Lorsque vous connectez Payhawk à un réseau d'e-facturation tel que Peppol ou le PPF français, votre entreprise est enregistrée avec un identifiant de participant au réseau. Vos fournisseurs utilisent cet identifiant pour vous envoyer directement des e-factures structurées.
Sources et suffixes des identifiants
Votre identifiant d'e-facturation est dérivé du numéro de TVA de votre entreprise. Les autorités françaises utilisent le SIREN.
Un suffixe crée une ligne d'adressage distincte à partir du même identifiant de base. Vous n'avez besoin d'un suffixe que si vous acheminez certaines factures vers un système distinct, généralement lorsqu'un autre prestataire conserve l'identifiant de base.
Si toutes vos factures transitent par Payhawk, utilisez l'identifiant simple sans suffixe. Vos fournisseurs peuvent alors résoudre votre adresse automatiquement, sans que vous ayez besoin de la leur communiquer. Le suffixe est facultatif et prend par défaut la valeur payhawk.
Migration depuis un autre prestataire vers Payhawk
Un identifiant participant au réseau Peppol ne peut être enregistré qu'auprès d'un seul point d'accès pour la réception à la fois. Si un autre fournisseur détient actuellement votre identifiant, vous devez lui demander de désenregistrer votre capacité de réception avant de pouvoir vous enregistrer sur Payhawk.
L'enregistrement d'un identifiant alternatif, tel qu'un IBAN ou un GLN dans Peppol, ou d'un suffixe dans PPF, alors qu'un autre fournisseur conserve votre numéro d'enregistrement par défaut, entraîne généralement des problèmes. Les systèmes des fournisseurs envoient en effet généralement les factures à l'identifiant d'enregistrement à la TVA par défaut, ce qui entraîne une fragmentation des flux de facturation, des factures manquantes et des échanges inutiles avec les fournisseurs. La solution la plus fiable consiste à vous désinscrire auprès de l'ancien fournisseur afin que Payhawk puisse enregistrer votre identifiant par défaut.
KSeF en Pologne constitue une exception. Plusieurs systèmes peuvent écouter le même flux et il n'existe pas d'identifiants de participant au sens de Peppol.
Identifiants multiples et comptes multi-entité
Chaque entité juridique doit enregistrer son propre identifiant. Payhawk ne prend pas en charge plusieurs identifiants Peppol pour une même entité ou un même compte. La présence de plusieurs identifiants n’est nécessaire que lorsque les factures doivent être acheminées vers des systèmes différents, ce qui n’est pas le cas lorsque toutes les factures transitent par Payhawk.
Si une entreprise est immatriculée dans un pays et possède une succursale dans un autre, chaque entité utilise son propre identifiant. Seules les entités françaises peuvent être enregistrées auprès du PPF français. Une entité non française ne peut pas s'enregistrer auprès du PPF, même si elle dispose d'une succursale française dotée d'un numéro SIREN et d'un numéro de TVA français.
La réception et l'émission sont deux opérations distinctes
Payhawk gère uniquement le volet « comptes fournisseurs » (réception) associé à votre identifiant. Votre entreprise peut toujours enregistrer ce même identifiant auprès d’un autre fournisseur pour le volet « comptes clients » (émissions). Ces deux volets sont indépendants, donc votre enregistrement auprès de Payhawk n’entravera en rien vos services de facturation ou de gestion des comptes clients existants.
Déconnexion de l'intégration
Lorsque vous déconnectez l'intégration, votre identifiant Peppol est supprimé immédiatement. En France, les modifications apportées à l'Annuaire prennent généralement effet dans les 24 heures.
Schémas d'identification des fournisseurs
Votre entreprise n'est joignable que via les schémas spécifiques que vous avez enregistrés. Par exemple, le PPF français utilise le schéma SIREN (0225), tandis que de nombreux autres pays Peppol utilisent des schémas fondés sur le numéro de TVA. Si un fournisseur utilise un schéma différent, la facture ne vous parviendra pas.
Pour vérifier quel schéma et quel point d'accès sont enregistrés pour une entreprise, veuillez consulter le répertoire Peppol.