Este artículo responde a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con los gastos y está dirigido a contables de Payhawk.
¿Puedo contabilizar los pagos de retención en Payhawk (por ejemplo, deducciones del régimen del sector de la construcción)?
Sí, puedes contabilizar pagos de retención en Payhawk utilizando una partida negativa para representar el importe retenido.
Así es cómo se estructura el gasto:
Partida 1: introduce el importe neto total de la factura con el código de IVA correspondiente aplicado.
Partida 2: añade una partida negativa que represente la deducción por retención (por ejemplo, 11 %). No asignes ningún código de IVA a esta partida o aplica un tipo de IVA del 0 %.
Importe del IVA: el sistema calculará el IVA únicamente en función de la partida 1, garantizando que el impuesto se aplique correctamente al importe bruto antes de la retención.
¿Por qué no puedo devolver un gasto aprobado para su edición?
Cuando un administrador de Payhawk revisa y procesa un gasto, este queda bloqueado y los usuarios habituales ya no pueden editarlo. Cualquier cambio, como añadir una factura, debe hacerlo un administrador de Payhawk.
¿Puedo gestionar facturas de un período contable anterior en Payhawk?
Sí. Si tu período contable anterior sigue abierto, por ejemplo, si empiezas a usar Payhawk en enero pero el período de diciembre sigue abierto, puedes gestionar facturas de ese período anterior en Payhawk ajustando la fecha del documento.
La fecha del documento refleja la fecha de la propia factura, no la fecha en que se subió o se creó en Payhawk. Cuando subes una factura, el OCR de Payhawk lee la fecha real del documento. Puedes ajustar la fecha del documento para que coincida con la fecha original de la factura, asegurando que se registre en el período correcto en tu sistema contable.
El campo Período de servicio en Payhawk suele coincidir por defecto con la fecha del documento. En integraciones como Xero, que no tienen un campo independiente de Fecha de contabilización, el período de servicio puede sustituir la fecha del documento si es necesario.