Dieser Artikel bietet Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Lieferanten bei Payhawk.
Was sind die Voraussetzungen für die Einrichtung des Lieferantenmanagements in Payhawk?
Vor der Einrichtung der Lieferanten-App können Sie entweder eine Liste Ihrer bestehenden Lieferanten hochladen oder eine Verbindung zu Ihrem ERP-System herstellen, um eine Synchronisierung durchzuführen.
Wie kann ich Lieferanten in Payhawk erstellen?
Lieferanten können manuell erstellt werden:
Indem Sie sie über die Payhawk-Plattform importieren und exportieren.
Die Lieferanten-App von Buchhaltern und Administratoren verwenden lassen.
Neue Lieferanten hinzufügen, wenn Sie Ausgaben über das Payhawk OCR-Tool hochladen.
Können Mitarbeiter neue Lieferanten in Payhawk erstellen?
Nein, sie können einen Lieferanten nur als „neu“ markieren. Nur Administratoren und Buchhalter können neue Lieferanten in Payhawk anlegen.
Welchen Zweck erfüllt die Funktion zur Kategorisierung der Lieferantenausgaben?
Die Funktion zur Kategorisierung von Lieferantenausgaben bietet Ihnen die Möglichkeit, für integrierte und benutzerdefinierte Ausgabenfelder Werte zu definieren, die mit den Ausgaben dieses Lieferanten in Zusammenhang stehen, wodurch eine einheitliche und genaue Kategorisierung gewährleistet wird.
Kann ich die Ausgabenkategorisierung für einen bestimmten Lieferanten bearbeiten?
Ja. Sie können die Ausgabenkategorisierung für einen Lieferanten jederzeit bearbeiten.
Wie archiviere ich einen Lieferanten in Payhawk?
Wenn ein Lieferant nicht mehr benötigt wird oder seine Daten nicht korrekt sind, können Sie den Lieferanten auf die Registerkarte Lieferanten> Archiviert verschieben.
Gibt es irgendwelche Einschränkungen bei der Synchronisierung von Lieferantendaten zwischen Payhawk und ERP-Systemen?
Ja. Derzeit synchronisiert Payhawk die Bankdaten der Lieferanten nicht mit dem ERP. Kunden müssen die Bankdaten in der Lieferanten-App manuell hinzufügen oder wenn sie einen Lieferanten über Payhawk bezahlen.
Wie oft erfolgt die Synchronisierung der Lieferanten mit dem ERP-System?
Die Lieferantendaten aus dem ERP werden täglich mit Payhawk synchronisiert. Die Synchronisierung der Lieferantendaten von Payhawk mit dem ERP erfolgt in Echtzeit.
Werden Mitarbeiter wie Lieferanten behandelt?
Ja. Wie in den ERP-Systemen wird jeder Mitarbeiter als Lieferant in der Lieferanten-App angezeigt.
Was ist, wenn die Zahlungsdaten des Lieferanten zwischen Payhawk und der Rechnung nicht übereinstimmen?
In diesem Fall erscheint eine Warnmeldung und die Rechnung wird erst nach der Bestätigung durch einen Payhawk-Buchhalter in das ERP-System übertragen.
Wie kann ich Lieferantenfelder hinzufügen?
Gehen Sie zu Einstellungen > Lieferantenfelder > Zusätzliche Felder. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über Lieferantenfelder.
Wie kann ich die Kategorisierung nach Lieferanten aktivieren?
Gehen Sie zu Einstellungen > Felderbibliothek. Schalten Sie für ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld den Schalter für die Kategorisierung der Ausgaben nach Lieferanten ein. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Lieferanten >Ausgabenkategorisierung und Sie sehen das Feld, das mit Informationen pro Lieferant ausgefüllt werden kann.
Für weitere Informationen:
Ich möchte nicht alle Lieferanten aus unseren Kartentransaktionen in unsere Lieferantenliste aufnehmen. Kann ich sie davon ausschließen?
Ja. Dafür verwenden Sie einen sogenannten „Standard“-Lieferanten.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat mit seiner Karte bei KFC bezahlt. Allerdings möchten Sie KFC nicht in die Liste der Lieferanten des Unternehmens aufnehmen. Um dies zu bewerkstelligen, können Sie während des Überprüfungsprozesses des Ausgabeneintrags den „Standard“-Lieferanten auswählen.
Falls noch kein solcher „Standard“-Lieferant angelegt wurde, erstellen Sie einen Eintrag Standard – Lebensmittel-Lieferant.
Wenn ein solcher „Standard“-Lieferant bereits erstellt wurde, können Sie ihn direkt auswählen.
Folglich wird beim nächsten Bezahlen an einem KFC-Kassenterminal der Lieferant automatisch als Standard – Lebensmittel angezeigt.
Warum wurden einige meiner Lieferanten archiviert?
Lieferanten von vergangenen Ausgaben können archiviert erscheinen (auf der Registerkarte Lieferanten > Archiviert), wenn sie derzeit nicht in der ERP-Liste vorhanden sind. Deshalb haben sie auch keine externe ID.
Hinweis: Alle aktiven Lieferanten haben eine externe ID, während archivierte Lieferanten normalerweise keine haben. Setzen Sie einen Lieferanten in Ihrem ERP-System auf „inaktiv“, wird der Lieferant bei der täglichen Synchronisierung in Payhawk archiviert. In einem solchen Fall haben Sie einen archivierten Lieferanten mit einer externen ID.
Die Logik dahinter ist, dass Payhawk während der täglichen Synchronisierung die ERP-Daten überprüft und einen Lieferanten, der im ERP enthalten ist, als „aktiv“ synchronisiert. Sollte Payhawk jedoch einen Lieferanten erkennen, der in vergangenen Ausgaben verwendet wurde, aber derzeit nicht im ERP enthalten ist, so belässt Payhawk diesen als archiviert, damit Sie die Archivierung dieses Lieferanten aufheben und ihn als „aktiv“ festlegen können.
Wenn eine große Anzahl von Lieferanten auf einmal archiviert wurde, liegt das in der Regel daran, dass sie in Ihrem ERP-System, wie z. B. QuickBooks Online, auf inaktiv gesetzt oder entfernt wurden und Payhawk sie bei der nächsten täglichen Synchronisierung archiviert hat. Die manuelle Aufhebung der Archivierung in Payhawk ist nur eine vorübergehende Lösung, da bei der nächsten Synchronisierung jeder Lieferant, der im ERP-System weiterhin inaktiv ist oder fehlt, erneut archiviert wird. Um dieses Problem zu beheben, reaktivieren Sie zunächst die Lieferanten in Ihrem ERP-System und lösen Sie dann in Payhawk über das Drei-Punkte-Menü unter Lieferanten > Aktualisieren von [ERP-Name] eine manuelle Synchronisierung aus. Payhawk unterstützt keine Option zum Aufheben der Archivierung mehrerer Lieferanten gleichzeitig, sodass die Lieferanten einzeln wiederhergestellt werden müssen, sobald sie im ERP-System wieder aktiv sind.
Kann ich mehrere Namen für dieselbe Lieferanten-Steuer-ID haben?
Es kann keine doppelten Lieferanteneinträge geben – weder mit dem gleichen Lieferantennamen noch mit der gleichen Lieferanten-ID.
Kann ich mehrere USt.-Nummern mit demselben Lieferantennamen haben, z. B. Amazon mit unterschiedlichen USt.-Nummern für jedes Land?
Es können keine doppelten Lieferantennamen verwendet werden. Für dieses spezielle Beispiel könnten Sie Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK und so weiter nutzen, um die verschiedenen Namen für die verschiedenen Lieferanten zu verwenden.
Was passiert, wenn ich meine Verbindung zur ERP-Integration trenne?
Falls Sie Lieferanten über eine ERP-Integration importiert haben und dann die Verbindung trennen, werden die Lieferanten nicht gelöscht.
Wenn meine in Großbritannien registrierte Entität eine Rechnung in US-Dollar erhält, wird das Datumsformat beim Export in mein ERP-System automatisch erkannt und angepasst?
Ja. Wenn Ihre in Großbritannien registrierte Entität eine Rechnung in US-Dollar erhält, verwendet Payhawk die optische Zeichenerkennung (OCR), um die Währung zu erkennen und das Datumsformat als MM/TT/JJJJ zu interpretieren, was in den Vereinigten Staaten Standard ist.
Die OCR-Funktion von Payhawk erkennt automatisch alle gängigen Datumsformate, darunter das US-Format (z. B. 04/20/2026), das europäische Format (z. B. 20.04.2026), das ISO-Format (z. B. 2026-04-20) sowie weitere Varianten (z. B. 20. April).
Bei mehrdeutigen Datumsangaben, wie beispielsweise 04/05/2026, die sowohl den 5. April als auch den 4. Mai bedeuten können, ermittelt Payhawk das korrekte Datum anhand des Landes des Lieferanten. Ist als Land der Lieferant die USA angegeben, interpretiert Payhawk das Datum als MM/TT; ist ein europäisches Land angegeben, interpretiert Payhawk das Datum als TT/MM.
Werden Lieferanten, die britischer Kunde sind und die die Accounts Payable (AP) Funktion in Payhawk nutzen, Payhawk oder meinen Firmennamen auf ihren Kontoauszügen sehen?
Wenn Sie als britischer Kunde die Kreditorenbuchhaltung (AP) in Payhawk nutzen, sehen Ihre Lieferanten die Transaktionsdetails auf ihrem Kontoauszug auf folgende Weise:
Bei GBP-Überweisungen sieht der Lieferant Ihren Firmennamen.
Bei EUR-Überweisungen von Payhawk-IBANs sieht der Lieferant Ihren Firmennamen, während bei EUR-Überweisungen von JPM-IBANs der Lieferant sowohl Ihren Payhawk- als auch Ihren Firmennamen in den Zahlungsdetails sieht.
Bei USD-SWIFT-Überweisungen und globalen Devisenzahlungen wird der Lieferant sowohl Ihren Payhawk- als auch Ihren Firmennamen in den Zahlungsdetails sehen.
Ich habe kein EUR‑Konto, muss aber meinen Lieferanten in EUR bezahlen. Warum wird als einzige verfügbare Bankoption Außerhalb Europas (SWIFT) angezeigt?
Da Sie kein Payhawk‑Währungskonto in EUR besitzen, kann die Zahlung nicht über SEPA erfolgen, da SEPA ein Euro‑Konto innerhalb der SEPA‑Zone erfordert. Deshalb wird Außerhalb Europas (SWIFT) als einzige Option angezeigt – so können Sie Ihren Lieferanten in EUR bezahlen, auch ohne ein Payhawk‑Währungskonto in EUR.
Warum akzeptiert Payhawk die IBAN meines Lieferanten nicht?
Payhawk kann keine Zahlung erstellen, wenn die IBAN des Lieferanten unvollständig ist. Die IBAN-Länge ist je Land festgelegt, sodass die Nummer der vollständigen Länge entsprechen muss, die im Land des Lieferanten verwendet wird. Eine moldauische IBAN besteht beispielsweise immer aus 24 Zeichen: den Buchstaben MD, zwei Prüfziffern, einem zweistelligen Bankcode und einer 18-stelligen Kontonummer. Damit die Daten korrekt sind, bitten Sie Ihren Lieferanten um die vollständige IBAN, wie sie in seinen Bankunterlagen erscheint, zusammen mit dem BIC bzw. SWIFT-Code der Bank.
Das Ändern der Zahlungsmethode umgeht eine unvollständige IBAN nicht:
SEPA deckt ausschließlich EUR-Zahlungen ab, und das Empfängerkonto muss über SEPA erreichbar sein. Ein Konto, das nicht in EUR bei einer am SEPA-Verfahren teilnehmenden Bank geführt wird, kann auf diese Weise nicht bezahlt werden, selbst wenn die IBAN an sich gültig ist.
SWIFT ist der Weg für Lieferanten außerhalb des SEPA-Raums. Sobald Ihnen die vollständige IBAN und der BIC bzw. SWIFT-Code der Bank vorliegen, können Sie die Zahlung als SWIFT-Überweisung erstellen.