Payhawk kann Ihre Kartentransaktionen als Kreditkartenbelastungen in Oracle NetSuite exportieren. Eine Kreditkartenbelastung erfasst bereits beglichene Kartenausgaben, sodass die Ausgabe und die Zahlung in einem einzigen Datensatz verbucht werden, anstatt zunächst eine Lieferantenrechnung und anschließend eine Rechnungszahlung zu erfassen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel über Exportierte Daten zwischen Oracle NetSuite und Payhawk.
Vor dem Start
Bevor Sie Kartentransaktionen als Kreditkartenbelastungen exportieren, stellen Sie bitte sicher, dass:
Ihr Oracle NetSuite-Konto über mindestens ein Hauptbuchkonto vom Typ Kreditkarte verfügt. Ein Konto vom Typ Sonstige kurzfristige Verbindlichkeiten ist für diesen Datensatztyp nicht geeignet.
Ihre Oracle NetSuite-Rolle über die Berechtigung Kreditkarte auf der Ebene Voll verfügt. Die Berechtigungen für die Konten der Kreditorenbuchhaltung, die Sie für Lieferantenrechnungen verwenden, gelten nicht für diesen Datensatztyp.
Export von Kreditkartenbelastungen einrichten
Wenn Sie Payhawk mit Oracle NetSuite verbinden, wählen Sie den Datensatztyp für Kartenausgaben aus oder ändern Sie diesen später in den Integrations-Einstellungen:
Gehen Sie im Webportal von Payhawk zu Einstellungen > Integrationen.
Klicken Sie bei der Oracle NetSuite-Integration auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Konfiguration bearbeiten.
Wählen Sie in den Export-Einstellungen für Kreditkartenausgaben als Datensatztyp Kreditkartenbelastungen aus.
Wählen Sie das Hauptbuchkonto für Kreditkarten, das belastet werden soll.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Kreditkartenbelastungen in Oracle NetSuite vornehmen
Payhawk exportiert eine Kartentransaktion als Kreditkartenbelastung, nachdem die Transaktion abgerechnet und die Ausgabe überprüft wurde. Payhawk erstellt hierfür keinen separaten Zahlungsbuchungseintrag, da die Belastung sowohl die Ausgabe als auch die Zahlung abdeckt.
Die Buchung wird sofort nach dem Speichern durch Oracle NetSuite verbucht, woraufhin Oracle NetSuite die folgenden Schritte durchführt:
Das Aufwandskonto bzw. das Sachkonto wird mit dem Nettobetrag belastet.
Belastet das Konto „Mehrwertsteuer bzw. GST auf Einkäufe“ mit dem Steuerbetrag.
Schreibt den Bruttobetrag dem Kreditkartenkonto gut.
Der Saldo Ihres Kreditkartenkontos ist ab diesem Zeitpunkt mit Ihrer Kreditkartenabrechnung verknüpft. Sie begleichen den Saldo später im Rahmen der Abrechnung selbst, nicht durch eine Rechnungszahlung.
Eine Kreditkartenbelastung enthält das Feld Lieferant, und Ihre Kartenausgaben bleiben in den Lieferantenausgaben- und Einkaufsberichten sichtbar. Die Belastung erzeugt keinen Eintrag in der Kreditorenbuchhaltung und erscheint daher weder in der Fälligkeitsübersicht der Verbindlichkeiten noch in Zahlungsläufen oder in der auf Verbindlichkeiten basierenden Liquiditätsprognose.
Exportierte Daten
Payhawk übermittelt die folgenden Daten in eine Kreditkartenbelastung:
Lieferant
Kategorie, zugeordnet zum Kontenplan in Oracle NetSuite
Belegdatum
Leistungszeitraum, angezeigt als Buchungsperiode in Oracle NetSuite
Notiz, angezeigt im Feld Memo
Belegbild
Betrag ohne Steuern
Währung und Wechselkurs
MwSt.-Satz
Klassifizierungen, einschließlich Abteilungen, Klassen, Standorte und benutzerdefinierte Segmente
Kreditkartenbelastungen enthalten keine Angaben zu Fälligkeitsdatum, Beginn der Tilgung, Ende der Tilgung sowie keine Links zu Bestellungen; daher werden diese von Payhawk übersprungen.
Hinweise zum Export von Kreditkartenbelastungen
Wenn Sie die Payhawk-Kartenausgaben von einer Verknüpfung mit einem Bankkonto auf ein Kreditkarten-Hauptbuchkonto umstellen, nehmen Sie diese Änderung bitte zum Monatsende vor. Dadurch bleibt der Saldo des Kreditkartenkontos mit Ihrer Kreditkartenabrechnung abgestimmt, und es werden gemischte Buchungen innerhalb einer Buchungsperiode vermieden.
Bei einer Kreditkartenbelastung wird die Ausgabe direkt auf das Hauptbuchkonto der Kreditkarte verbucht, sodass keine offene Verbindlichkeit besteht, mit der eine Zahlung verknüpft werden könnte.