Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con los formatos de archivo que puedes utilizar para cargar tus gastos en el portal web de Payhawk, la aplicación móvil y el buzón de correo electrónico.
¿Qué pasa si mi formato de archivo no es compatible?
Recibirás un mensaje indicando que el archivo subido no es compatible con un enlace a este artículo detallado. Debes comprobar el formato y los atributos del archivo y asegurarte de que el archivo sea compatible.
¿Puedo subir varios archivos a la vez?
Sí, puedes subir varios archivos a tus gastos en los tres canales de Payhawk: el portal web, la aplicación móvil y el buzón de correo electrónico.
¿Qué formato de archivo se recomienda para una mayor compatibilidad?
Se recomienda que utilices PDF para los documentos y PNG para las imágenes, ya que estos formatos son universalmente compatibles con todos los canales e integraciones en directo de Payhawk.
¿Puedo subir archivos protegidos con contraseña?
No, los archivos protegidos con contraseña no son compatibles. Antes de subirlos, tendrás que eliminar cualquier contraseña o cifrado. Si intentas subir un documento de gasto protegido con contraseña, el sistema mostrará un mensaje de error.
¿Qué pasa si subo un archivo corrupto?
Los archivos corruptos no se pueden procesar. El sistema marcará el problema y mostrará un mensaje de error. Para continuar, tendrás que cargar un archivo válido y sin errores.
¿Es compatible el OCR con los archivos escaneados?
Sí, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) está disponible para todos los formatos de archivo compatibles, excepto para las facturas electrónicas. Para las facturas electrónicas, Payhawk extrae la información directamente de los datos XML estructurados con un 100 % de precisión.
¿Cuál es el tamaño máximo de los archivos para poder subirlos?
El tamaño máximo de archivo es 10 MB por archivo. Para las cargas en bloque, el tamaño combinado no debe superar los 20 MB.
¿Cómo funciona la validación de la facturación electrónica en Peppol?
Al utilizar Peppol para el intercambio de documentos, la validación se produce en dos puntos clave:
En el envío por parte del proveedor, desde el punto de acceso del proveedor.
En la recepción por parte del cliente, por ejemplo, desde el punto de acceso de Invopop.
En teoría, ambos puntos de acceso deben aplicar las mismas reglas de validación, por lo tanto, el proveedor debe recibir un error al enviar la factura.
Sin embargo, en la práctica, los puntos de acceso a veces pueden interpretar los requisitos de validación de forma diferente. Esto puede dar lugar a situaciones en las que un proveedor reciba la confirmación de que la factura se ha enviado correctamente, pero el punto de acceso del receptor la rechace al detectar un incumplimiento del protocolo Peppol. En estos casos, ponte en contacto con el equipo de soporte de Payhawk para obtener más ayuda.
¿El sistema valida automáticamente los archivos de facturación electrónica?
Payhawk valida los archivos de facturación electrónica para garantizar que la estructura XML sea correcta y legible por el sistema. Sin embargo, no genera un mensaje de error si al archivo le faltan campos obligatorios o contiene datos no válidos para una jurisdicción concreta.
Por ejemplo, si subes un documento xRechnung compatible con UBL, el sistema intentará procesarlo. Sin embargo, si falta un campo requerido, como el nombre del proveedor, Payhawk no extraerá esa información al gasto y no se mostrará ningún mensaje de error. Es responsabilidad del emisor del documento asegurarse de que la factura electrónica cumpla con los requisitos legales de la jurisdicción correspondiente.
¿Qué debo hacer si se rechaza mi archivo?
Si se rechaza tu archivo, comprueba lo siguiente:
Asegúrate de que el formato del archivo sea uno compatible con Payhawk.
Verifica que el tamaño del archivo esté dentro de los límites permitidos.
Confirma que el archivo no esté corrupto o protegido por contraseña.
¿Se admiten los archivos comprimidos?
No, los archivos comprimidos (por ejemplo, los archivos ZIP) no son compatibles con Payhawk. Asegúrate de extraer los archivos antes de subirlos.