Die direkte Integration zwischen Payhawk und Oracle NetSuite ermöglicht Ihnen die volle Kontrolle über die zwischen den beiden Systemen ausgetauschten Daten.
Payhawk führt eine Datensynchronisation durch, wenn die Verbindung zu Oracle NetSuite zum ersten Mal hergestellt wird. Optional können Payhawk-Administratoren die Datensynchronisation bei Bedarf auslösen.
Die Integration erstellt oder ordnet ein Bankkonto für jede aktive Währung in Payhawk zu.
Stammdaten und benutzerdefinierte Felder
Das folgende Diagramm zeigt die Stammdaten und benutzerdefinierten Felder, die automatisch zwischen den Systemen synchronisiert werden.
Überprüfung der Ausgaben und Abrechnung der Zahlungen
Das folgende Diagramm zeigt die ausgetauschten Daten über geprüfte Ausgaben und abgerechnete Zahlungen zwischen den Systemen Payhawk und Oracle NetSuite.
Senden von Zahlungen an Oracle NetSuite
Aus buchhalterischen Gründen exportiert Payhawk nur abgewickelte Transaktionen. Das heißt, wenn eine Zahlung zwar autorisiert, aber noch nicht abgewickelt wurde, exportiert Payhawk sie nicht nach Oracle NetSuite.
Sobald eine Transaktion von der Bank abgewickelt wurde, werden das Abwicklungsdatum und der Betrag automatisch in das Payhawk-Bankkonto in Oracle NetSuite als Kontoauszugszeile exportiert, die Kartentransaktionen und Banküberweisungen enthält.
Weitere Informationen zur Payhawk-Oracle NetSuite-Kontenintegration finden Sie im Artikel über die Synchronisieren von Konten mit Oracle NetSuite.
Einzahlungen an Oracle NetSuite weiterleiten
Sobald eine Einzahlung eingegangen ist, schiebt Payhawk standardmäßig die Einzahlungstransaktion automatisch als Einzahlungstransaktion in Oracle NetSuite.
Manchmal ist der automatische Export von Einzahlungen aufgrund von erforderlichen vordefinierten Einstellungen nicht erwünscht. Wenden Sie sich in solchen Fällen an Payhawk, um die automatische Exportfunktion für Einzahlungen zu deaktivieren.
Weitereleiten von Ausgaben an Oracle NetSuite
Sobald eine Ausgabe mit der Option Als geprüft markieren als geprüft markiert wurde, sendet Payhawk diese Ausgabe an Oracle NetSuite.
Diese Konventionen gelten für die folgenden spezifischen Ausgaben:
Kartenausgaben und Rechnungen werden entweder als Lieferantenrechnungen, Journalbuchungen oder als Spesenbericht exportiert.
Rückerstattungen können nach Oracle NetSuite exportiert werden als Gutschriften oder Journalbuchungen. Der Zahlungsanteil der Rückerstattung wird ebenfalls als Journalbuchung exportiert, und Sie können wählen, ob dieser Zahlungsanteil der Rückerstattung entweder an die Gutschrift oder an die Journalbuchung der Rückerstattung angehängt wird. Beachten Sie, dass die Zahlung immer als Journalbuchung exportiert wird, unabhängig davon, ob der erste Teil der Ausgabe eine Gutschrift oder eine Journalbuchung ist.
Während der Verbindung zwischen Payhawk und Oracle NetSuite können Sie wählen, ob Sie erstattungsfähige Ausgaben als Lieferantenrechnungen, Journalbuchungen oder Spesenbericht exportieren möchten. Diese Konfiguration gilt für alle Erstattungen sowie für Kilometer- und Tagegeldabrechnungen.
Wenn Sie sich für den Export von Erstattungen als Lieferantenrechnungen entscheiden, legt Payhawk den Mitarbeiter als Lieferanten an und verwendet diesen Lieferanten für alle erstattungsfähigen Ausgaben.
Wenn Sie sich für den Export von Erstattungen als Ausgabenberichte entscheiden, durchsucht Payhawk während des Exports die Mitarbeiterdatensätze in Oracle NetSuite nach einem Mitarbeiter mit der gleichen externen ID.
Wenn der Mitarbeiter keine externe ID in Payhawk hat, sucht Payhawk in Oracle NetSuite anhand von E-Mail und Mitarbeiternamen.
Wenn der Mitarbeiter nicht gefunden oder abgeglichen werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Payhawk unterstützt den Export von Rechnungen im Zusammenhang mit Reverse Charge sowohl für die Standard-Steuereinrichtung als auch für SuiteTax:
Für die Standard-Steuereinrichtung erstellen Payhawk-Kunden in der Regel Reverse-Charge-Steuercodes mit einem Steuersatz von 0 % (null Prozent). Dadurch wird sichergestellt, dass der Gesamtbetrag der Rechnung in Oracle NetSuite mit dem Nettobetrag der Rechnung übereinstimmt. Innerhalb dieser Steuercodes definieren Kunden den Reverse-Charge-Prozent, den Oracle NetSuite automatisch anwendet. Darüber hinaus werden in den Steuercodeeinstellungen in Oracle NetSuite zwei Hauptbuchkonten, beispielsweise Umsatzsteuerforderungen und Umsatzsteuerverbindlichkeiten, konfiguriert, um die korrekte Auswirkung auf das Hauptbuch für Reverse-Charge-Transaktionen zu gewährleisten.
Für die SuiteTax-Einrichtung berechnet Oracle NetSuite automatisch die Reverse-Charge-Hauptbuchbuchungen. Wenn Payhawk eine Rechnung mit einem Reverse-Charge-Steuercode exportiert, sendet es den Nettobetrag sowohl als Netto- als auch als Gesamtbetrag auf der Rechnung ohne Steuercode und Steuerbetrag. Dadurch wird sichergestellt, dass Oracle NetSuite alle von Payhawk berechneten Steuerbeträge ignoriert und stattdessen seine eigene Steuerlogik und Hauptbuchauswirkungen basierend auf der Reverse-Charge-Konfiguration anwendet.
Unabhängig von der Steuerkonfiguration synchronisiert Payhawk Steuersätze und Steuercodes genau so, wie sie in Oracle NetSuite definiert sind.
Spesenberichte an Oracle NetSuite übermitteln
Sobald ein Spesenbericht geprüft wurde, überträgt Payhawk die Ausgaben aus diesem Spesenbericht an Oracle NetSuite.
Sie können die Ausgaben aus einem Spesenbericht auf eine der folgenden Arten exportieren:
Die Ausgaben in einem Spesenbericht können als einzelne Ausgaben in Oracle NetSuite exportiert werden.
Der gesamte Spesenbericht kann in aggregierter Form in Oracle NetSuite exportiert werden. In diesem Fall werden die Ausgaben im Spesenbericht als separate Zeilen desselben Transaktionsdatensatzes in Oracle NetSuite exportiert, beispielsweise als Lieferantenrechnung, Journalbuchung oder Spesenbericht. Bitte beachten Sie, dass, wenn eine Ausgabe im Spesenbericht mehrere Positionen umfasst, jede Position als separate Zeile in Oracle NetSuite exportiert wird.
Bei aggregierten Exporten wird die Währung im Transaktions-Header durch die für den Mitarbeiter (den Inhaber des Spesenberichts) in Oracle NetSuite konfigurierte Erstattungswährung bestimmt. Ist keine Erstattungswährung festgelegt, verwendet Payhawk standardmäßig die Basiswährung der verbundenen Oracle NetSuite-Tochtergesellschaft. Ausgaben in Fremdwährungen werden automatisch in diese Header-Währung umgerechnet.
Wenn zum Beispiel die Erstattungswährung eines Mitarbeiters in Oracle NetSuite auf EUR eingestellt ist und dieser einen Spesenbericht mit Ausgaben in USD, GBP und EUR einreicht, wird die resultierende Lieferantenrechnung EUR als Header-Währung aufweisen. Die USD- und GBP-Positionen werden entsprechend in EUR umgerechnet.
Beachten Sie, dass diese Umrechnung für aggregierte Exporte als Lieferantenrechnungen und Journalbuchungen gilt, bei denen alle Positionen einer einzigen Header-Währung entsprechen. Oracle NetSuite-Spesenberichte verhalten sich anders — jede Spesenposition behält ihre ursprüngliche Währung bei.
Verknüpfen von Rechnungen und Zahlungen
Wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und die Ausgabe über Payhawk bezahlt wurde, erstellt und verknüpft Payhawk automatisch einen Zahlungsjournaleintrag.
Exportierte Datenfelder nach Oracle NetSuite
Payhawk exportiert die folgenden Datenfelder in das Oracle NetSuite-System:
Lieferant - Wenn der Lieferant noch nicht in Oracle NetSuite vorhanden ist, weist Payhawk den Benutzer darauf hin, dass es sich möglicherweise um einen neuen Lieferanten handelt, und zeigt die Möglichkeit an, ihn von Payhawk aus anzulegen oder, wenn die Benutzerrolle Mitarbeiter ist, dies von einer Administratorrolle aus anzufordern.
Kategorie - Abgebildet auf den Oracle NetSuite-Kontenplan.
Dokumentennummer
Dokumentendatum
Leistungszeitraum (Buchungszeitraum in Oracle NetSuite) - Sobald ein Payhawk-Administrator das Datum des Leistungszeitraums in Payhawk ändert, wird standardmäßig das Belegdatum der im ERP-System gebuchten Ausgabe überschrieben, es sei denn, die Option Transaktionsdatum außerhalb des Buchungszeitraums zulassen in Oracle NetSuite wurde aktiviert.
Fälligkeitsdatum - Für alle Bankspesen exportiert Payhawk das Fälligkeitsdatum. Wenn kein Fälligkeitsdatum eingegeben wurde, verwendet Payhawk das Ausgabendatum als Fälligkeitsdatum.
Hinweis - Das Feld Hinweis für die Ausgabe in Payhawk wird im Feld Memo der Ausgabe in Oracle NetSuite angezeigt.
Dokumentenabbildung
Betrag - Der Gesamtbetrag abzüglich des Steuersatzes für die Ausgabe.
Währung
MwSt-Satz - Der von Oracle NetSuite bereitgestellte Steuersatz. Der Mehrwertsteuersatz wird automatisch aus Oracle NetSuite synchronisiert, gilt jedoch nicht für US-Unternehmen, da in den USA keine Mehrwertsteuer anfällt.
Klassifizierungen - Payhawk importiert Oracle NetSuite-Klassifizierungen und ermöglicht es Ihnen, diese als Ausgabenfelder zu verwenden.
Gebühren - Wenn für die Transaktion eine Gebühr anfällt, wird während der Verbindung mit dem ERP-System ein separater Zahlungsbucheintrag auf dem entsprechenden Konto erstellt.
FX-Kurs - Beim Exportieren von Rechnungen verwendet Payhawk den FX-Kurs von Oracle NetSuite, während für Rechnungszahlungen der FX-Kurs von Payhawk verwendet wird.
Amortisationsbeginn (Datum) und Amortisationsende (Datum) - Wenn die beiden Systeme verbunden sind, werden die Amortisationsvorlagen von Oracle NetSuite mit den Daten aus dem eingebauten Kostenfeld Amortisation synchronisiert.
Für Journalbuchungen auf Zeilenebene - Der ausgewählte Amortisationsplan Wert einer Ausgabe in Payhawk wird an die Journalbuchung unter Amortisation Zeitplan nur in der Ausgabenzeile (Soll) gesendet. Beim Exportieren einer Ausgabe werden die Daten aus den beiden Ausgabenfeldern Amortisationsbeginn und Amortisationsende jeweils an die Datumsfelder Amortisationsbeginn und Amortisationsende in Oracle NetSuite gesendet.
Für Lieferantenrechnungen oder Rechnungsgutschriften auf Zeilenebene - Der ausgewählte Amortisationsplan Wert einer Ausgabe in Payhawk wird an die Journalbuchung unter Amortisation Zeitplan nur in der Ausgabenzeile (Soll) gesendet. Beim Exportieren einer Ausgabe werden die Daten aus den beiden Ausgabenfeldern Amortisationsbeginn und Amortisationsende jeweils an die Datumsfelder Amortisationsbeginn und Amortisationsende in Oracle NetSuite gesendet.
Für erstattungsfähige Ausgaben - Wenn eine erstattungsfähige Ausgabe als Ausgabenbericht in Oracle NetSuite exportiert werden soll und eines der Felder Amortisation (Zeitplan, Startdatum oder Enddatum) in Payhawk ausgefüllt ist, werden sie beim Export übersprungen, da der Ausgabenbericht keine Amortisationszeitpläne oder Start- und Enddaten für die Amortisation unterstützt.