FAQ zu Ausgabenarten

In diesem Artikel finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu den verschiedenen Ausgabenarten in Payhawk.

Kann ich Erstattungen in US-Einrichtungen ohne Kreditlinie vornehmen, wenn ich keine Karten verwende?

Ja, wenn Ihre US-Einrichtung sich gegen die Verwendung von Firmenkarten entscheidet, können Rückerstattungen trotzdem verarbeitet werden, aber es gibt einige Voraussetzungen, um diese Funktion zu aktivieren. Um Ihre US-Mitarbeiter über Ihre US-Einrichtung zu entschädigen, müssen Sie ein einfaches KYC-Verfahren sowie die Einrichtung einer Kreditlinie über 1,00 USD abschließen. Die Mittel für solche Erstattungen werden direkt von Ihrem bestehenden US-Bankkonto und nicht von Ihrem Payhawk Konto abgehoben.

Warum erstellt Payhawk Rechnungen pro Reisebuchung statt monatlicher Sammelrechnungen?

Payhawk erstellt für jede Reisebuchung eine separate Rechnung anstelle einer monatlichen Sammelrechnung. Dieser Ansatz ermöglicht eine bessere Kontrolle und Transparenz. Auf diese Weise profitieren Finanzteams sowohl von mehr Kontrolle als auch von höherer Effizienz – Echtzeitdaten für eine bessere Entscheidungsfindung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Die folgende Tabelle fasst die Merkmale der Rechnungsstellung pro Buchung und der zentralen Rechnungsstellung zusammen.

Merkmale der Rechnungsstellung pro Buchung	Merkmale des zentralen Rechnungsstellung
Finanzteams sehen Reisekosten, sobald sie anfallen. So können sie Budgets leichter nachverfolgen und Regelverstöße frühzeitig erkennen.	Finanzteams sehen das tatsächliche Ausgabeverhalten erst nach dem monatlichen Kontoauszug. Für sie ist es schwieriger, den Cashflow zur Monatsmitte zu prognostizieren.
Rechnungen können zum Zeitpunkt der Buchung automatisch Kostenstellen, Abteilungen oder Projekten zugeordnet werden.	Die Zuordnung einzelner Fahrten zu Abteilungen, Kostenstellen oder Projekten erfordert nach der monatlichen Pauschale eine interne Verrechnung. Ohne präzise Datenerfassung ist das mühsam und fehleranfällig.
Führungskräfte werden am Monatsende nicht von einer hohen Sammelrechnung überrascht.	Wenn die Richtlinie während des Monats ignoriert wird, kann das Finanzteam nur im Nachhinein eingreifen; bis dahin sind die Ausgaben bereits getätigt worden.