Para cada tipo de solicitud, puedes definir perfiles o empleados específicos que pueden revisar, aprobar y cerrar solicitudes y órdenes de compra (si esta función está habilitada en tu empresa). También puedes indicar que un paso de aprobación dentro del ciclo de vida no sea relevante o necesario para la empresa, por ejemplo, el paso de revisión.
Los flujos de aprobación configurados para cada tipo de solicitud pueden ser flexibles y basarse en los niveles jerárquicos de tu empresa (por ejemplo, segundo nivel jerárquico), en personas específicas (como los propietarios de presupuestos de centros de costes o los responsables definidos de categorías de gastos) o perfiles de Payhawk (contables y administradores de Payhawk).
Ciclo de vida de los flujos de aprobación para solicitudes y órdenes de compra
Los flujos de aprobación para solicitudes y órdenes de compra incluyen los siguientes pasos y particularidades:
El paso Enviar siempre está visible.
Los pasos Revisar y Aprobar son opcionales. Si alguno de ellos o ambos no son relevantes para tus procesos internos, puedes omitirlos.
El paso Crear orden de compra estará visible si las órdenes de compra están habilitadas en la cuenta de Payhawk de tu empresa.
El paso Recibir se puede añadir, eliminar y configurar para el flujo de aprobación específico.
Activa la opción Requerir solo para categorías específicas para que la nota de entrega y albarán sea obligatoria únicamente para determinadas categorías de gasto.
Selecciona las casillas de las categorías y subcategorías de gasto para las que quieres que la nota de entrega y albarán sea obligatoria.
El paso Pagar te permite configurar los métodos de pago disponibles para un tipo de solicitud específico y activar la función de detección automática de discrepancias.
Puedes activar las opciones de pago para que los empleados puedan pagar la solicitud que han enviado con tarjeta mediante transferencia bancaria o seleccionar No se requiere pago.
Si activas la opción Factura:
Los empleados podrán seleccionar transferencia bancaria como método de pago para las solicitudes enviadas de este tipo.
El flujo de aprobación para el tipo de gasto Factura se actualizará en consecuencia para admitir los siguientes escenarios de aprobación: Sin solicitud, Solicitud coincidente o Solicitud con discrepancia.
Si un empleado elige la opción Factura, la solicitud solo se podrá vincular posteriormente a un gasto de factura.
Si activas la opción Tarjeta:
Los empleados podrán elegir pago con tarjeta para las solicitudes enviadas de este tipo. Si se selecciona la opción Tarjeta, la solicitud solo podrá vincularse posteriormente a un gasto con tarjeta.
El flujo de aprobación para el tipo de gasto Tarjeta se actualizará en consecuencia para admitir los siguientes escenarios de aprobación: Sin solicitud, Solicitud coincidente o Solicitud con discrepancia.
Si un empleado elige la opción Tarjeta, podrá elegir entre las tarjetas que tenga asignadas o solicitar una tarjeta de un solo uso. Si se selecciona una tarjeta de un solo uso, se emitirá automáticamente a nombre del solicitante cuando se apruebe la solicitud.
Si activas la opción No se requiere pago:
Esta opción ofrece flexibilidad para los casos en los que no se requiere ningún pago. La persona que realiza la solicitud o quien la revisa puede decidir si la solicitud se pagará con tarjeta, mediante transferencia bancaria o si no se pagará.
Por ejemplo, es posible que una solicitud no requiera pago si los artículos ya se han comprado o están en stock.
Puedes optar por activar la opción de detección de discrepancias, que marca automáticamente los gastos cuyo importe supera el importe solicitado:
Si activas la opción Permitir pequeñas discrepancias sin aprobación y estableces un porcentaje y/o un importe específico como umbral aceptable, el sistema activará un flujo de aprobación por discrepancia para los gastos relacionados cuando el importe del gasto sea superior al importe solicitado.
El paso Cerrar siempre está visible. Te permite activar y configurar las reglas de la opción de cierre automático de las solicitudes. Siempre que necesites configurar un flujo de aprobación para una etapa del ciclo de vida de una solicitud, puedes aplicar los pasos para definir flujos de aprobación personalizados. Como alternativa, si alguno de los pasos que se pueden omitir no es necesario, puedes eliminarlo haciendo clic en el menú de tres puntos y seleccionando Eliminar.
Actualizar flujos de aprobación para solicitudes y órdenes de compra
Puedes configurar un flujo de aprobación para un tipo de solicitud desde Configuración > Solicitudes > Flujo de aprobación, o desde Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Para actualizar el flujo de aprobación de un tipo de solicitud específico:
Desde el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Solicitudes > Tipos.
Selecciona el tipo de solicitud que quieras.
Ve a la pestaña Flujos de aprobación y haz clic en Editar flujo de aprobación. Como alternativa, haz clic en Ir a flujos de aprobación y se te redirigirá a la pantalla de Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Crea un flujo de aprobación que se ajuste a tus necesidades siguiendo los pasos para definir flujos de aprobación personalizados.
Haz clic en Publicar flujo de aprobación para aplicar todos los cambios que hayas realizado.