In diesem Artikel finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit der Eröffnung neuer Payhawk Firmenkonten in den USA.
Warum müssen Karteninhaber von US-Unternehmen ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) angeben?
Um dem USA Patriot Act 2001 zu entsprechen, müssen alle Finanzinstitute eine Richtlinie zur Kundenidentifizierungsrichtlinie haben. Bei Payhawk verlangen wir lediglich, dass jeder Karteninhaber eines angeschlossenen US-Unternehmens die folgenden Informationen in seinem Benutzerprofil angibt:
Name
Geburtsdatum
Staatsbürgerschaft
Sozialversicherungsnummer
Ja/Nein zu der Frage „Ich bin eine politisch verfolgte Person“.
Diese Daten können vom Mitarbeiter selbst oder vom Payhawk Administrator der Organisation eingegeben werden. Alle in Payhawk gespeicherten Daten sind SOC 2 Typ 2 konform, und Sie können unsere Sicherheitsrichtlinie online einsehen.
Wann ist eine Sozialversicherungsnummer (SSN) für Mitarbeitende erforderlich, die Payhawk nutzen?
In Übereinstimmung mit dem USA PATRIOT Act müssen Mitarbeitende, die eine Payhawk-Karte (physisch oder virtuell) erhalten möchten, ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) in ihrem Profil angeben.
Mitarbeitende, die Payhawk ausschließlich für Erstattungen nutzen und keine Karte haben, werden jedoch nicht daran gehindert, sich anzumelden oder die Plattform zu nutzen, wenn sie ihre SSN nicht angegeben haben.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender keine SSN angibt?
Mitarbeitende können ohne hinterlegte SSN keine Karte (physisch oder virtuell) erhalten.
Die Payhawk Mobile App erinnert Nutzende daran, ihre SSN einzugeben, aber dies ist keine blockierende Anforderung. Mitarbeitende können weiterhin auf die Payhawk-Plattform zugreifen und diese für erstattungsbezogene Aktivitäten nutzen.
Payhawk-Administratoren sollten Karteninhaber ermutigen, ihre SSN-Details zu vervollständigen, um die Compliance sicherzustellen und die Kartenausstellung zu ermöglichen.
Wird die Eingabe der SSN in der Payhawk-Plattform erzwungen?
Nein. Es gibt keine Systemsperre, die Mitarbeitende daran hindert, sich anzumelden oder Payhawk zu nutzen, wenn sie ihre SSN nicht angegeben haben. Die Kartenausstellung ist jedoch ohne SSN nicht möglich.
Was ist, wenn Sie eine Karte für eine Person im Ausland ausstellen, die keine Sozialversicherungsnummer hat?
Sie können „Keine Sozialversicherungsnummer?“ wählen und die folgenden Informationen in ihr Benutzerprofil eingeben:
Name
Geburtsdatum
Staatsbürgerschaft
Ausweis-/Reisepassnummer
Ablauf
Ja/Nein zu der Frage „Ich bin eine politisch verfolgte Person“.
Payhawk verlangt für die Ausstellung der Karten keine Kopien einzelner Ausweisdokumente und gleicht die Daten nicht mit einer Datenbank ab.
Warum schlägt die Karteninhaberverifizierung mit der Fehlermeldung fehl, dass die Steueridentifikationsnummer ungültig oder dupliziert ist?
Dieser Fehler tritt auf, wenn die während der Karteninhaberverifizierung eingegebene persönliche Steueridentifikationsnummer (beispielsweise Sozialversicherungsnummer oder individuelle Steueridentifikationsnummer) entweder:
Bereits im System vorhanden ist - sie wurde für eine andere Person registriert, beispielsweise für einen Geschäftsinhaber, einen leitenden Angestellten oder einen anderen Karteninhaber des Kontos.
Ungültig ist - das Format oder der Wert entspricht nicht den erwarteten Anforderungen.
Die während der Karteninhaberverifizierung angeforderte Steueridentifikationsnummer ist die persönliche Kennung der Person, nicht die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) des Unternehmens.
Um ihre Steueridentifikationsnummer und andere persönliche Angaben zu ändern, müssen Mitarbeiter:
Zum Payhawk-Webportal navigieren.
Mit der Maus über ihr Profilbild fahren, Profil verwalten und anschließend Persönliche Informationen auswählen.
Kann ich eine Karte für ein gemeinsames oder Team-E-Mail-Konto anstelle einer bestimmten Person ausstellen?
Nein. Für in den USA ausgestellte Karten (und bestimmte andere Rechtsordnungen) ist die Karteninhaberverifizierung eine gesetzliche Anforderung. Jeder Karteninhaber muss eine reale Person mit einer eigenen eindeutigen persönlichen Steueridentifikationsnummer (beispielsweise SSN oder ITIN) sein.
Ein gemeinsames oder Team-E-Mail-Konto kann weiterhin als Benutzer der Payhawk-Plattform verwendet werden für:
Die Verwaltung von Ausgaben
Die Genehmigung von Transaktionen
Die Ansicht von Berichten
Es kann jedoch nicht als Karteninhaber verifiziert werden, da es keine einzelne Person mit einer persönlichen Steueridentifikationsnummer darstellt.
Um eine Karte auszustellen, weisen Sie die Karte einer realen Person zu. Diese Person muss Folgendes angeben:
Rechtsgültiger Name
Geburtsdatum
Persönliche Steueridentifikationsnummer (SSN oder ITIN)
Weitere erforderliche Verifizierungsangaben
Diese Anforderungen gelten speziell für US-Kartenprogramme aufgrund von Vorschriften zur Kundenidentifizierung (KYC) und zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML). Andere Regionen oder Kartenanbieter können abweichende Anforderungen haben.