Para cada tipo de solicitud, puedes definir perfiles o empleados específicos que pueden revisar, aprobar y cerrar solicitudes y órdenes de compra (si esta función está habilitada en tu empresa). También puedes indicar que un paso de aprobación dentro del ciclo de vida no sea relevante o necesario para la empresa, por ejemplo, el paso de revisión.
Los flujos de aprobación configurados para cada tipo de solicitud pueden ser flexibles y basarse en los niveles jerárquicos de tu empresa (por ejemplo, segundo nivel jerárquico), en personas específicas (como los propietarios de presupuestos de centros de costes o los responsables definidos de categorías de gastos) o perfiles de Payhawk (contables y administradores de Payhawk).
Una vez que se haya creado un tipo de solicitud, se le asignará automáticamente un flujo de aprobación según la configuración que hayas definido. Las solicitudes y órdenes de compra creadas antes del nuevo flujo conservarán el flujo de aprobación anterior.
Puedes configurar un flujo de aprobación para las solicitudes de un tipo de solicitud específico desde Configuración > Solicitudes o desde Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Para actualizar el flujo de aprobación de un tipo de solicitud específico:
Desde el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Solicitudes > Tipos.
Selecciona el tipo de solicitud que quieras.
Ve a la pestaña Flujo de aprobación y haz clic en Editar flujo de aprobación.
También puedes hacer clic en Ir a flujos de aprobación y se te redirigirá a la pantalla Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
Crea un flujo de aprobación que se adapte a tus necesidades siguiendo los pasos para definir flujos de aprobación personalizados y teniendo en cuenta las siguientes particularidades aplicables a los tipos de solicitud:
El paso Enviar siempre está visible.
Los pasos de Revisión y Aprobación son opcionales. Si uno o ambos pasos no son relevantes para los procesos internos de tu empresa, puedes omitirlos.
El paso Crear orden de compra estará visible si las órdenes de compra están habilitadas en la cuenta de Payhawk de tu empresa.
El paso Recepción estará visible si se requieren notas de entrega y albaranes para ese tipo de solicitud.
El paso Facturación siempre estará visible.
El paso Pago incluye flujos de aprobación para los pagos con factura y con tarjeta de las solicitudes. Puedes definir aprobaciones distintas para las cantidades coincidentes y no coincidentes.
El paso Cierre siempre está visible. Incluye reglas predefinidas para cerrar automáticamente las solicitudes cuando la opción de cierre automático está activada y también especifica los perfiles predeterminados autorizados para cerrarlas manualmente si no se utiliza el cierre automático.
Cuando necesites configurar un flujo de aprobación para un paso del ciclo de vida de una solicitud, puedes seguir los pasos para definir flujos de aprobación personalizados. También, si alguno de los pasos no es necesario, puedes eliminarlo haciendo clic en el menú de tres puntos y seleccionando Eliminar.
Haz clic en Publicar flujo de aprobación para aplicar todos los cambios realizados.