Avec les cartes Payhawk, vous pouvez responsabiliser vos employés et les aider à économiser du temps et des efforts tout en gardant un suivi des dépenses de votre entreprise.
Vous pouvez émettre le type de carte le mieux adapté aux cas d’utilisation auxquels vous et vos employés devez faire face quotidiennement, définissez la limite de dépenses adaptée à votre expérience. Définissez également les contrôles de carte dont vous avez besoin à la fois pour les cartes individuelles ou les titulaires de carte et au niveau de l’entreprise.
Types de cartes
Vous pouvez choisir les cartes Payhawk dont vous avez besoin en fonction de votre cas d’utilisation et de vos besoins.
Cartes individuelles d’employés
En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez émettre la carte adaptée aux besoins de chaque employé.
Nom | Type | Description |
Standard | Physique | Cartes Payhawk en plastique pour les paiements réguliers sans contact ou POS. |
Standard | Virtuelle | Cartes numériques Payhawk pour des paiements en ligne sécurisés qui deviennent actives immédiatement après leur émission. Les cartes virtuelles standard peuvent également être utilisées comme cartes temporaires dans un but spécifique et peuvent être définies sur une période active personnalisée (par exemple, pour un voyage d’affaires ou des paiements liés à un projet spécifique). |
Métal Premium | Physique | Cartes Payhawk en métal brossé de 18 g. |
Usage unique | Virtuelle | Cartes numériques Payhawk pour des paiements uniques sécurisés à un fournisseur, qui deviennent actives immédiatement après leur émission. Les cartes virtuelles à usage unique fonctionnent comme les cartes virtuelles standard mais sont automatiquement clôturées après une seule transaction. |
American Express | Virtuelle | Cartes American Express numériques, émises et gérées via Payhawk, tout en étant liées à une carte physique comme source de financement. |
Cartes de crédit
Pour pouvoir émettre des cartes de crédit pour votre compte, votre entreprise doit avoir suivi un processus de demande de ligne de crédit auprès de Payhawk. Une fois le processus réussi, vous pouvez émettre n’importe laquelle des cartes individuelles disponibles, à l’exception des cartes American Express, et les lier à votre ligne de crédit comme source de financement.
Cartes d’équipe
Dans Payhawk, vous pouvez définir une limite partagée pour une équipe qui ne correspond pas nécessairement à une équipe hiérarchique au sein de la structure de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez avoir un groupe d’employés provenant des services informatique, marketing, finances et ventes travaillant ensemble sur un même projet. Dans de tels cas, vous pouvez ajouter leurs cartes au budget partagé, les intégrant ainsi à la carte d’équipe pour ce projet.
Cartes liées
Actuellement, si votre entreprise est basée aux États-Unis et possède des cartes principales American Express physiques, vous pouvez lier ces cartes à Payhawk et les utiliser comme sources de financement pour les cartes American Express virtuelles que vous pouvez ensuite émettre et gérer via Payhawk.
Cartes précommandées
Les cartes précommandées sont des cartes physiques Payhawk qui ne sont pas attribuées et qui peuvent être émises en masse. Une fois celles-ci reçues, vous pouvez les distribuer aux employés et attribuer chaque carte à l’aide du code d’attribution figurant sur l’enveloppe de la carte. Pour obtenir davantage d’informations, consultez les articles sur l’émission et l’attribution de cartes précommandées.
Limites autonomes et politiques de dépenses des cartes
Lors de l’émission d’une carte Payhawk, vous devez sélectionner si la carte aura une limite mensuelle individuelle (limite autonome) ou sera ajoutée à une politique de dépenses déjà existante dans votre entreprise.
Les limites autonomes sont conçues pour vous permettre de définir des limites mensuelles individuelles pour les cartes. Ces cartes sont adaptées aux paiements récurrents qui sont faciles à estimer et ne nécessitent pas d’approbations complexes, par exemple pour l’achat de frais de bureau ou le paiement d’abonnements.
Les limites basées sur les politiques de dépenses de l’entreprise conviennent aux organisations qui souhaitent regrouper leurs titulaires de carte en différentes catégories en fonction de leur comportement de dépenses. Par exemple, vous pouvez définir une politique de gestion de haut niveau qui peut avoir une limite de dépenses élevée. Chaque fois que vous choisissez une carte à laquelle adhérera cette politique, les limites seront automatiquement appliquées.
Limites de dépenses
Dans Payhawk, les limites de dépenses définissent le montant qu’un titulaire de carte peut dépenser avec sa carte en fonction d’une condition ou d’une durée, par exemple, par transaction unique (cartes à usage unique), par jour (limite quotidienne), etc.
En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir l’une des options de limite de dépenses suivantes dans Payhawk :
Limite récurrente : permet de déterminer les fonds disponibles et la période pendant laquelle ils peuvent être dépensés, par exemple, par semaine (hebdomadaire), par mois (mensuel), par an (annuel).
Paramètres de limite : ajustez la manière dont une limite récurrente est appliquée. Par exemple, si un excédent est autorisé (report) ou non (limite stricte).
Dans Payhawk, les limites de dépenses peuvent être définies dans les cas d’utilisation suivants :
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de carte pour les cartes individuelles
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de cartes pour les cartes d’équipe
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de carte pour les politiques de dépenses
Le tableau suivant répertorie les limites de dépenses que vous pouvez définir dans Payhawk. Elles peuvent être définies pour des cartes individuelles ou dans le cadre des politiques de dépenses de votre entreprise.
Limite de dépenses | Définition | Carte | Politique |
Limite récurrente hebdomadaire | Le montant d’argent disponible sur la carte que le titulaire de la carte peut dépenser par semaine. Si en début de semaine, les fonds disponibles sont inférieurs à la limite récurrente, la carte sera automatiquement rechargée. | ✔ | ✔ |
Limite mensuelle récurrente | Le montant disponible sur la carte que le titulaire de la carte peut dépenser chaque mois. Si au début du mois, les fonds disponibles sont inférieurs à la limite récurrente, la carte sera automatiquement rechargée. | ✔ | ✔ |
Limite récurrente annuelle | Le montant disponible sur la carte que le titulaire de la carte peut dépenser par an. Si au début de l’année, les fonds disponibles sont inférieurs à la limite récurrente, la carte sera automatiquement rechargée. | ✔ | ✔ |
Limite journalière | Permet aux titulaires de carte de dépenser de manière cumulative un montant prédéfini pendant 24 heures, quelle que soit la limite disponible sur la carte. | ✔ | ✔ |
Limite de transaction unique | Permet aux titulaires de carte de dépenser uniquement un montant prédéfini par transaction. Une transaction supérieure au montant spécifié ne sera pas exécutée quel que soit le montant de la carte actuellement disponible. | ✔ | ✔ |
Augmenter jusqu’à la limite | Permet aux titulaires de carte de reporter les fonds non utilisés de la période précédente. | ✔ | ✔ |
Augmenter avec limite | Permet aux titulaires de carte d’augmenter leur limite du montant défini, permettant ainsi à leurs fonds de s’accumuler au fil du temps. | ✔ | ✔ |
Définir sur la limite | Rétablit la limite d’origine à chaque fois et ne permet pas le report des demandes de fonds. | ✔ | ✔ |
Contrôles de cartes
Dans Payhawk, les contrôles de carte autorisent ou bloquent les dépenses des fonds de l’entreprise. Par exemple, bloquer un commerçant ou une catégorie de commerçant, autoriser toujours ou sous condition (sur demande approuvée) les retraits aux distributeurs automatiques, définir l’heure et le jour (définir un jour ou une plage horaire pour les transactions), la région et le pays (définir les emplacements des transactions), etc.
Les retraits aux distributeurs automatiques sont uniquement pris en charge avec les cartes physiques Payhawk.
Dans Payhawk, les contrôles de carte peuvent être définis dans les cas d’utilisation suivants :
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de carte pour les cartes individuelles
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de cartes pour les cartes d’équipe
Définir et gérer des limites de dépenses et des contrôles de carte pour les politiques de dépenses
Le tableau suivant répertorie les contrôles de carte que vous pouvez définir dans Payhawk. Ils peuvent être définis pour des cartes individuelles ou dans le cadre des politiques de dépenses de votre entreprise.
Contrôle de carte | Définition | Carte | Politique |
Paiements en ligne | En les activant, vous autorisez le titulaire de la carte à utiliser sa carte pour payer les biens ou services requis en ligne. | ✔ | ✔ |
Retraits DAB | Dans la limite de leur carte, vous pouvez autoriser les titulaires de carte à retirer de l’argent liquide de l’entreprise aux distributeurs automatiques de billets chaque fois que cela est nécessaire ou seulement après avoir reçu l’approbation explicite d’une demande de retrait au distributeur automatique de billets. | ✔ | ✔ |
Demandes de fonds | En les activant, le titulaire de la carte peut demander des fonds supplémentaires avant le rechargement automatique si les fonds disponibles de la carte ont été épuisés ou sont insuffisants. De plus, vous pouvez contrôler les dépenses en :
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Demande de report de fonds | Permet aux titulaires de carte de reporter les fonds restants des demandes de fonds précédentes, même si les fonds dépassent la limite autorisée. | ✔ | ✔ |
Pays & région | Empêche les titulaires de carte de dépenser dans un pays ou une région donné. | ✔ | ✔ |
Jour et heure | Permet aux titulaires de cartes d’utiliser leurs cartes uniquement pendant un fuseau horaire donné. Par défaut, le fuseau horaire est automatiquement détecté à partir du navigateur. | ✔ | ✔ |
Catégorie de marchands | Autorise ou bloque les catégories de commerçants définies par Payhawk. L’autorisation et le blocage des catégories de commerçants dans Payhawk sont basés sur des codes de catégorie de commerçant (MCC), regroupés au niveau de la politique. Les administrateurs Payhawk peuvent autoriser ou bloquer des transactions en sélectionnant ou en saisissant une catégorie ou en entrant directement un MCC spécifique. Les transactions en dehors des catégories autorisées seront refusées et le titulaire recevra une notification push. | ✔ | ✔ |
Marchand | Autorise ou bloque des commerçants spécifiques afin que les titulaires de cartes puissent effectuer des paiements uniquement auprès de commerçants approuvés. | ✔ | ✔ |
Cartes à blocage automatique | Une carte sera automatiquement bloquée si le titulaire de la carte a des dépenses de retard supérieures à un nombre prédéfini pendant une période prédéfinie. | ✔ | ✔ |
Période d’activation personnalisée | Pour les cartes virtuelles standard, vous pouvez définir une période personnalisée après laquelle elles seront automatiquement clôturées. | ✔ | ✔ |