Ein definierter Workflow kann von einer nicht verfügbaren Rolle abhängen – z. B. kein Teammanager für ein bestimmtes Team oder kein Benutzerfeldmanager für einen bestimmten benutzerdefinierten Feldwert.
In solchen Fällen können Sie auf die von Payhawk bereitgestellten Standard-Fallback-Mechanismen für Workflows zurückgreifen oder Ihre eigenen Mechanismen definieren.
Fallback-Mechanismen des Systems
Wenn ein Genehmigender oder eine Kategorie, ein Team oder ein benutzerdefinierter Feldwert hinzugefügt, entfernt oder aktualisiert wurde, wendet Payhawk standardmäßig die folgenden Fallback-Mechanismen für Ausgabenanträge an.
Workflow-Aktualisierung | System-Fallback |
Der Genehmigende ist nicht mehr an Bord | Unabhängig von dem jeweiligen Workflow-Schritt werden die für den Genehmiger anhängigen Spesenanträge zurückgegeben. |
Ein Teammanager wird hinzugefügt | Die Spesenanfrage wird auch an den neuen Teammanager gesendet. Der alte Antrag wird nicht entfernt. |
Ein Team-Feldwert wird geändert oder entfernt | Wenn die Spesenanforderung beim Team-Manager anhängig ist, wird sie zurückgegeben und die Aktion dem Prüfprotokoll hinzugefügt. |
Ein benutzerdefinierter Feldmanager wird hinzugefügt | Die Spesenanfrage wird auch an den neuen Manager für benutzerdefinierte Felder gesendet. Der alte Antrag wird nicht entfernt. |
Ein Wert für ein benutzerdefiniertes Feld wird geändert oder entfernt | Wenn die Spesenanforderung für den Benutzerdefinierten Feldmanager anhängig ist, wird sie zurückgegeben und die Aktion dem Prüfungsprotokoll hinzugefügt. |
Wenn Payhawk keinen Genehmiger für einen bestimmten Workflow ermitteln kann, wird die Ausgabe an alle Payhawk-Administratoren weitergeleitet.
Das Fallback-Verhalten anpassen
Die Standardmechanismen der Workflow-Fallbacks können individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
So definieren Sie benutzerdefiniertes Fallback-Verhalten:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Erweitert.
Klicken Sie auf Fallbacks bearbeiten.
Definieren Sie das gewünschte Fallback-Verhalten über die Drop-down-Menüs.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Payhawk wird die Fallback-Mechanismen nicht ausführen können, wenn Rollen so eingerichtet sind, dass sie in einer Schleife voneinander abhängen und dadurch einen endlosen Zyklus ohne Lösung entstehen lassen (zyklisches Fallback-Verhalten). Zum Beispiel: Wenn Rolle A auf Rolle B zurückfällt, Rolle B auf Rolle C und Rolle C wiederum auf Rolle A.
In solchen Fällen wird Payhawk eine Genehmigungsanfrage basierend auf der definierten benutzerdefinierten Rolle senden.
Anzeigen der aktuell definierten Workflow-Fallbacks
Sie können die aktuell definierten Workflow-Fallbacks unter jedem Schritt in dessen Bearbeitungsmodus anzeigen.
