Aprobar y rechazar solicitudes

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Según los flujos de aprobación definidos en tu empresa, es posible que se te designe como responsable de aprobar tipos de solicitud y debas aprobar las solicitudes enviadas por tus compañeros de equipo.

Como aprobador, recibirás automáticamente una notificación en tu Bandeja de entrada de Payhawk cuando se revise o envíe una solicitud, si el paso de revisión no se ha marcado como obligatorio. También podrás ver en la solicitud todos los documentos que se hayan cargado, como borradores de contratos, presupuestos o correos de proveedores.

Si tienes solicitudes pendientes de aprobación, el sistema te enviará automáticamente un recordatorio diario por correo electrónico indicando cuántas solicitudes siguen pendientes.

Especificaciones

  • Solo puedes eliminar y devolver solicitudes a la persona que las envió si aún no se han aprobado.

  • Solo puedes devolver una solicitud para su revisión si el paso de revisión se ha incluido en los flujos de aprobación de solicitudes de tu empresa.

  • Si devuelves o eliminas un gasto, el empleado recibirá una notificación push en su teléfono y un correo electrónico.

    • También podrá ver el motivo de la acción en la notificación.

    • El motivo de tu acción se registra en la sección Actividad de la solicitud. Aparece como comentario cuando se selecciona Comentarios en el filtro Mostrar, y como entrada del flujo de aprobación cuando se selecciona Flujo de aprobación.

      La sección Actividad de una solicitud filtrada por Comentarios y por Flujo de aprobación, cada una con una entrada Devuelto al empleado y el motivo.

Acceso a solicitudes y órdenes de compra para su aprobación

  • Puedes acceder a una solicitud desde tu Bandeja de entrada de Payhawk haciendo clic en el enlace incluido en la notificación del correo electrónico que has recibido.

  • También puedes acceder a una solicitud desde Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.

  • Además, puedes aprobar, devolver o eliminar solicitudes directamente desde la aplicación Solicitudes en el portal web de Payhawk.

  • Los correos electrónicos de notificación de Payhawk proceden de no-reply@payhawk.com. Antes de hacer clic en un enlace de un correo electrónico, comprueba la dirección de correo electrónico completa del remitente, no solo su nombre.

  • Si no ves la solicitud del correo electrónico en Bandeja de entrada > Me solicitan > Pendiente, no hagas clic en ningún enlace del correo ni lo respondas. Ponte en contacto con el soporte de Payhawk a través del chat.

Aprobar solicitudes asociadas a presupuestos

Si eres propietario de un presupuesto, puedes ver los detalles del presupuesto en la solicitud y, desde ahí, acceder tanto al presupuesto como a la solicitud para obtener más información.

Una solicitud de compra vinculada a un presupuesto en el portal web y en la aplicación móvil, con el resumen del presupuesto y una advertencia de riesgo de superar el presupuesto.

Si corres el riesgo de salirte del presupuesto o ya lo has hecho, el sistema te mostrará una advertencia para que lo tengas en cuenta.

Consultar los importes presupuestados desde las solicitudes

Si una solicitud está vinculada a un presupuesto, los propietarios del presupuesto y los usuarios autorizados pueden ver un resumen del presupuesto y acceder a él para obtener más detalles desde la pestaña Presupuesto de la solicitud.

Panel lateral de una solicitud de Payhawk «Equipment for new starters» con los detalles, la tabla de importes y una sección Presupuesto contraída, junto a la vista previa de la orden de compra.

Aprobación de solicitudes

Para aprobar una solicitud desde tu Bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.

  2. Selecciona la solicitud de compra que quieras.

  3. Pulsa Aprobar

    Bandeja de entrada de la aplicación móvil con la lista de solicitudes pendientes y una solicitud de gasto abierta con los botones Aprobar y Rechazar.

Para aprobar una solicitud desde tu Bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Me solicitan > Pendiente.

  2. Selecciona el gasto que quieras.

  3. Haz clic en Aprobar.

    Bandeja de entrada de Payhawk con la lista de solicitudes pendientes y una solicitud de gasto de sillas de oficina abierta en un panel lateral con los botones Aprobar y Rechazar.

Devolver solicitudes al empleado

Para devolver una solicitud a la persona que la realiza desde tu bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.

  2. Selecciona la solicitud de compra que quieras y pulsa Rechazar.

  3. En la pantalla que se abre:

    1. Selecciona Devolver al empleado.

      Si el paso de Revisar no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, que te permite enviar la solicitud de vuelta a la persona que la realizó.

    2. En Nota, introduce el motivo de tu acción y los detalles que esperas que la persona que realizó la solicitud proporcione antes de volver a enviarla.

    3. Pulsa Devolver.

      Bandeja de entrada de la aplicación móvil con solicitudes pendientes, una solicitud de gasto abierta y la pantalla de rechazo con Devolver al empleado seleccionado, una nota y el botón Devolver.

Para devolver una solicitud a la persona que la realizó desde tu bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Me solicitan > Pendiente.

  2. Selecciona la solicitud que quieras y haz clic en Rechazar.

  3. En la pantalla que se abre:

    1. Selecciona Devolver al empleado.

      Si el paso de Revisar no está incluido en los flujos de aprobación de tu empresa, solo estará disponible la opción Devolver al empleado, que te permite enviar la solicitud de vuelta a la persona que la realizó.

    2. En Nota, escribe el motivo de tu acción y los detalles que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar la compra.

    3. Haz clic en Devolver.

      Bandeja de entrada de Payhawk con una solicitud de gasto abierta y el panel Devolver al empleado seleccionado, con un campo de comentario y los botones Devolver y Cancelar.

Rechazar solicitudes

La opción Rechazar rechaza y elimina la solicitud si aún no se ha aprobado.

Para rechazar y eliminar una solicitud desde tu Bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Solicitudes > Pendiente.

  2. Selecciona la solicitud que quieras y pulsa Rechazar.

  3. En el cuadro de diálogo que se abre:

    1. Pulsa Rechazar.

    2. En Nota, introduce el motivo de tu acción.

    3. Marca la casilla para confirmar que entiendes que la solicitud se eliminará y que esta acción no se puede deshacer.

    4. Pulsa Rechazar.

      Bandeja de entrada de la aplicación móvil con solicitudes pendientes, una solicitud de gasto abierta y la pantalla de rechazo con Rechazar seleccionado, una nota, la casilla de confirmación y el botón Rechazar.

Para rechazar y eliminar una solicitud desde tu Bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

  1. Ve a Bandeja de entrada > Me solicitan > Pendiente.

  2. Selecciona la solicitud que quieras y haz clic en Rechazar.

  3. En el cuadro de diálogo que se abre:

    1. Haz clic en Rechazar.

    2. En Nota, introduce el motivo de tu acción.

    3. Marca la casilla para confirmar que entiendes que la solicitud se eliminará y que esta acción no se puede deshacer.

    4. Haz clic en Rechazar.

      Bandeja de entrada de Payhawk con una solicitud de gasto pendiente abierta y el panel de rechazo con la opción Rechazar seleccionada, un campo de comentario y una casilla de confirmación.

Devolver solicitudes para su revisión

Para devolver una solicitud para revisión desde el portal web de Payhawk:

  1. Ve a Solicitudes y selecciona la solicitud que quieras.

  2. Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona Devolver para su revisión.

    Una solicitud en el portal web con su menú de tres puntos abierto y Devolver para su revisión resaltado.

Recursos útiles