En tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez configurer la demande de voyage pour générer une note de frais dans le système et configurer les paramètres du type de note de frais pour les voyages d'affaires directement dans le portail web Payhawk.
En fonction de ces paramètres, le Travel AI Agent génère automatiquement le type de note de frais correspondant dans le système dès qu'un employé effectue une réservation.
Si vous avez déjà activé les notes de frais pour votre compte Payhawk et que vous activez maintenant le Travel AI Agent, Payhawk créera automatiquement un type de demande de voyage par défaut, qui ne sera pas connecté par défaut aux notes de frais existantes de votre compte.
Pour connecter le type de demande Voyage à un type de rapport de dépenses existant dans le portail web Payhawk :
Accédez aux Paramètres > Demandes > Voyage.
Naviguez jusqu'à l'onglet Workflow.
Cliquez sur le bouton Modifier le workflow.
Sélectionnez l'étape Créer une note de frais en cliquant dessus.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez Voyage dans le menu déroulant.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Publier le workflow.
Vous pouvez configurer la visibilité des notes de frais, par exemple, vous pouvez rendre la création de notes de frais inaccessible aux employés.
S'il existe un écart entre la demande de voyage et les paramètres de la note de frais, par exemple une incohérence dans le mode de paiement ou les champs personnalisés, le système affichera un message d'avertissement.
Si vous avez déjà activé le Travel AI Agent pour votre compte Payhawk, et que vous activerez plus tard les notes de frais, Payhawk créera alors automatiquement les types de notes de frais correspondant à vos demandes de voyage existantes.