Este artículo recoge algunas de las preguntas frecuentes y soluciones a casos excepcionales relacionados con la integración entre Payhawk y el software contable Exact Online.
¿Puedo utilizar la integración de Payhawk con Exact Online para entidades en distintos países?
Sí. La integración de Payhawk con Exact Online funciona sin inconvenientes en diferentes países, incluidas entidades con sede en el Reino Unido, Países Bajos, Bélgica, Luxemburgo, España y Alemania. No hay ninguna diferencia en la funcionalidad entre los entornos de Exact Online de los distintos países.
¿Qué ocurre si hay una diferencia entre los importes del diario de compras y del diario bancario en Exact Online?
Si se realiza una compra en moneda extranjera y el importe del diario de compras difiere del importe del diario bancario en Exact Online, normalmente se debe a una diferencia de ganancia o pérdida por tipo de cambio, causada por el uso de diferentes tasas de cambio: la del día y la del proveedor de pagos. Por lo general, esta diferencia se registra como un asiento adicional de ganancia o pérdida por tipo de cambio. Para más información, consulta cómo Exact Online realiza la revalorización de divisas.
¿Por qué las facturas en distintas monedas vinculadas a pagos con tarjeta en USD, que se convierten correctamente en Payhawk, aparecen como pendientes en Cuentas por pagar de Exact Online en lugar de coincidir con el importe del cargo de la tarjeta?
Esto pasa por un desfase en el momento de la exportación, ya que las facturas y los cargos de tarjeta se exportan por separado. Así, las transacciones no se emparejan automáticamente en Exact Online y se muestran como elementos abiertos en Cuentas por pagar. Para ver cómo gestionar las diferencias por ganancias o pérdidas de tipo de cambio en Exact Online, consulta la documentación de soporte correspondiente de Exact Online.
¿Cómo gestiono las comisiones por servicio y las propinas escritas a mano en las transacciones de EE. UU. en Payhawk?
Al procesar transacciones en EE. UU. que incluyan comisiones por servicio, como un recargo del 10 %, o propinas escritas a mano, tienes dos opciones para gestionar la diferencia entre el subtotal del recibo y el cargo final en la tarjeta:
Divide el gasto en Payhawk. Por ejemplo, si el cargo de tu tarjeta es de 1000 USD, pero el recibo muestra 900 USD por la comida y una propina o comisión de servicio de 100 USD escrita a mano, puedes dividir el gasto en dos en Payhawk. Como resultado, se crearán partidas separadas en Exact Online.
Envía el importe total: puedes enviar el importe total de 1000 USD sin dividirlo. Sin embargo, el sistema de OCR de Payhawk puede detectar la diferencia entre el subtotal del recibo y el importe final del cargo. Aunque el OCR puede leer texto escrito a mano, sigue comprobando que no haya diferencias entre los importes documentados y los cobrados.