Para cada tipo de solicitud, puedes definir perfiles o empleados específicos que pueden revisar, aprobar y cerrar solicitudes y órdenes de compra (si esta función está habilitada en tu empresa). También puedes indicar que un paso de aprobación dentro del ciclo de vida no sea relevante o necesario para la empresa, por ejemplo, el paso de revisión.
Los flujos de aprobación configurados para cada tipo de solicitud pueden ser flexibles y basarse en los niveles jerárquicos de tu empresa (por ejemplo, segundo nivel jerárquico), en personas específicas (como los propietarios de presupuestos de centros de costes o los responsables definidos de categorías de gastos) o perfiles de Payhawk (contables y administradores de Payhawk).
Una vez que se haya creado un tipo de solicitud, se le asignará automáticamente un flujo de aprobación según su configuración.
Puedes configurar un flujo de aprobación para un tipo de solicitud desde la pestaña Configuración > Solicitudes > Flujo de aprobación del propio tipo de solicitud, o desde Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Para actualizar el flujo de aprobación de un tipo de solicitud específico:
Desde el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Solicitudes > Tipos.
Selecciona el tipo de solicitud que quieras.
Ve a la pestaña Flujo de aprobación y haz clic en Editar flujo de aprobación.
También puedes hacer clic en Ir a flujos de aprobación y se te redirigirá a la pantalla Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Crea un flujo de aprobación que se adapte a tus necesidades siguiendo los pasos para definir flujos de aprobación personalizados y teniendo en cuenta las siguientes particularidades aplicables a los tipos de solicitud:
El paso Enviar siempre está visible.
Los pasos de Revisión y Aprobación son opcionales. Si uno o ambos pasos no son relevantes para los procesos internos de tu empresa, puedes omitirlos.
El paso Crear orden de compra estará visible si las órdenes de compra están habilitadas en la cuenta de Payhawk de tu empresa.
El paso Recibir se puede añadir, eliminar y configurar para el flujo de aprobación específico.
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El paso Factura siempre aparece, a menos que el pago esté configurado solo con tarjeta.
El paso Pagar te permite configurar los métodos de pago disponibles para un tipo de solicitud específico. Puedes activar opciones de pago para que los empleados paguen su solicitud con tarjeta, mediante transferencia bancaria o seleccionar No se requiere pago.
Si activas la opción Factura:
A los empleados se les permitirá seleccionar la transferencia bancaria como método de pago para las solicitudes de este tipo que hayan enviado.
El flujo de aprobación para el tipo de gasto Factura se actualizará en consecuencia para admitir los siguientes escenarios de aprobación: Sin solicitud, Solicitud coincidente o Solicitud con discrepancias.
Si un empleado elige la opción Factura, la solicitud solo se podrá vincular más adelante a un gasto de factura.
Si activas la opción Tarjeta:
Los empleados podrán elegir el pago con tarjeta para las solicitudes enviadas de este tipo. Si se selecciona la opción Tarjeta, la solicitud solo podrá vincularse a un gasto con tarjeta más adelante.
El flujo de aprobación para el tipo de gasto Tarjeta se actualizará en consecuencia para admitir los siguientes escenarios de aprobación: Sin solicitud, Solicitud coincidente o Solicitud con discrepancias.
Si un empleado elige la opción Tarjeta, podrá elegir entre las tarjetas que tenga asignadas o solicitar una tarjeta de un solo uso. Si se selecciona una tarjeta de un solo uso, se emitirá automáticamente a nombre del solicitante cuando se apruebe la solicitud.
Si activas la opción No se requiere pago:
Esta opción ofrece flexibilidad para los casos en los que no se requiere ningún pago. El solicitante o el revisor pueden decidir si la solicitud se pagará con tarjeta, por transferencia bancaria o si no será necesario realizar ningún pago.
Por ejemplo, es posible que una solicitud no requiera pago si los artículos ya se han comprado o están en stock.
El paso Cierre siempre está visible. Incluye reglas predefinidas para cerrar automáticamente las solicitudes cuando la opción de cierre automático está activada y también especifica los perfiles predeterminados autorizados para cerrarlas manualmente si no se utiliza el cierre automático.
Cuando necesites configurar un flujo de aprobación para un paso del ciclo de vida de una solicitud, puedes seguir los pasos para definir flujos de aprobación personalizados. También, si alguno de los pasos no es necesario, puedes eliminarlo haciendo clic en el menú de tres puntos y seleccionando Eliminar.
Haz clic en Publicar flujo de aprobación para aplicar todos los cambios realizados.