanmoins un excellent point de départ.
Catégorie | Nom du fournisseur | Paiement par carte | Lien de facturation |
IaaS | AWS | Yes | |
IaaS | Microsoft Azure | Yes | |
IaaS | Google Cloud Platform | Yes | |
PaaS | Heroku | Yes | |
IaaS | DigitalOcean | Yes | |
IaaS | Scaleway | Yes | |
IaaS | OVHcloud | Yes | |
IaaS | Hetzner | Yes | |
SaaS | Atlassian (Jira, etc.) | Yes | |
SaaS | Slack | Yes | |
SaaS | Zoom | Yes | |
SaaS | Microsoft 365 | Yes | |
SaaS | Google Workspace | Yes | |
SaaS | Dropbox | Yes | |
SaaS | Box | Yes | |
SaaS | GitHub | Yes | |
SaaS | GitLab | Yes | |
SaaS | Notion | Yes | |
SaaS | Figma | Yes | |
SaaS | Canva | Yes | |
SaaS | Asana | Yes | |
SaaS | Trello | Yes | |
SaaS | Miro | Yes | |
SaaS | ClickUp | Yes | |
SaaS | Monday.com | Yes | |
SaaS | HubSpot | Yes | |
SaaS | Salesforce | Yes | |
SaaS | Zoho Suite | Yes | |
ERP | SAP Business One | Yes (via partners) | |
ERP | Oracle NetSuite | Yes | |
ERP | Sage Business Cloud | Yes | |
ERP | Xero | Yes | |
ERP | QuickBooks Online | Yes | |
ERP | Exact Online | Yes | |
ERP | Odoo | Yes | |
Marketing | Meta Ads (Facebook) | Yes | |
Marketing | LinkedIn Ads | Yes | |
Marketing | TikTok Ads | Yes | |
Marketing | Mailchimp | Yes | |
Marketing | Brevo (Sendinblue) | Yes | |
Marketing | Mailjet | Yes | |
Marketing | ActiveCampaign | Yes | |
Marketing | GetResponse | Yes | |
Marketing | Klaviyo | Yes | |
Marketing | SEMrush | Yes | |
Marketing | Ahrefs | Yes | |
Marketing | Sistrix | Yes | |
Marketing | Ryte | Yes | |
Marketing | Seobility | Yes |
Étape 3 : Configurez vos limites de dépenses et vos contrôles
Cette étape est facultative, mais fortement recommandée.
Dans le portail Payhawk, ouvrez l’onglet Cartes et rendez-vous dans Paramètres > Paramètres généraux > Limite de dépenses et Récurrence > Mensuel.
Activez une limite mensuelle un peu plus importante que vos frais d’abonnement.
Si vous le souhaitez, bloquez les Codes de Catégories de Marchands qui ne sont pas en lien avec l’abonnement ou restreignez l’utilisation de la carte à un seul fournisseur spécifique.
Enregistrez.
Pour plus d'informations :
Définir des limites de dépenses et de contrôles de carte pour des cartes individuelles
Définir des limites de dépenses et de contrôles de cartes pour les politiques de dépenses
Étape 4 : Mettez à jour la méthode de paiement pour chaque fournisseur
Connectez-vous au portail de facturation du fournisseur.
Vous pouvez utiliser le tableau de l’étape 2 avec les fournisseurs les plus courants qui acceptent les paiements par carte. Le lien dans le tableau vous conduit directement au portail de facturation du fournisseur choisi.Remplacez les détails de paiement par votre numéro de carte Payhawk, avec la date d’expiration et le CVV.
Paramétrez la carte Payhawk comme moyen de paiement privilégié.
Notez la date du prochain paiement.
Étape 5 : Suivez et optimisez vos abonnements dans Payhawk
Dans le portail Payhawk, ouvrez l’onglet Abonnements pour voir les échéances, les renouvellements à venir, les éventuelles hausses de prix et les abonnements non utilisés.
Annulez, mettez en pause ou réajustez les limites directement dans le tableau de bord.
Pour plus d'informations :
En conclusion
Voilà, la gestion des dépenses récurrentes de votre entreprise vient de devenir plus simple. Une fois la configuration terminée, vous gagnez du cashback à chaque transaction tout en suivant et contrôlant les dépenses en temps réel, au sein des équipes et des services.