Payhawk puede exportar tus transacciones con tarjeta a Oracle NetSuite como cargos de tarjeta de crédito. Un cargo de tarjeta de crédito registra un gasto con tarjeta que ya se ha pagado, por lo que contabiliza el gasto y el pago en un único registro, en lugar de crear una factura de proveedor y, posteriormente, registrar su pago.
Para más información, consulta el artículo Datos exportados entre Oracle NetSuite y Payhawk.
Antes de empezar
Antes de exportar transacciones con tarjeta como cargos de tarjeta de crédito, asegúrate de lo siguiente:
Tu cuenta de Oracle NetSuite tiene al menos una cuenta del libro mayor de tipo Tarjeta de crédito. Las cuentas de tipo Otro pasivo corriente no son compatibles con este tipo de registro.
Tu perfil de Oracle NetSuite tiene el permiso Tarjeta de crédito con el nivel de acceso Completo. Los permisos de cuentas por pagar que utilizas para las facturas de proveedores no son aplicables a este tipo de registro.
Configurar la exportación de cargos de tarjeta de crédito
Cuando conectes Payhawk con Oracle NetSuite, selecciona el tipo de registro para los gastos con tarjeta. También puedes cambiarlo más adelante en la configuración de la integración:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Integraciones.
En la integración con Oracle NetSuite, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar configuración.
En la configuración de exportación de gastos con tarjeta, selecciona Cargos de tarjeta de crédito como tipo de registro.
Selecciona la cuenta de tarjeta de crédito del libro mayor en la que se cargarán los gastos.
Haz clic en Guardar cambios.
Contabilizar cargos de tarjeta de crédito en Oracle NetSuite
Payhawk exporta una transacción con tarjeta como un cargo de tarjeta de crédito una vez que la transacción se ha liquidado y se ha revisado el gasto. Payhawk no crea un asiento contable de pago independiente, ya que el cargo contabiliza tanto el gasto como el pago.
El cargo se contabiliza en cuanto Oracle NetSuite lo guarda y, a continuación, Oracle NetSuite realiza los siguientes pasos:
Carga el importe neto en la cuenta de gastos o en la cuenta asociada al artículo.
Carga el importe del impuesto en la cuenta de IVA soportado o de GST sobre compras.
Abona el importe bruto en la cuenta de tarjeta de crédito.
A partir de ese momento, el saldo de la cuenta de tarjeta de crédito coincide con el extracto de la tarjeta. Más adelante, el saldo se liquida con la propia liquidación del extracto, no mediante el pago de una factura.
Un cargo de tarjeta de crédito incluye un campo Proveedor, y tus gastos con tarjeta siguen apareciendo en los informes de gastos por proveedor y de compras. El cargo no genera ningún registro en cuentas por pagar, por lo que no aparece en los informes de antigüedad de saldos de cuentas por pagar, los procesos de pago ni las previsiones de tesorería basadas en cuentas por pagar.
Datos exportados
Payhawk exporta los siguientes datos a un cargo de tarjeta de crédito:
Proveedor
Categoría, asignada al plan contable de Oracle NetSuite
Fecha del documento
Período de servicio, que se muestra como período contable en Oracle NetSuite
Nota, que se muestra en el campo Nota
Imagen del documento
Importe, sin impuestos
Divisa y tipo de cambio
Tipo de IVA
Clasificaciones, incluidos departamentos, clases, ubicaciones y segmentos personalizados
Los cargos de tarjeta de crédito no tienen los campos Fecha de vencimiento, Fecha de inicio de amortización y Fecha de fin de amortización, ni enlaces a órdenes de compra, por lo que Payhawk los omite.
Notas sobre la exportación de cargos de tarjeta de crédito
Si cambias la asignación de los gastos con tarjeta de Payhawk de una cuenta bancaria a una cuenta de tarjeta de crédito del libro mayor, hazlo a final de mes. De este modo, el saldo de la cuenta de tarjeta de crédito seguirá coincidiendo con el extracto de la tarjeta y evitarás que haya distintos tipos de registros dentro de un mismo período contable.
Un cargo de tarjeta de crédito contabiliza el gasto directamente en la cuenta de tarjeta de crédito del libro mayor, por lo que no queda ninguna cuenta por pagar pendiente a la que vincular un pago.