La plateforme simplifie les flux financiers en traitant automatiquement les e-factures fournisseurs entrantes et en les associant aux enregistrements appropriés.
Durant le déploiement de l'obligation d'e-facturation en France, les fournisseurs peuvent envoyer à la fois une e-facture structurée et une copie au format papier, ce qui peut générer des doublons.
Comment Payhawk traite les e-factures
Lorsqu'une e-facture est enregistrée dans le système, Payhawk suit une logique spécifique afin de garantir son traitement correct en fonction du cas d'utilisation :
Les e-factures sont attribuées à un utilisateur en fonction du contact de l'acheteur identifié, d'une correspondance avec une demande d'achat en cours, de l'acheminement vers un centre de coûts ou du propriétaire par défaut du compte.
Si une e-facture correspond à une transaction par carte, elle est automatiquement associée à cette transaction en tant que document de dépense.
Si aucune transaction correspondante n'est trouvée, l'e-facture est considérée comme impayée et apparaît comme une nouvelle facture sous l'onglet Soumettre.
Dans le cas d'une dépense engagée par un employé, l'e-facture est générée sous la forme d'une nouvelle facture et n'est pas automatiquement jointe à la demande de remboursement. Payhawk ne masque pas cette facture lorsque le montant dû indiqué est nul, et n'utilise pas les champs « paie » ou « identifiant de l'employé » pour l'associer à une demande. Vous devez la joindre manuellement à la demande de remboursement de l'employé.
Si vous utilisez un ERP en parallèle de Payhawk, les e-factures peuvent apparaître dans les deux systèmes. Cela permet de disposer d’un historique complet dans Payhawk pour la gestion des cartes, tout en conservant les workflows existants dans l’ERP.
Identification et résolution des doublons
Les doublons sont signalés lorsque le fournisseur, le numéro de facture et le montant correspondent. Pour maintenir la fiabilité de vos enregistrements, notamment pour les remboursements des employés ou les factures PDF en double, vous devez résoudre ces entrées correctement.
Déplacement ou fusion plutôt que suppression
Il est essentiel de déplacer le document de facture électronique en double vers la dépense que vous souhaitez conserver en utilisant l'option Déplacer vers une autre dépense, au lieu de supprimer la facture électronique.
L'action Déplacer vers une autre dépense est différente de la fusion de dépenses ; par conséquent, si vous souhaitez relocaliser un document de facture électronique, utilisez toujours l'option Déplacer vers une autre dépense.
La suppression d'une e-facture reçue via le Portail Public de Facturation (PPF) français déclenche un statut de cycle de vie 210 Refusée. Cela informe le réseau et les autorités fiscales que l'e-facture a été refusée, ce qui est erroné dans le cas de dépenses valides ou déjà réglées.
En ce qui concerne les statuts de cycle de vie PPF, Payhawk suit le document de facture électronique lui-même et non la dépense. Le refus 210 Refusée est envoyé uniquement lorsque vous supprimez la dépense qui contient encore le document de facture électronique PPF. Si vous utilisez d'abord l'option Déplacer vers une autre dépense pour transférer le document vers une autre dépense, la dépense d'origine, désormais vide, peut être supprimée en toute sécurité sans déclencher de refus. La suppression de la dépense qui détient actuellement le document déclenchera systématiquement le refus.
Si une facture électronique n'a pas pu être associée à un paiement par carte et a créé une nouvelle facture distincte, déplacez le document de facture électronique de cette nouvelle facture vers la dépense par carte existante. Le déplacement du document ne supprime pas d'enregistrement autonome, aucun statut de refus ne sera donc envoyé.
Veillez à toujours conserver l'e-facture PPF comme version principale et document formel de référence à des fins de conformité fiscale.
Gestion des refus accidentels
Si le statut 210 Refusée est envoyé par erreur, la situation peut être corrigée. Les autorités fiscales considèrent une facture refusée comme n'ayant jamais été émise. Pour rectifier l'enregistrement, vous devez demander au fournisseur de réémettre le document.
Recommandations stratégiques
Même si l'e-facture n'est pas obligatoire avant septembre 2027 pour certains secteurs tels que l'hôtellerie et la restauration, des doublons peuvent tout de même se produire. La fusion reste la méthode standard pour gérer ces cas.
Pour éviter la fusion manuelle, encouragez vos employés à utiliser des cartes d'entreprise plutôt que d'avancer des frais personnels. Les transactions par carte permettent un rapprochement fluide et entièrement automatisé dès la réception de l'e-facture.
Vous n'avez pas besoin d'une adresse de réception distincte pour les dépenses des collaborateurs. La réforme prévoit une adresse dédiée aux dépenses des employés (un numéro SIREN avec un suffixe), mais cela implique des systèmes distincts pour la comptabilité fournisseurs et les dépenses des employés. Payhawk gère ces deux aspects en un seul et même endroit ; ainsi, une deuxième adresse fonctionnerait de la même manière et n'apporterait aucune valeur ajoutée.