Cuando tus auditores necesiten confirmación de los fondos que tu empresa tiene en Payhawk, puedes solicitar una carta de confirmación de auditoría directamente en Payhawk. La carta confirma el saldo disponible de cada cuenta abierta de tu entidad en la fecha que elijas. Payhawk te la envía por correo electrónico en formato PDF, normalmente en pocos minutos.
Si tus auditores necesitan una carta siguiendo un formato concreto, puedes solicitarla al equipo de Soporte de Payhawk por correo electrónico.
Puedes solicitar una carta si tu Perfil tiene el permiso Ver fondos de la empresa. Los administradores y auditores de Payhawk lo tienen de forma predeterminada.
Cada carta incluye una entidad. Si tu empresa tiene varias entidades, solicita una carta desde la página de Fondos de cada entidad.
La carta confirma los saldos a las 23:59 UTC de la fecha que elijas. Los fondos asignados no estarán incluidos.
Solicitar una carta en Payhawk
Para solicitar una carta de confirmación de auditoría:
En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Fondos.
Haz clic en el menú con los tres puntos y seleccione Cartas de confirmación de auditoría.
En el cuadro de diálogo que se abre, haz clic en Solicitar una carta.
En Saldo a fecha de, elige la fecha para la que necesitas la carta. Puedes elegir cualquier fecha hasta ayer. De forma predeterminada, es el último día del mes anterior.
Haz clic en Solicitar carta.
Como resultado, tu solicitud aparece en la parte superior de la lista con el estado En curso. Cuando la carta esté lista, Payhawk te la enviará por correo electrónico con el PDF adjunto, y la solicitud mostrará Enviado por correo electrónico a y tu dirección de correo electrónico.
Recepción de tu carta
Payhawk envía la carta a la dirección de correo electrónico de la persona que la solicitó. El correo electrónico tiene el asunto Su carta de confirmación de auditoría de saldo está lista e incluye la carta adjunta como PDF, lista para compartir con tus auditores.
La carta incluye:
La fecha de emisión y la fecha que confirma.
Cada cuenta abierta de tu entidad, con su número de cuenta, la entidad financiera que la mantiene, su moneda y su saldo disponible.
Si tu entidad tiene una línea de crédito con Payhawk, el límite de crédito aprobado, el saldo disponible y el importe adeudado.
Tus cuentas pueden estar albergadas en más de una entidad financiera asociada a Payhawk. En ese caso, la carta incluye una página independiente para cada entidad, firmada en su nombre.
Seguimiento de tus solicitudes
Para consultar solicitudes anteriores:
Inicia sesión en el portal web de Payhawk.
Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a Fondos.
Haz clic en el menú con los tres puntos y seleccione Cartas de confirmación de auditoría. La lista muestra todas las cartas solicitadas para tu entidad, empezando por la más reciente, y todos los usuarios que pueden ver los fondos de tu empresa ven la misma lista.
Para cada solicitud, puedes ver la fecha que confirma la carta, quién la solicitó y cuándo, y su estado:
En curso: Payhawk está preparando la carta. Normalmente estará lista en unos minutos.
Enviada por correo electrónico a: Payhawk envió la carta a la dirección de correo electrónico indicada.
Rechazada: Payhawk no pudo emitir la carta. Ponte en contacto con el soporte de Payhawk para obtener ayuda.
Notas sobre las cartas de confirmación de auditoría
Solo la persona que solicitó una carta la recibe.
Algunas cartas necesitan una comprobación adicional por parte del equipo de Payhawk antes de enviarse. En ese caso, la solicitud permanece En curso durante un poco más de tiempo. No necesitas hacer nada; Payhawk te enviará la carta por correo electrónico cuando esté lista.
La carta solo muestra los saldos disponibles. Las cuentas cerradas no se incluyen.
Si no encuentras el correo electrónico, revise la carpeta de correo no deseado o spam.
Recursos útiles