KSeF (Krajowy System e-Faktur) est le système national d'e-facturation en Pologne. L'intégration automatise la récupération et le traitement de ces e-factures structurées, garantissant la conformité fiscale et réduisant la saisie manuelle des données.
Le numéro KSeF
Le numéro KSeF est attribué par la plateforme gouvernementale une fois qu'une e-facture est validée. Ce numéro n'est pas inclus dans le fichier XML de l'e-facturation FA_VAT lui-même. Le numéro KSeF est enregistré comme référence associée à la dépense, affiché dans la plateforme et sur la visualisation générée. Il est également transféré vers l'ERP en tant que partie intégrante du nom du document.
E-factures au format XML et fichiers PDF de visualisation
Le fichier XML FA_VAT constitue l'e-facture légale. La visualisation générée est destinée à la révision par les utilisateurs et ne constitue pas la source de référence pour la comptabilité. Payhawk conserve le fichier XML d'origine et génère l'aperçu PDF directement à partir de ces données.
Récupération des données d'e-facturation KSeF
La transmission KSeF est obligatoire pour toutes les e-factures associées à une entité enregistrée. Le flux ne peut pas être filtré par mode de paiement, fournisseur ou statut de paiement.
Si les comptes fournisseurs sont gérés dans un ERP tandis que les cartes sont gérées dans Payhawk, la même e-facture apparaîtra dans les deux systèmes. La migration de l'ensemble des comptes fournisseurs vers Payhawk permet d'éliminer cette duplication.
Attribution des e-factures KSeF
Les e-factures transmises via KSeF suivent le processus standard d'attribution des e-facturations :
Correspondance avec le contact acheteur : le fichier XML est analysé pour identifier les informations de contact de l'acheteur. Si une adresse e-mail ou un nom correspond à un utilisateur Payhawk, cet utilisateur est désigné comme propriétaire de la dépense.
Correspondance avec le bon de commande : si l'e-facture est automatiquement associée à un bon de commande, le propriétaire de ce bon de commande est désigné comme propriétaire de la facture.
Exporter le numéro KSeF vers votre ERP
Lorsque Payhawk exporte une eFacture KSeF, il attribue le numéro KSeF comme nom du document exporté. À partir de là, vous pouvez ajouter un script dans votre ERP qui copie le nom du document dans un champ personnalisé, par exemple un champ contenant l'ID de la facture KSeF.
Pour MS Business Central et Oracle NetSuite, le nom du fichier de la pièce jointe exportée est l'ID KSeF seul, suivi de l'extension de fichier d'origine. Cela s'applique automatiquement aux eFactures reçues via KSeF, sans configuration de votre part :
Seuls les fichiers reçus via KSeF sont nommés de cette manière. Les documents portant un identifiant externe provenant d'une autre source, comme Peppol ou le PPF français, conservent le nom de fichier descriptif standard.
Les fichiers exportés avant l'introduction de cette convention de nommage conservent les noms qu'ils ont déjà. Payhawk ne les renomme pas.
Dans Oracle NetSuite, lorsque deux fichiers d'un même export partagent un ID KSeF, par exemple un document et son aperçu généré, un fichier conserve l'ID KSeF simple comme nom, et chacun des autres fichiers reçoit un court suffixe, afin que chaque fichier reste identifiable.
Pour revenir au nom de fichier descriptif complet, contactez l'assistance Payhawk. Le paramètre est enregistré par connexion d'intégration, il s'applique donc à une seule connexion ERP à la fois.
Limitations actuelles
Les fonctionnalités suivantes ne sont actuellement pas prises en charge pour les e-factures KSeF :
Gestion du paiement fractionné (mechanizm podzielonej płatności).
Application du taux de change NBP.