Als medewerker moet je misschien aanvragen indienen die je helpen om je rol effectief uit te voeren. Als je bijvoorbeeld grafisch ontwerper bent, moet je misschien een inkoopaanvraag indienen voor een nieuw tekentablet of gespecialiseerde ontwerpsoftware om je projecten efficiënt te kunnen uitvoeren.
In dergelijke gevallen moet je meestal de basisgegevens verstrekken van wat je wilt aanvragen, die vervolgens moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door bevoegde personen of rollen binnen je bedrijf, bijvoorbeeld je teammanager of de CFO.
Na goedkeuring kan het leveringsproces beginnen, geheel of gedeeltelijk. In elk geval kan je bedrijf ontvangstbewijzen ontvangen (documenten die bevestigen dat de goederen geleverd zijn), indien vereist ingesteld door een Payhawk Beheerder bij je bedrijf, en facturen voor de bedragen die verschuldigd zijn aan de leverancier. Dit proces gaat door totdat alle goederen of diensten zijn geleverd, de volledige betaling is gedaan en de aankoop is afgesloten (wat betekent dat je verder niets hoeft te doen).
Typen aanvragen in Payhawk
Payhawk Beheerders in je bedrijf kunnen verschillende soorten aanvragen definiëren. Het doel is om het overzicht over de bedrijfsuitgaven te verbeteren, budgetten effectiever te beheren, uitgaven beter te categoriseren en op maat gemaakte workflows in te stellen op basis van het specifieke aanvraagtype.
Bijvoorbeeld:
Als je een aanvraag indient voor een nieuw tekentablet, kun je het aanvraagtype hardware selecteren, ervan uitgaande dat zo'n type voor je bedrijf is gedefinieerd door een Payhawk Beheerder.
Dit aanvraagtype moet dan mogelijk worden goedgekeurd door de IT-Teammanager in plaats van je directe Teammanager.
Tegen het einde van de maand heeft je bedrijf een duidelijker inzicht in hoeveel er specifiek is uitgegeven aan nieuwe hardware.
Inkooporders kunnen ook worden gegenereerd voor je aanvraag als ze zijn ingeschakeld voor het Payhawk-account door een Payhawk Beheerder bij je bedrijf. Een inkooporder is een officieel document dat wordt uitgegeven door een koper aan een leverancier. Het specificeert de producten of diensten die zullen worden gekocht, samen met de hoeveelheden, prijzen en leveringsgegevens.
Wat betreft de frequentie van de aanvragen of inkooporders, deze kunnen eenmalig of herhalend zijn.
Opmerkingen over aanvragen
Payhawk Beheerders in je bedrijf kunnen instellingen hebben gedefinieerd voor aanvragen die je proces beïnvloeden. Let op de volgende bijzonderheden:
Voor sommige aanvragen kan een ontvangstbewijs nodig zijn (bijvoorbeeld wanneer het bedrijf goederen koopt), maar voor andere niet (bijvoorbeeld wanneer het bedrijf diensten koopt).
Payhawk Beheerders kunnen regels voor afwijkingen definiëren voor aanvragen. Deze regels zijn bedoeld voor situaties waarin het factuurbedrag van de leverancier hoger is dan het gevraagde bedrag of de ontvangen hoeveelheid artikelen afwijkt van wat door het bedrijf was besteld. In dergelijke gevallen kunnen bevoegde personen of rollen binnen je bedrijf om aanvullende informatie vragen om het probleem op te lossen.
Payhawk Accountants en Beheerders, evenals toegewezen beoordelaars, hebben toegang tot alle bedrijfsaanvragen.
Fasen in de levenscyclus van aanvragen
Om aan te sluiten bij de mijlpalen die elke aanvraag in je bedrijf moet doorlopen, organiseert Payhawk de levenscyclus van elke aanvraag in de volgende belangrijke fasen (of stappen) die relevant zijn voor eigenaren van aanvragen:
Sleutelfase | Acties, rollen en verantwoordelijkheden |
Aanvragen aanmaken en ter controle of goedkeuring indienen | Je kunt je aanvraag aanmaken en indienen via aanvragen > indienen. Op dezelfde locatie kun je aanvragen vinden die naar je zijn teruggestuurd door bevoegde personen in je bedrijf en zie je of er aanvullende aankoopgegevens nodig zijn en of de gegevens moeten worden bijgewerkt. Vanaf hier kun je als aanvrager:
Zodra je je aanvraag hebt ingediend:
|
Aanvragen beoordelen en goedkeuren | De aanvragen die je hebt ingediend, moeten worden beoordeeld en/of goedgekeurd door bevoegde personen binnen je bedrijf die door een Payhawk Beheerder zijn toegewezen als onderdeel van de beoordelings- en/of goedkeuringsworkflow. Tijdens de beoordelings- en/of goedkeuringsfase kun je als aanvrager nog steeds:
Als je bedrijf vereist dat aanvragen eerst worden beoordeeld voordat ze worden goedgekeurd, worden ze verplaatst naar aanvragen > goedkeuren zodra ze zijn beoordeeld. Als je bedrijf niet vereist dat aanvragen worden beoordeeld, wordt de aanvraag ondergeschikt gemaakt:
|
Ontvangstbewijzen en facturen uploaden voor je aanvragen | Tijdens het leveringsproces ontvang je ontvangstbewijzen voor de aangevraagde goederen en facturen voor de geleverde artikelen of diensten, die je kunt uploaden naar je aanvraag. Vanuit aanvragen > ontvangen en Aanvragen > facturen, kun je:
Als voor je aanvraag ontvangstbewijzen nodig zijn, alle ontvangstbewijzen zijn ontvangen en geüpload en de levering is voltooid, wordt de aanvraag overgezet naar aanvragen > factuur. Als alle facturen zijn geüpload, wordt je aanvraag overgezet naar aanvragen > betalen. |
Aanvragen betalen en afsluiten | Zodra alle facturen voor je aanvraag zijn betaald door de bevoegde personen binnen je bedrijf, zal je aanvraag:
|
Regelitems van aanvragen matchen met verschillende facturen of factuurregels
Wanneer je een aanvraag aanmaakt, voeg je de goederen of diensten die je nodig hebt toe als regelitems en geef je hun nettoeenheidsprijzen op. Wanneer aanvragen of inkooporderregels overeenkomen met uitgaven- of factuurregels, zijn de volgende regels van toepassing:
Bankkosten kunnen worden gekoppeld aan aanvragen waarbij de betalingsmethode is ingesteld op rekening of geen.
Kaartuitgaven kunnen worden gekoppeld aan aanvragen waarbij de betalingsmethode is ingesteld op kaart of geen.
Bankkosten kunnen niet worden gekoppeld aan aanvragen waarbij de betalingsmethode is ingesteld op betaling niet nodig.
Aanvragen en inkooporders met inactieve leveranciers worden uitgesloten van de overeenstemmingsopties.
Bij het selecteren van uitgaven die moeten worden vergeleken met aanvragen en inkooporders, zijn alleen uitgaven met de status open beschikbaar en wordt de volgende filterlogica toegepast:
Als aan de uitgave een leverancier is toegewezen, kun je een selectie maken uit alle aanvragen en inkooporders waaraan dezelfde leverancier of geen leverancier is toegewezen.
Als de kostenpost een voorgestelde leverancier heeft, kun je deze nog steeds koppelen aan alle aanvragen.
Als de uitgave een inkooporder-ID heeft, koppelt de automatiseringstool van Payhawk deze automatisch aan de inkooporder, omdat PO-ID's uniek zijn voor het systeem.
Welke aanvragen en inkooporders je mag zien, hangt af van je Payhawk-rol en -rechten. Als je bijvoorbeeld toestemming hebt gekregen om uitgaven te koppelen aan aanvragen en inkooporders, kun je deze actie uitvoeren, zelfs als je de uitgave, de aanvraag of de inkooporder nog niet hebt ingediend.
Houd rekening met de volgende scenario's om elke aanvraagregel nauwkeurig te matchen met de bijbehorende uitgave:
Als de aanvraag één regel bevat, zal de automatiseringstool van Payhawk automatisch de factuur daaraan koppelen.
Als de aanvraag een enkele regel heeft en de factuur meerdere regels, moet je elke onkostenregel bewerken, de informatie voor elke regel invullen en op opslaan klikken om bij te werken.
Als de aanvraag meerdere regels heeft en de factuur één regel, moet je handmatig selecteren met welk aanvraagitem je wilt matchen.
Als je meer context nodig hebt voor items in aanvragen die geen categorisatievelden hebben, kun je de optie splitsen in regels gebruiken:
Als er geen document is bijgevoegd, kun je de items handmatig splitsen.
Als er een document is bijgevoegd, kun je de items handmatig splitsen of regels uit het document halen.
Als de aanvraag en de factuur een verschillend aantal regels hebben, moet je handmatig de regels van de aanvraag matchen met de respectievelijke factuurregels van de uitgave.