Sie können komplexe, robuste und flexible Workflows erstellen, die alle Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen abdecken, indem Sie spezifische Bedingungen festlegen und Rollen, Rollenerweiterungen oder bestimmte Mitarbeiter als Teil des Genehmigungsworkflows definieren.
Verfügbare Genehmiger
In Payhawk können Sie verschiedene Rollen, Rollenerweiterungen oder Benutzer in den Genehmigungsprozess einbeziehen.
Wenn Sie eine der folgenden Rollen einbeziehen, geht die Anfrage an alle Mitarbeitenden, die diese Rolle in Ihrem Unternehmen haben. Diese Rollen gelten unternehmensweit, das Team der Ausgabe ändert also nicht, wer die Anfrage erhält:
Jeder Payhawk-Buchhalter
Jeder Payhawk-Administrator
Jeder Payhawk-Buchhalter oder Payhawk-Administrator
Jeder IT-Administrator
Jeder Senior AP Spezialist
Ein beliebiger Auditor
Jede benutzerdefinierte Rolle, die Sie in Payhawk erstellt haben
Wenn Sie eine der folgenden Rollenerweiterungen einbeziehen, ermittelt Payhawk den Genehmiger anhand der Ausgabe selbst. Die Anfrage geht nur an den Manager des Teams, der Kategorie oder des benutzerdefinierten Feldwerts, der für diese Ausgabe festgelegt ist:
Alle Teammanager
Jeder Teammanager
Alle Manager der zweiten Ebene
Jeder Manager der zweiten Ebene
Alle Manager der dritten Ebene
Jeder Manager der dritten Ebene
Alle benutzerdefinierten Feldmanager, die Sie in Payhawk erstellt haben
Alle Warengruppenmanager
Jeder Warengruppenmanager
Ein bestimmter Mitarbeiter (z. B. der Finanzvorstand)
Ein bestimmter Mitarbeiter aus einer bestimmten Mitarbeitergruppe
Mehrere Genehmiger für einen Schritt zuweisen
Jeder Workflow-Prozess enthält einen oder mehrere Genehmigungsschritte. Jeder Genehmigungsschritt kann eine oder mehrere Genehmigungen mit jeweils eigenen Bedingungen enthalten. Wenn die Genehmigungsbedingung erfüllt ist, ist eine Genehmigung erforderlich. Wenn die Genehmigung mehrere Genehmigende umfasst, kann jeder von ihnen genehmigen.
Beispielsweise können Sie für Beträge über 1.000 EUR, die aus dem Engineering-Team kommen, bestimmte Personen und auch alle Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen als Genehmigende zuweisen. Wenn also ein Mitarbeiter aus der Technik einen Antrag über 1.000 Euro stellt, kann jeder der definierten Genehmiger diesen Antrag genehmigen.
Wenn Sie möchten, dass jede dieser spezifischen Personen und Payhawk-Rollen oder Rollenerweiterungen genehmigt wird, müssen Sie separate Genehmigungsschritte erstellen.
Zum Beispiel müssen Sie für Beträge über 1.000 EUR, die vom Vertriebsteam unter der Kategorie Reisen eingereicht werden, separate Genehmigungsschritte definieren, die jeweils dieselben Bedingungen und den gewünschten Genehmiger enthalten.
Zuweisung von Payhawk-Rollen
Bei jedem Schritt und für jeden Workflow können Sie Mitarbeitende einbeziehen, denen eine Standardrolle in Payhawk zugewiesen wurde (Payhawk-Buchhalter, Payhawk-Administrator, IT-Administrator, Senior AP Spezialist oder Auditor).
Sobald Sie eine Rolle in einen Genehmigungs-Workflow einbinden, können alle Mitarbeitenden, denen diese Rolle zugewiesen wurde, den Workflow auslösen und genehmigen. Wenn Sie beispielsweise die Rolle IT-Administrator in einen Workflow einbinden, kann jeder Mitarbeiter, dem in Ihrem Unternehmen die Rolle IT-Administrator zugewiesen wurde, die Anfrage genehmigen, sobald sie eingereicht und/oder der Bewertung unterzogen wurde.
Zuweisung von Payhawk-Rollenerweiterungen
Sie können Mitarbeitende einbeziehen, denen die Rollenerweiterung Teammanager, Kategoriemanager und Benutzerdefinierter Feldmanager zugewiesen wurde, und zwar in jedem Schritt für jeden Workflow.
Zuweisung von Kategoriemanagern
Im Rahmen von Workflows können Sie Kategoriemanager in die Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens einbeziehen, da die Rolle Kategoriemanager automatisch in den Optionen erscheint, sobald ein Manager für die Ausgabenkategorie festgelegt ist.
Zuweisung von Managern für benutzerdefinierte Felder
Im Rahmen von Workflows kann die Rolle Benutzerdefinierter Feldmanager verwendet werden, um Genehmigungen auf Grundlage bestimmter Ausgabenmerkmale auszulösen. Wenn für ein benutzerdefiniertes Feld einer Ausgabe ein bestimmter Wert ausgewählt wird, ist die Genehmigung des entsprechenden Benutzerdefinierten Feldmanagers erforderlich.
Beispiel: Sie haben Angela Rossi als Kostenstellenmanagerin definiert, wenn die Kostenstelle Finanzen ist, und Ivan Ivanov als Kostenstellenmanager, wenn die Kostenstelle Hardware ist. Es folgt:
Wenn die Kostenstelle für eine bestimmte Ausgabe Finanzen heißt, ist Angela Rossi die Genehmigende.
Wenn die Kostenstelle für eine bestimmte Ausgabe Hardware ist, ist der Genehmiger Ivan Ivanov.
Zuweisung von Managern der zweiten Ebene
Auch bei Workflows ist der Manager der zweiten Ebene der Manager, der dem übergeordneten Team zugeordnet ist. So haben Sie möglicherweise ein Marketingteam (übergeordnetes Team) und ein Unterteam für Online-Werbung definiert. Der Manager der zweiten Ebene für einen Mitarbeiter im Team Online-Werbung wäre der Teammanager des Marketingteams. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Artikeln zur Verwaltung von Mitarbeitern und Teams.
Zuweisung bestimmter Mitarbeiter
Bei der Definition der benutzerdefinierten Workflows Ihres Unternehmens können Sie jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens auswählen.
Neuzuweisung von Ausgaben nach dem Ausscheiden eines Genehmigers
Die Neuzuweisung der Ausgabengenehmigung erfolgt automatisch, wenn der Genehmiger mit einer Rolle oder Rollenerweiterung verknüpft ist (z. B. Team- oder Kategorienmanager), wobei die Anfragen an die neue Person weitergeleitet werden, die dieser Rolle oder Rollenerweiterung zugeordnet ist. Handelt es sich bei dem Genehmiger jedoch um einen bestimmten Mitarbeiter, werden die Ausgabenanträge standardmäßig an Payhawk-Administratoren weitergeleitet.
Nützliche Ressourcen