Beheer personeelskosten categoriseren voor beheerders

In dit artikel lees je hoe je het sjabloon voor onkostencategorieën voor je werknemers invult.

Om de categorisatie van onkosten van werknemers te beheren, moet je voor elke entiteit een apart sjabloon genereren, invullen en uploaden. De reden hiervoor is dat sjablonen alleen beschikbaar zijn op het niveau van één entiteit.

Gegevens toevoegen en bijwerken in het sjabloon voor de categorisatie van onkosten van medewerkers

In de onderstaande tabel zie je hoe je gegevens nauwkeurig kunt invoeren.

Naam kolom

Beschrijving

Opmerkingen

Medewerker

De lijst van bestaande gebruikers en hun zakelijke e-mailadressen.

Maak een keuze uit het uitklapmenu met al eerder geïmporteerde gebruikers.
Controleer of de e-mailadressen van de gebruikers overeenkomen met de adressen in je systeem.
Als je een bepaalde gebruiker niet kunt vinden in het uitklapmenu, maakt deze mogelijk geen deel uit van deze entiteit:
1. Voeg de ontbrekende medewerkers toe via de importfunctie voor medewerkers of rechtstreeks in het portaal.
2. Genereer het bestand voor de categorisatie van onkosten van medewerkers opnieuw en bekijk de bijgewerkte gebruikerslijst in het uitklapmenu.

Zelfgekozen velden

Dit zijn kolommen van aangepaste velden met zelfgekozen categorieën onkosten, zoals bijvoorbeeld Project, Klant en Locatie.
Elke kolom bevat waarden die al geïmporteerd zijn in Payhawk.

Dit zijn slechts voorbeelden. Het sjabloon dat je daadwerkelijk gebruikt, mag andere of extra zelfgekozen velden hebben. Dat bepaal jij op basis van wat voor jouw organisatie belangrijk is.
Elk veld bevat een uitklapmenu met waarden van eerder geïmporteerde gegevens.
Lege cellen worden gelezen als cellen met de waarde Geen.

Categorieën van onkosten van medewerkers in grote hoeveelheden tegelijk exporteren en importeren

Als Payhawk-beheerder kun je zo grote aantallen categorieën van onkosten van medewerkers tegelijk importeren:

Ga in het Payhawk-webportaal naar Medewerkers.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Importeren.
Selecteer op het volgende scherm Categoriseren van onkosten.
Klik op Sjabloon genereren om het sjabloonbestand te downloaden.
Zet de vereiste gegevens in het sjabloonbestand, ga terug naar de wizard en upload het bestand. Klik op Uploaden.
Voer vervolgens de volgende acties uit op het scherm Voorbeeldweergave:
1. Controleer de gegevens die je wilt toevoegen of bijwerken.
2. Vink het vakje aan ter bevestiging.
3. Klik op Importeren.
Klik op Klaar.

Om de categorieën van de onkosten van je werknemers te exporteren en als ZIP-map te downloaden, selecteer je de optie Exporteren in het menu achter de drie stippen.

De onkostencategorieën van medewerkers beheren

Gegevens toevoegen en bijwerken in het sjabloon voor de categorisatie van onkosten van medewerkers

Categorieën van onkosten van medewerkers in grote hoeveelheden tegelijk exporteren en importeren