Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes de los responsables de presupuestos sobre presupuestos en Payhawk.
¿Cómo se refleja el gasto en mi presupuesto?
Los presupuestos están vinculados a una dimensión, como Departamento, Centro de costes o Proyecto. Cualquier gasto empresarial con la misma dimensión se enruta automáticamente al presupuesto una vez aprobado o revisado.
¿Puedo mover o dividir un gasto entre distintos presupuestos?
Sí. Durante la revisión, puedes cambiar la dimensión o dividir las partidas. La utilización se recalcula al instante.
¿Detendrá Payhawk el gasto cuando el presupuesto alcance el 100 %?
No. Los presupuestos son una herramienta de visibilidad. Verá un indicador de gasto excesivo, pero Payhawk no bloqueará las aprobaciones ni los pagos.
¿Cómo se gestionan las órdenes de compra?
Las órdenes de compra aprobadas se muestran en la pestaña Comprometido hasta que se aprueba la factura correspondiente. Entonces, ese importe pasa a la pestaña Utilización.
¿Cuándo se registra un gasto y cómo funciona la amortización?
Payhawk utiliza la contabilidad de devengo, lo que significa que los gastos se registran en función de cuándo se producen, no de cuándo se pagan.
Si el gasto tiene un calendario de amortización, el coste se distribuye y registra mensualmente.
Si no hay amortización, el gasto se registra según el período del servicio.
Si no hay un período de servicio, Payhawk utiliza la fecha del documento. Si tampoco aparece, se usa la fecha en que se creó el gasto.
También puedes añadir o modificar el período de amortización de cualquier gasto para distribuir el coste a lo largo del tiempo.
¿Qué tipo de cambio se utiliza?
El tipo de cambio en la fecha del documento actualiza la utilización, por lo que los valores siguen siendo precisos en tu moneda base.
¿Los importes del presupuesto son netos o brutos?
Para los presupuestos se utilizan los importes netos, de modo que las cifras sean coherentes entre los distintos países y empresas.
¿Puedo cambiar la categoría o la asignación de presupuesto?
La posibilidad de corregir categorías o reasignar gastos a un presupuesto diferente depende de tu rol y tus permisos:
Si eres responsable de equipo, puedes editar las categorías y los gastos, lo que afecta a las asignaciones de presupuestos, durante el proceso de aprobación. No obstante, en configuraciones de grupo con múltiples entidades, también debes tener acceso a la misma entidad que la persona que presenta el gasto para poder editar.
Si solo estás designado como gestor de campos personalizados o gestor de categorías, no puedes editar estos campos durante el proceso de aprobación.