Según los flujos de aprobación definidos en tu empresa, es posible que se te designe como responsable de aprobar tipos de solicitud y debas aprobar las solicitudes enviadas por tus compañeros de equipo.
Como aprobador, recibirás automáticamente una notificación en tu bandeja de entrada de Payhawk cuando se revise o envíe una solicitud, si el paso de revisión no se ha marcado como obligatorio. También podrás ver en la solicitud todos los documentos que se hayan cargado, como borradores de contratos, presupuestos o correos de proveedores.
Si tienes solicitudes pendientes de aprobación, el sistema te enviará automáticamente un recordatorio diario por correo electrónico indicando cuántas solicitudes siguen pendientes.
Especificaciones
Solo puedes eliminar y devolver solicitudes a la persona que las envió si aún no se han aprobado.
Solo puedes devolver una solicitud para su revisión si el paso de revisión se ha incluido en los flujos de aprobación de solicitudes de tu empresa.
Si devuelves o eliminas un gasto, el empleado recibirá una notificación push en su teléfono y un correo electrónico.
También podrá ver el motivo de la acción en la notificación.
El motivo de tu acción se registrará como un comentario en Actividad > Comentarios y quedará guardado en Actividad > Flujo de aprobación.
Acceso a solicitudes y órdenes de compra para su aprobación
Puedes acceder a una solicitud desde tu bandeja de entrada de Payhawk haciendo clic en el enlace incluido en la notificación del correo electrónico que has recibido.
También puedes acceder a una solicitud desde Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Además, puedes aprobar, devolver o eliminar solicitudes directamente desde la aplicación Solicitudes en el portal web de Payhawk.
Aprobar solicitudes asociadas a presupuestos
Si eres propietario de un presupuesto, puedes ver los detalles del presupuesto en la solicitud y, desde ahí, acceder tanto al presupuesto como a la solicitud para obtener más información.
Si corres el riesgo de salirte del presupuesto o ya lo has hecho, el sistema te mostrará una advertencia para que lo tengas en cuenta.
Consultar los importes presupuestados desde las solicitudes
Si una solicitud está vinculada a un presupuesto, los propietarios del presupuesto y los usuarios autorizados pueden ver un resumen del presupuesto y acceder a él para obtener más detalles desde la pestaña Presupuesto de la solicitud.
Aprobación de solicitudes
Para aprobar una solicitud desde tu bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona la solicitud de compra que quieras.
Pulsa Aprobar.
Para aprobar una solicitud desde tu bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona el gasto que quieras.
Haz clic en Aprobar.
Devolver solicitudes al empleado
Para devolver una solicitud a la persona que la realiza desde tu bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona la solicitud de compra que quieras y pulsa Rechazar. .
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
Si el paso de Revisión no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, que te permite enviar la solicitud de vuelta a la persona que la realizó.
En Nota, introduce el motivo de tu acción y los detalles que esperas que la persona que realizó la solicitud proporcione antes de volver a enviarla.
Pulsa Devolver.
Para devolver una solicitud a la persona que la realizó desde tu bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona la solicitud quieras y haz clic en Rechazar.
En la pantalla que se abre:
Selecciona Devolver al empleado.
Si el paso de Revisión no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, que te permite enviar la solicitud de vuelta a la persona que la realizó.
En Nota, escribe el motivo de tu acción y los detalles que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar la compra.
Haz clic en Devolver.
Rechazar solicitudes
La opción Rechazar y eliminar rechazará y eliminará la solicitud si aún no se ha aprobado.
Para rechazar y eliminar una solicitud desde tu bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona la solicitud que quieras y pulsa Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Pulsa Rechazar.
Para rechazar y eliminar una solicitud desde tu bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:
Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendientes.
Selecciona la solicitud quieras y haz clic en Rechazar.
En el cuadro de diálogo que se abre:
Pulsa Rechazar y eliminar.
En Nota, introduce el motivo de tu acción.
Haz clic en Rechazar y eliminar.
Devolver solicitudes para su revisión
Para devolver una solicitud para revisión desde el portal web de Payhawk:
Ve a Solicitudes y selecciona la solicitud que quieras.
Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Devolver para revisión.