Ein definierter Workflow kann von einer Rolle oder Rollenerweiterung abhängen, die nicht verfügbar ist – z. B. kein Teammanager für ein bestimmtes Team oder kein Benutzerdefinierter Feldmanager für einen bestimmten benutzerdefinierten Feldwert.
In solchen Fällen können Sie auf die von Payhawk bereitgestellten Standard-Fallback-Mechanismen für Workflows zurückgreifen oder Ihre eigenen Mechanismen definieren.
Fallbacks dienen als Ersatzgenehmiger, wenn der festgelegte Genehmiger nicht verfügbar ist. Damit auch andere Personen im selben Schritt genehmigen können, können Sie außerdem einem Schritt mehrere Genehmiger zuweisen. Um Ihre Genehmigungen während Ihrer Abwesenheit abzugeben, aktivieren Sie den Abwesenheitsmodus.
Wenn jemand ein Feld ändert, das ein Genehmigungsworkflow verwendet, können Sie außerdem festlegen, was mit den Ausgaben geschieht, die auf Genehmigung warten.
Fallback-Mechanismen des Systems
Wenn ein Genehmigender oder eine Kategorie, ein Team oder ein benutzerdefinierter Feldwert hinzugefügt, entfernt oder aktualisiert wurde, wendet Payhawk standardmäßig die folgenden Fallback-Mechanismen für Ausgabenanträge an.
Workflow-Aktualisierung | System-Fallback |
Ein bestimmter Benutzer, der Genehmiger ist, wird offboardet. | Unabhängig vom jeweiligen Workflow-Schritt werden die beim Genehmiger ausstehenden Ausgabenanträge zurückgegeben und der Genehmigungsschritt wird auf Jeder Administrator gesetzt. |
Ein Teammanager wird hinzugefügt. | Der Ausgabenantrag wird auch an den neuen Teammanager gesendet. Der alte Antrag wird nicht entfernt. |
Ein Wert im Feld Team wird geändert. | Wenn der Ausgabenantrag beim alten Teammanager aussteht, wird er auch an den neuen Teammanager gesendet. |
Ein Benutzerdefinierter Feldmanager wird hinzugefügt. | Der Ausgabenantrag wird auch an den neuen Benutzerdefinierten Feldmanager gesendet. Der alte Antrag wird nicht entfernt. |
Ein Wert eines benutzerdefinierten Felds wird geändert. | Wenn der Ausgabenantrag beim alten Benutzerdefinierten Feldmanager aussteht, wird er auch an den neuen Benutzerdefinierten Feldmanager gesendet. |
Wenn Payhawk für einen definierten Workflow keinen Genehmiger ermitteln kann und kein benutzerdefinierter Fallback festgelegt ist, wird der Ausgabenantrag an alle Benutzer mit der integrierten Rolle Payhawk-Administrator weitergeleitet. Benutzer mit einer benutzerdefinierten Rolle erhalten ihn nicht, auch wenn diese Rolle Administratorberechtigungen umfasst. Um diese Anträge an andere Benutzer zu senden, legen Sie einen benutzerdefinierten Fallback fest, der auf bestimmte Benutzer verweist, wie unter Das Fallback-Verhalten anpassen beschrieben.
Das Fallback-Verhalten anpassen
Die Standardmechanismen der Workflow-Fallbacks können individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
So definieren Sie benutzerdefiniertes Fallback-Verhalten:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Erweitert.
Klicken Sie auf Fallbacks bearbeiten.
Definieren Sie das gewünschte Fallback-Verhalten über die Drop-down-Menüs.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Payhawk kann die Fallback-Mechanismen nicht ausführen, wenn Rollen oder Rollenerweiterungen so eingerichtet sind, dass sie in einer Schleife voneinander abhängen und dadurch einen endlosen Zyklus ohne Lösung erzeugen (zyklisches Fallback-Verhalten). Zum Beispiel, wenn Rolle A auf Rolle B zurückfällt, Rolle B auf Rolle C und Rolle C auf Rolle A.
In solchen Fällen wird Payhawk eine Genehmigungsanfrage basierend auf der definierten benutzerdefinierten Rolle senden.
Anzeigen der aktuell definierten Workflow-Fallbacks
Sie können die aktuell definierten Workflow-Fallbacks unter jedem Schritt in dessen Bearbeitungsmodus anzeigen.
Erweiterte Workflow-Steuerung
Wenn jemand ein Feld ändert, das ein Genehmigungsworkflow verwendet, zum Beispiel das Feld Team, können Sie festlegen, was mit den Ausgaben in diesem Workflow geschieht, die auf Genehmigung warten.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Fortfahren - Die Genehmigung wird ab dem aktuellen Schritt fortgesetzt.
An Mitarbeiter zurückgeben - Die Genehmigung stoppt und geht zur erneuten Einreichung an den Mitarbeiter zurück.
Genehmigung neu starten - Die Genehmigung startet mit den neuen Werten erneut ab dem ersten Schritt. Niemand muss die Ausgabe erneut einreichen.
So wählen Sie eine Option:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Erweitert.
Klicken Sie unter Verwaltungskontrollen auf Bearbeiten.
Wählen Sie im sich öffnenden Bereich Fortfahren, An Mitarbeiter zurückgeben oder Genehmigung neu starten aus.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Nützliche Ressourcen