Sie müssen darüber im Bilde sein, ob die Mittel auf Ihren Payhawk-Währungskonten für die definierten Kartenlimits Ihrer Mitarbeiter und die geplanten Banküberweisungen an Ihre Lieferanten ausreicht.
Ein unzureichendes Guthaben auf dem Hauptkonto des Unternehmens kann alle damit verknüpften Karten betreffen und deren Nutzung verhindern, bis das Konto wieder aufgeladen ist.
Die für die monatlichen Kartenlimits verfügbaren Mittel überprüfen
Nachdem die Karten für Ihre Mitarbeiter ausgestellt und deren monatliche Kartenlimits festgelegt wurden, können Sie prüfen, ob das auf Ihrem Payhawk-Konto verfügbare Geld ausreicht, um alle Kartenlimits abzudecken.
Auch wenn eine Karte ein hohes Ausgabenlimit hat, bestimmt das verfügbare Guthaben auf dem Finanzierungskonto den tatsächlich verfügbaren Betrag. Beispiel: Liegt das Kartenlimit bei 5.000 USD, das Finanzierungskonto enthält aber nur 587,33 USD, kann der Karteninhaber höchstens 587,33 USD ausgeben.
Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an.
Öffnen Sie oben links den App-Umschalter und gehen Sie zu Karten.
Prüfen Sie in der Liste der Karteninhaber, ob rote Beträge angezeigt werden. Rote Beträge bedeuten, dass das verfügbare Geld auf Ihrem Payhawk-Konto nicht ausreicht, um dieses monatliche Kartenlimit abzudecken.
Beheben Sie dieses Problem auf eine der folgenden Arten:
Senken Sie das Monatslimit für die Karte. Diese Vorgehensweise eignet sich, wenn der Karteninhaber die Karte bis zum Ende des Monats oder bis zur nächsten geplanten Aufstockung des Payhawk-Kontos nicht nutzen wird.
Laden Sie Ihr Payhawk-Konto mit Guthaben auf. Diese Vorgehensweise wird empfohlen, wenn der Karteninhaber bis zum Ende des Monats oder bis zum nächsten geplanten Aufstocken der Mittel auf Ihrem Payhawk-Konto Unternehmensausgaben tätigen wird.
Die verfügbaren Geldmittel für geplante Zahlungen und Abonnements überprüfen
So prüfen Sie, ob die Geldmittel auf Ihren jeweiligen Payhawk-Währungskonten für die anstehenden geplanten Zahlungen und Abonnements ausreichen:
Öffnen Sie oben links den App-Umschalter und gehen Sie zu Geldmittel.
Wählen Sie das gewünschte Währungskonto aus, indem Sie darauf klicken.
Wählen Sie im Kalender den Zeitraum aus, für den Sie die verfügbaren Geldmittel prüfen möchten.
Auf dem Bildschirm, der geladen wird, gehen Sie so vor:
Der Verfügbar-Betrag beziffert das Geld, das derzeit auf Ihrem Payhawk-Währungskonto verfügbar ist.
Wenn für dieses Payhawk-Währungskonto Zahlungen anstehen, klicken Sie auf den Abschnitt Bevorstehende Zahlungen, um die geplanten Zahlungen und fälligen Abonnements für den ausgewählten Zeitraum anzuzeigen.
Der Abschnitt Sicher auszugeben zeigt das Geld, das Sie tatsächlich ausgeben können, also die derzeit verfügbaren Geldmittel abzüglich der bevorstehenden Zahlungen.
Wenn die Geldmittel nicht ausreichen, um die anstehenden Zahlungen für den gewählten Zeitraum zu decken, zeigt das System bei der Kontoeröffnung eine Warnung an.
Wenn eine kürzlich vorgenommene Einzahlung noch nicht im Kontostand angezeigt wird, warten Sie, bis sie verarbeitet ist, bevor Sie die Zahlung erneut versuchen.
Einstellen von E-Mail-Benachrichtigungen bei abnehmendem Guthaben
Sie können das System bitten, Ihnen automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, wenn die auf Ihrem Währungskonto verfügbaren Mittel unter einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert fallen.
Öffnen Sie oben links den App-Umschalter, gehen Sie zu Geldmittel und wählen Sie das gewünschte Konto aus, indem Sie darauf klicken.
Schalten Sie auf der Registerkarte Einstellungen die Schaltfläche E-Mail-Benachrichtigungen ein und legen Sie den Schwellenwert fest.
Die E-Mail-Benachrichtigungen über niedrige Beträge werden an alle Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen gesendet.
Nützliche Ressourcen