Europa steht vor der größten regulatorischen Umstellung seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), da alle Länder auf strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnungen anstelle von PDF-Dateien umstellen.
Die EN 16931-Vorschrift zur E-Rechnung definiert den semantischen und syntaktischen Standard hinter den XML-Formaten und ermöglicht Automatisierung, Genauigkeit und die Vorbereitung auf bevorstehende nationale Rahmenbedingungen.
Um sich anzupassen, benötigen Unternehmen Technologien, die die Abläufe vereinfachen, die Datenqualität sicherstellen und die Finanzteams auf eine fragmentierte Landschaft von Formaten und Fristen vorbereiten.
Payhawk arbeitet mit Invopop zusammen, einem Peppol-zertifizierten Anbieter von Access Point (AP) und einem Multi-Netzwerk-Gateway für elektronische Rechnungen. Invopop ist ein AP-Anbieter für zahlreiche Länder innerhalb und außerhalb Europas, darunter Peppol BIS 3.0, Factur-X, XRechnung, Facturae und andere nationale Schemata, die in der vollständigen Liste von Invopop aufgeführt sind.
Dadurch kann Payhawk strukturierte elektronische Rechnungen in allen europäischen Ländern empfangen, validieren, genehmigen, bezahlen und exportieren, unabhängig von der jeweiligen Infrastruktur des Landes.
Nachstehend ein Beispiel einer E-Rechnung im xRechnung XML-Format:
Wie behandelt Payhawk E-Rechnungen?
Payhawk unterstützt derzeit die Verarbeitung von mehreren E-Rechnungsformaten und -versionen über Invopop, darunter ZUGFeRD und XRechnung (Deutschland), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (Frankreich) sowie UBL- und CII-Varianten.
Eingehende strukturierte E-Rechnungen werden je nach Land anhand von Identifikatoren wie der Peppol-Teilnehmer-ID, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der SIRET weitergeleitet.
Lebenszyklus der E-Rechnung in Payhawk
Die Verarbeitung der strukturierten E-Rechnungen in Payhawk erfolgt in folgenden Schritten:
Obwohl die Schritte denen bei der Bearbeitung von PDF-Dateien ähneln, unterscheidet sich der zugrunde liegende Ablauf grundlegend, da XML-Rechnungen einer deterministischen Validierung unterzogen werden, länderspezifische Regeln durchgesetzt werden und qualitativ hochwertige strukturierte Daten für die Genehmigung, Zahlung und Abstimmung sichergestellt werden.
E-Rechnungen empfangen
Wenn Lieferanten strukturierte E-Rechnungen über das Netzwerk ihres Landes versenden, beispielsweise Peppol oder PDP/PPF, werden die Dokumente über die folgende Kette von Schritten an Payhawk übermittelt:
Anbieter
Access Point des Lieferanten
Netz, zum Beispiel Peppol oder PDP/PPF
Invopop
Payhawk
Sobald die Rechnung bei Payhawk eingeht, überprüft das System, ob sie bereits per Karte bezahlt wurde. Ist dies der Fall, wird sie als Dokument zur entsprechenden Kartentransaktion hinzugefügt. Wenn sie noch bezahlt werden muss, wird sie als neue Rechnung angelegt und ist auf der Registerkarte Einreichen sichtbar.
Die meisten strukturierten E-Rechnungen werden im XML-Format übermittelt. Payhawk erstellt automatisch eine PDF-Vorschau zur besseren Lesbarkeit und bewahrt die ursprüngliche XML-Datei für Audit- und Exportzwecke auf.
Wenn Lieferanten hybride PDF-Dateien mit eingebettetem XML ausstellen, wie beispielsweise Factur-X in Frankreich oder ZUGFeRD in Deutschland, verwendet Payhawk die Original-PDF-Datei und verarbeitet das eingebettete XML, ohne eine zusätzliche Vorschaudatei zu generieren.
Daten aus E-Rechnungen extrahieren
E-Rechnungen werden automatisch anhand der EN 16931-Regeln und des länderspezifischen Schemas überprüft.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von E-Rechnungen ist ihr strukturiertes und standardisiertes Format, was Payhawk eine 100 % genaue Extraktion der Daten ermöglicht. Nach Extraktion der Daten werden zwecks einfacher Identifizierung automatisch aus der E-Rechnung ausgefüllte Felder mit einem blauen Symbol markiert.
Sie können die Ausgabendetails noch immer bearbeiten und direkt Text in der PDF auswählen – und zwar sowohl in der generierten Vorschau als auch im ursprünglichen Dokument – genau, wie Sie das mit jedem anderen Dokument in Payhawk auch können.
Befolgen des Genehmigungsworkflows für E-Rechnungen
Der Genehmigungs-Workflow für Ausgaben mit E-Rechnungen in Payhawk funktioniert genauso wie für reguläre Dokumente. Unabhängig von der Art des hochgeladenen Dokuments folgt Payhawk dem von Ihnen definierten Genehmigungsprozess. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass dank der klar strukturierten Daten weniger manuelle Korrekturen erforderlich sind.
Zahlungsausführung für E-Rechnungen
Nach der Genehmigung können E-Rechnungen direkt über Payhawk bezahlt werden. Auf diese Weise können Finanzteams den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess in einem System verwalten, vom Empfang der strukturierten E-Rechnung über die Ausführung der Zahlung bis hin zum Abgleich.
Eine Ausgabe mit einer E-Rechnung exportieren
Der Export funktioniert genauso wie bei den anderen Ausgaben, enthält aber die strukturierten Datums- und Quelldateien:
Für XML-E-Rechnungen: Payhawk exportiert sowohl die ursprüngliche XML-Datei als auch die PDF-Vorschau.
Für hybrid strukturierte PDF-Dateien (Factur-X oder ZUGFeRD): Payhawk exportiert die Original-PDF-Datei mit dem eingebetteten XML-Code.
Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Daten in ein integriertes ERP- oder Buchhaltungssystem exportieren oder die Standard-Exportfunktion verwenden.