Lieferanten gewähren oft einen kleinen Rabatt bei vorzeitiger Begleichung einer Rechnung, beispielsweise 3 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen, netto 30 Tage.
In Deutschland und Österreich wird dieser Rabatt als „Skonto“ bezeichnet. Payhawk kann diese Angaben automatisch aus den Rechnungen Ihrer Lieferanten auslesen und den zu zahlenden Betrag anpassen, solange der Rabatt noch gültig ist. So kann Ihr Team die Ersparnis ohne manuelle Berechnungen nutzen.
Es werden sowohl Standardrechnungen als auch E-Rechnungen unterstützt.
So funktioniert die Anwendung des Rabatts
Wenn eine hochgeladene Rechnung Skontobedingungen enthält, extrahiert Payhawk folgende Angaben und zeigt sie an:
Rabatte: Der Rabatt als Betrag. Wenn auf der Rechnung nur ein Prozentsatz angegeben ist, berechnet Payhawk den Betrag anhand des Rechnungsbetrags.
Gesamtbetrag: Immer der volle Rechnungsbetrag. Der Rabatt mindert den Rechnungsbetrag niemals, sodass Ihre Buchhaltung korrekt bleibt.
Fälligkeitsdatum: Das reguläre (Netto-)Fälligkeitsdatum der Rechnung bleibt unverändert.
Frist für den Skonto: Der letzte Tag, an dem der Skonto für vorzeitige Zahlung in Anspruch genommen werden kann. Sofern dies in der Rechnung nicht ausdrücklich angegeben ist, berechnet Payhawk diesen Termin anhand des Rechnungsdatums und der angegebenen Zahlungsbedingungen.
Fälliger Betrag: Solange das Skontofenster offen ist, verringert sich der fällige Betrag um den Skontobetrag; bei einer Rechnung über 1.000 EUR mit 3 % Skonto beträgt der fällige Betrag beispielsweise 970 EUR. Zahlungen, die während dieses Zeitraums über Payhawk getätigt werden, werden mit dem reduzierten Betrag verbucht, genauso wie der fällige Betrag bei Rechnungen mit verknüpften Gutschriften oder Proforma-Rechnungen funktioniert.
Unbezahlte Rechnungen nach Ablauf der Rabattfrist
Sollte die Rechnung nach Ablauf der Rabattfrist noch immer unbezahlt sein:
Der fällige Betrag entspricht wieder dem vollen Rechnungsbetrag.
Die Rechnung bleibt zum regulären Fälligkeitstermin fällig. Sie wird nicht als überfällig gekennzeichnet, nur weil der Skonto nicht in Anspruch genommen wurde.
Die Rabattangaben bleiben auf dem Beleg zur Information sichtbar.
Frühzahlungsrabatte aktivieren
Frühzahlungsrabatte werden nur für Unternehmen gewährt, bei denen das Ausgabenfeld Rabatt aktiviert ist.
So aktivieren Sie das Feld Rabatt für Ihr Konto:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Feldbibliothek.
Wählen Sie Rabatt aus, indem Sie darauf klicken.
Aktivieren Sie den Umschaltknopf Feld aktivieren.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, erkennt Payhawk automatisch Rabatte auf neu hochgeladene Rechnungen.
Rechnungen nach verfügbaren Rabatten filtern
Sie können die anstehenden Rabattfristen einsehen und diese Zahlungen vorrangig behandeln.
So filtern Sie Rechnungen mit verfügbaren Rabatten:
Rufen Sie im Payhawk-Webportal die Seite Ausgaben auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Filter hinzufügen und filtern Sie nach Rabattbetrag.
Klicken Sie auf Fertig. Daraufhin erhalten Sie eine Liste mit allen Rechnungen, für die ein Rabattbetrag ausgewiesen ist.
Export in Buchhaltungsintegrationen
Payhawk exportiert die Rechnung mit ihrem Bruttobetrag und die Zahlung mit dem tatsächlich gezahlten Betrag (dem rabattierten Betrag, falls ein Rabatt gewährt wurde):
DATEV – Die Differenz zwischen Rechnung und Zahlung verbleibt als offener Posten auf dem Lieferantenkonto. Sie können diesen offenen Posten in DATEV als Skonto (Erhaltene Skonti) ausgleichen, wodurch auch die entsprechende Umsatzsteuerkorrektur vorgenommen wird.
Bei anderen Buchhaltungsintegrationen verhält es sich genauso: der gewährte Rabatt wird in Ihrem Buchhaltungssystem im Rahmen des Ausgleichs des Restbetrags der Rechnung verbucht.