Puedes importar solicitudes y órdenes de compra de forma masiva utilizando una plantilla de Excel que el sistema genera en función del tipo de solicitud que elijas. Esta importación resulta útil para las empresas que están migrando a Payhawk, que se integran con sistemas externos o que necesitan crear varias solicitudes u órdenes de compra similares a gran escala.
Notas sobre la importación de solicitudes y órdenes de compra
Para cada tipo de solicitud, el sistema generará una plantilla de importación diferente que se ajuste a los campos requeridos.
Las solicitudes y órdenes de compra importadas tendrán siempre el método de pago establecido en Ninguno. A excepción de este detalle, todos los campos que pueden crearse en el portal web de Payhawk o mediante la API para desarrolladores de Payhawk pueden generarse como plantilla y luego importarse de nuevo.
La función de importación de solicitudes y órdenes de compra está disponible para los administradores de Payhawk, quienes pueden importar solicitudes directamente en estado Abierto y en nombre de cualquier empleado. Los empleados de Payhawk también tienen acceso a la importación, pero solo pueden crear solicitudes en estado Borrador y únicamente en su propio nombre.
Importación de solicitudes y órdenes de compra
Para importar solicitudes y órdenes de compra:
En el portal web de Payhawk, ve a Solicitudes.
Selecciona la vista Solicitudes de la empresa.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Importar.
En la pantalla siguiente:
Selecciona el tipo de solicitud para la plantilla de importación que generará el sistema y haz clic en Generar plantilla.
O bien, si ya tienes la plantilla generada previamente, haz clic en Ya he generado la plantilla anteriormente.
Como resultado, la plantilla generada se descargará localmente en la carpeta Descargas de tu equipo.
Introduce tus datos en el formato requerido en el archivo generado. A continuación, vuelve al portal web de Payhawk, carga el archivo modificado y haz clic en Cargar.
Después de que el sistema analice los datos importados, selecciona la casilla de verificación y haz clic en Importar.
Una vez completada la importación, se cargará la pantalla de confirmación. Haz clic en Listo.
El archivo de plantilla
Cuando importas solicitudes o órdenes de compra en Payhawk, el sistema genera una plantilla de importación que coincide con la configuración de tu empresa para el tipo de solicitud que elijas. El archivo de plantilla solo incluye los campos definidos en tu configuración de Payhawk, como los campos personalizados o de entrada asociados a ese tipo. Los campos marcados como obligatorios en Payhawk también tendrán que completarse en el archivo Excel.
La información que necesitas para la importación está en la hoja Requests de la plantilla y, por ejemplo, puede incluir las columnas Group ID (ID de grupo) y PO Number (Número de orden de compra):
El campo ID de grupo te permite agrupar varias filas en una sola solicitud u orden de compra. Si varias filas comparten el mismo número de ID de grupo (por ejemplo, 1234), Payhawk creará una solicitud u orden que incluye varias líneas. Si dejas el campo vacío, cada fila se importará como una solicitud separada.
El campo Número de orden de compra sirve como identificador para órdenes de compra con estado abierto. Puedes rellenarlo si quieres hacer referencia o actualizar una orden existente. Si lo dejas vacío, Payhawk generará automáticamente un número de orden basado en el prefijo configurado para tu empresa.
Como cada tipo de solicitud puede tener diferentes campos, la estructura de la plantilla cambia según el tipo que elijas antes de empezar la importación. Para ver qué campos aparecerán, puedes revisar la configuración del tipo de solicitud en el portal de Payhawk.
La plantilla de importación funciona como una interfaz alternativa para crear solicitudes en masa siguiendo la misma estructura de datos del portal web de Payhawk. Si ocurre algún error durante la importación, Payhawk añadirá automáticamente los detalles del problema en el mismo archivo, para que los revises al final de cada fila afectada, los corrijas y vuelvas a subir los datos.